1. Soggetti abilitati

Con la circolare n. 28/2011 sono state impartite istruzioni operative in merito alle disposizioni attuative del decreto legge 31 maggio 2010, n. 78, convertito con legge 30 luglio 2010, n. 122, in tema di attribuzione delle deleghe ai soggetti abilitati alla gestione degli adempimenti in materia di lavoro, previdenza ed assistenza sociale dei lavoratori dipendenti.

Nella circolare medesima, con particolare riferimento agli intermediari incaricati dai datori di lavoro, l’Istituto richiamava la nota n. 7857/2010 del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, Direzione generale per l’attività ispettiva, che ribadisce la centralità delle disposizioni contenute nell’ art. 1 della legge 11 gennaio 1979, n. 12, in ordine all’individuazione dei soggetti autorizzati.

È opportuno chiarire che gli adempimenti relativi agli iscritti alla Gestione separata che non rientrano nella previsione dell’art. 39 del d.l. 25 giugno 2008 n. 112 e successivo DM 9 luglio 2008 (nel quale invece sono ricompresi i collaboratori, coordinati e continuativi o a progetto, e gli associati in partecipazione) non sono disciplinati dall’art. 1 della legge n. 12/79 citata.

Pertanto gli iscritti alla Gestione separata non rientranti nell’ambito di applicazione dell’art. 39 del dl 25 giugno 2008 n. 112 e gli iscritti alle gestioni autonome degli artigiani e commercianti, in quanto esclusi dall’ambito di applicazione della legge n. 12/79, possono delegare qualsiasi soggetto di propria fiducia ai fini dell’adempimento delle attività inerenti la gestione degli obblighi contributivi per se stessi o per i propri collaboratori familiari.

2. Autenticazione ai servizi

Gli intermediari che intendano operare in qualità di delegati per la Gestione separata (committenti/associanti e professionisti) e per le gestioni dei lavoratori autonomi (artigiani e commercianti) dovranno richiedere all’Inps il proprio codice PIN cittadino dispositivo attraverso il quale sarà possibile loro  operare a seguito di delega. I soggetti che sono già in possesso di un PIN cittadino dispositivo potranno operare direttamente a seguito di delega del titolare dell’obbligo contributivo.

I committenti/associanti (persone fisiche, rappresentanti legali delle società/enti ed altri responsabili) che abbiano già richiesto l’abilitazione al servizio di trasmissione telematica dei flussi emens secondo le modalità attualmente in uso e che risultino essere inseriti tra i soggetti collegati all’azienda, potranno utilizzare il PIN già rilasciato dall’Istituto per le predette operazioni.

Oltre alla modalità di accesso tramite PIN è già operativa una nuova modalità di accesso mediante Carta Nazionale dei Servizi (CNS) rilasciata da una Pubblica Amministrazione ai sensi del DPR 2 marzo 2004, n. 117. 

2.1 Accesso ai servizi – altro responsabile

Qualora in un’azienda i rapporti con l’Inps siano delegati in via generale ad un dipendente, questi potrà essere abilitato ad operare in nome e per conto del committente con le stesse prerogative e funzioni del legale rappresentante.

L’abilitazione potrà essere effettuata direttamente dal legale rappresentante all’interno del cassetto previdenziale tramite l’apposita funzionalità.

Potrà, altresì, presentare domanda di abilitazione compilando e presentando presso una Sede INPS il modulo SC72 (Richiesta di abilitazione ad operare come responsabile dei rapporti con l’Inps).

3. Tipologia di deleghe – gestione separata – committenti/associanti

La posizione assicurativa del committente/associante è unitaria e legata al codice fiscale. Per poter consentire una gestione più flessibile degli adempimenti contributivi, maggiormente aderente alle esigenze aziendali di riservatezza per alcune categorie di collaboratori, sono state individuate due differenti tipologie di deleghe come di seguito specificate: delega totale e delega parziale.

• La delega totale consente al delegato di operare su tutti i collaboratori, presenti e futuri, di accedere a tutti gli emens già inviati e di inviare emens per tutti i collaboratori del committente, senza obbligo di altra comunicazione.
• La delega parziale consente al delegato di operare solo per alcuni dei collaboratori dell’azienda.   

Ciascuna tipologia di delega può essere inoltre esclusiva o non esclusiva. Una delega esclusiva consente al delegato di operare in modo esclusivo su uno o più collaboratori; questa capacità può essere attribuita e revocata esclusivamente dal committente attraverso il legale rappresentante e gli altri responsabili; il rilascio di una nuova delega esclusiva annulla ogni eventuale precedente delega per le stesse posizioni. Una delega non-esclusiva consente a più di un delegato di operare per un collaboratore o di gestire l’intera posizione di un committente.

La delega attribuita in modo indiretto (di cui al par. 4.4 e ss.) è per definizione una delega totale non esclusiva: non è possibile per figure distinte dal legale rappresentante e dagli altri responsabili attribuirsi deleghe esclusive. Anche la delega attribuita in modo diretto dal committente attraverso il legale rappresentante o gli altri responsabili è non esclusiva: il committente ha però la possibilità, anche in un momento successivo, di rendere esclusiva la delega con riferimento alle posizioni dei collaboratori che individua. In questo caso, eventuali deleghe preesistenti sul collaboratore, saranno automaticamente revocate, previa conferma esplicita a completare l’operazione. In caso di delega esclusiva su una posizione per la quale non sono presenti altre deleghe, al committente non sarà notificato alcun avviso. Per i delegati la cui delega per un collaboratore è annullata per l’acquisizione di una delega esclusiva, non è notificato alcun avviso.

Con riferimento ai soggetti che abbiano anche posizioni come aziende con dipendenti, in presenza di una delega unica (ovvero assegnata per tutte le matricole), la stessa viene considerata valida anche per la Gestione Separata in relazione alle posizioni per le quali sono stati trasmessi i modelli emens, e viene considerata come una delega totale non esclusiva, salvo revoca esplicita.

4. Abilitazione ad operare a fronte di delega. Modalità

4.1 Delega diretta per la Gestione separata (committenti/associanti)

Qualora i titolari del rapporto contributivo intendano delegare la gestione degli adempimenti nei confronti dell’Istituto ad uno o più lavoratori dipendenti, collaboratori o altro soggetto di fiducia, dopo essersi autenticati al sito Internet dell’Istituto mediante PIN o CNS, dovranno utilizzare l’apposita applicazione per l’attribuzione delle deleghe ad operare, presente nel Cassetto Previdenziale per Committenti della Gestione Separata.

In particolare il committente/associante, personalmente o tramite il legale rappresentante o altro responsabile, potrà collegarsi al sito www.inps.it ed accedere al cassetto previdenziale per i committenti, presente nella sezione Aziende e Consulenti, selezionando la voce di Menu “Deleghe rilasciate e nuove deleghe”.  

Il suddetto applicativo consentirà di individuare un soggetto come delegato mediante indicazione, negli appositi spazi riservati, del codice fiscale, dei dati anagrafici e degli estremi di un documento d’identità della persona designata.

La richiesta di delega debitamente compilata e inviata all’Istituto, mediante l’esplicita conferma della stessa, sarà immediatamente operativa. La delega potrà avere validità illimitata oppure fino alla data specificamente indicata, fatta salva in ogni caso l’espressa revoca da parte del committente/associante. All’interno dello stesso applicativo una funzione consentirà all’utente di consultare l’elenco delle deleghe già rilasciate.

4.2 Delega diretta per i lavoratori autonomi iscritti alle gestioni degli artigiani e commercianti

Gli iscritti alle gestioni autonome degli artigiani e commercianti titolari dell’obbligo contributivo nei confronti dell’Istituto possono delegare direttamente un soggetto di fiducia alla gestione della propria posizione contributiva, ivi compresa la gestione di tutti gli adempimenti nei confronti dell’Istituto.

Per le modalità operative si rimanda al messaggio n. 018543 del 13/11/2012.

4.3 Delega diretta per i professionisti iscritti alla Gestione separata

I professionisti iscritti alla Gestione separata potranno delegare direttamente un soggetto di fiducia alla gestione della propria posizione contributiva, ivi compresa la gestione di tutti gli adempimenti nei confronti dell’Istituto.

Il professionista potrà collegarsi al sito www.inps.it ed accedere al Cassetto Previdenziale per Liberi Professionisti  nella sezione Servizi per il cittadino. Per la sua identificazione è necessario l’inserimento del codice PIN cittadino dispositivo rilasciato dall’INPS.

Il suddetto applicativo consentirà al professionista di nominare un soggetto di fiducia come delegato mediante indicazione, negli appositi spazi riservati, di codice fiscale, dati anagrafici ed estremi di un documento di riconoscimento della persona designata.

La richiesta di delega debitamente compilata e inviata all’Istituto, mediante l’esplicita conferma della stessa, sarà immediatamente operativa. La delega potrà avere validità illimitata oppure fino alla data specificamente indicata, fatta salva in ogni caso l’espressa revoca da parte del professionista.

All’interno dello stesso applicativo, una funzione consentirà all’utente di consultare l’elenco delle deleghe già rilasciate.

4.4 Delega indiretta per soggetti ex lege 12/79 e per i soggetti aderenti agli organismi che hanno sottoscritto un accordo operativo con l’Istituto

L’Istituto, nell’ottica di una sempre maggiore efficacia e qualificazione dei servizi all’utenza, nell’ambito delle sinergie con le associazioni di categoria a carattere nazionale, le associazioni e gli ordini professionali, può stipulare accordi di collaborazione operativa diretti a disciplinare le modalità di colloquio telematico. 

I professionisti aderenti alle associazioni, gli operatori delle associazioni ed i professionisti aderenti agli ordini saranno conseguentemente abilitati ad operare con identificazione personale, sulla base dell’interscambio di informazioni con le associazioni e gli ordini di riferimento.

I soggetti abilitati ad operare, identificati nel modo sopra descritto, potranno accedere ai servizi on line dell’Istituto previa autenticazione mediante Carta Nazionale dei Servizi (CNS) o PIN cittadino dispositivo rilasciato dall’Istituto. Qualora siano già dotati di PIN come intermediario potranno continuare ad operare con quello già in uso.

Gli intermediari autorizzati, individuati secondo le suddette modalità, potranno operare in nome e per conto del committente/associante, professionista, titolare dell’azienda artigiana o commerciale sulla base di apposite deleghe rese per iscritto dal delegante, utilizzando il modulo predisposto.

A tale scopo l’intermediario autorizzato accederà all’applicazione di gestione deleghe indirette, con riferimento sia alla Gestione separata e sia ai lavoratori autonomi iscritti alle gestioni degli artigiani e dei commercianti.

L’applicazione, denominata “deleghe indirette per artigiani, commercianti, committenti, associanti e professionisti”, sarà disponibile nel sito Internet dell’Istituto, nella sezione  aziende e consulenti.

Attraverso tale applicativo l’intermediario compilerà la delega con i dati propri e del delegante. Terminata la compilazione, l’intermediario potrà stampare la delega per la sottoscrizione da parte del delegante. All’atto della sottoscrizione la procedura consentirà all’utente di effettuare la validazione della delega stessa mediante esplicita conferma, dichiarando così, sotto la propria responsabilità, l’avvenuta sottoscrizione da parte del delegante. L’intermediario s’impegnerà a custodire presso di sé la delega – unitamente ad una fotocopia di un valido documento d’identità del delegante – per tutto il periodo di vigenza della stessa, nonché nei 5 anni successivi, e ad esibirla a richiesta.

Per i professionisti delegati che intendano subdelegare uno o più collaboratori alla gestione degli adempimenti nei confronti dell’Istituto, l’applicazione consentirà l’attribuzione delle sub-abilitazioni ad operare. Tali sub-abilitazioni potranno essere effettuate solo ed esclusivamente dai suddetti professionisti ed unicamente nei confronti dei loro dipendenti o collaboratori.

La revoca della delega ad un professionista comporta l’automatico annullamento delle deleghe ai soggetti da lui sub-abilitati.

4.5 Delega indiretta per i soggetti che non hanno sottoscritto gli accordi con l’Istituto e non soggetti alla legge 12/79

I soggetti non ricompresi nel precedente punto 4.4, profilati e muniti del PIN di cui al punto 2, oltre a poter ricevere una delega diretta attraverso la procedura online di cui ai punti 4.1, 4.2, 4.3, potranno dichiarare di essere in possesso di una delega accedendo alla procedura per le deleghe indirette ed effettuando la registrazione della delega già sottoscritta dal delegante. Per poter operare, però, dovranno aspettare che la stessa sia validata dall’Istituto.

A tale scopo il soggetto delegato dal titolare dell’obbligo contributivo accederà – mediante Carta Nazionale dei Servizi (CNS) o PIN rilasciato dall’Istituto – all’applicazione “deleghe indirette per artigiani, commercianti, committenti, associanti e professionisti”, resa disponibile nel sito Internet dell’Istituto, nella sezione “Servizi per aziende, consulenti e professionisti”.

Tramite questo applicativo il soggetto compilerà la delega con i dati propri e del delegante. Una volta terminata la compilazione, egli potrà stampare la delega per la successiva sottoscrizione da parte del delegante. Successivamente egli dovrà confermarla e procedere con l’acquisizione dell’immagine elettronica sia della delega sottoscritta, sia di un documento di riconoscimento in corso di validità del delegante.

L’applicativo permetterà l’invio di entrambi i documenti agli organi competenti dell’Istituto che effettueranno le verifiche propedeutiche alla validazione della delega stessa. La delega avrà effetto solo dal momento della validazione. Il richiedente, mediante l’applicativo, potrà monitorare lo stato di avanzamento dei controlli sulla sua proposta.

In caso di validazione della proposta, il soggetto dovrà custodire presso di sé la copia cartacea della delega – unitamente ad una fotocopia di un valido documento d’identità del delegante – per tutto il periodo di vigenza della stessa, nonché nei 5 anni successivi, ed esibirla a richiesta. In caso di reiezione egli potrà visualizzare la motivazione della stessa.

Non sarà possibile modificare una delega che è già stata confermata e non sarà altresì possibile utilizzare modelli di deleghe diversi da quelli presenti sul sito dell’Istituto. 

5. Operatività

Le applicazioni di gestione delle deleghe saranno rese disponibili nel sito Internet dell’Istituto dalla data di pubblicazione della presente circolare. A decorrere da tale data, i soggetti autorizzati potranno accedere alle applicazioni descritte ed inserire le proprie deleghe.

Pertanto sarà possibile operare in nome e per conto di un committente/associante solo in presenza di una delle sottoelencate condizioni:

a) committente (persona fisica o rappresentante legale di società o altro responsabile);

b) soggetto abilitato dal datore di lavoro (come descritto al punto 4.1 della presente circolare);

c) soggetto munito di delega espressa da parte del Committente/associante, attribuita secondo le modalità descritte ai punti 4.1, 4.4 e 4.5 della presente circolare.

Con riferimento alla Gestione separata committenti/associanti, in considerazione delle novità introdotte, si prevede un periodo transitorio durante il quale sarà ancora possibile operare in deroga alle suddette regole relativamente all’invio dei flussi emens. Durante tale periodo transitorio, che terminerà il 31 dicembre 2013, anche soggetti non delegati potranno inviare emens per la gestione separata.

Con riferimento alle gestioni autonome degli artigiani e commercianti si rimanda al messaggio n. 018543 del 13/11/2012.