Il calendario degli adempimenti (allegato A) relativi alla chiusura dei conti e all'invio dei dati alla Direzione generale ha come giorno di riferimento quello di chiusura del "periodo suppletivo", arco di tempo riservato alle contabilizzazioni in conto "precedente esercizio", fissato al 31 gennaio 2013, con l’esclusione delle operazioni contabili concernenti i flussi di cassa, per le quali la chiusura è stabilita al 23 gennaio 2013.

Successivamente a quest’ultima data, viene meno la possibilità di effettuare registrazioni contabili relative ai conti correnti bancari e postali ovvero alla contabilità speciale pressola Tesoreriaprovinciale dello Stato, salvo quanto indicato al successivo punto I.04).

Il termine di chiusura del “periodo suppletivo” al 31 gennaio 2013 si riferisce esclusivamente agli adempimenti richiesti agli uffici competenti per la contabilità.

Conseguentemente le diverse procedure automatizzate “conferenti” (DM, artigiani, esercenti attività commerciali, agricoli, parasubordinati, domestici, volontari, riscatti e ricongiunzioni, ecc.) verranno opportunamente adeguate avendo come termine ultimo di riferimento il 24 gennaio 2013 per la produzione dei dati da inserire nel sistema contabile.

Parimenti, anche eventuali documenti contenenti dati contabili prodotti manualmente devono essere trasmessi, agli uffici competenti per la contabilità, con un congruo numero di giorni di anticipo, rispetto alla suddetta data del 31 gennaio 2013, per consentire loro le registrazioni contabili entro il termine citato, comprese eventuali scritture di assestamento che dovessero rendersi necessarie a seguito dell’attivazione dei vari programmi di controllo, previsti per la verifica di concordanze e quadrature contabili.

Si richiama l’attenzione dei Direttori delle Sedi sull’assoluta necessità della puntuale attuazione degli adempimenti previsti per la chiusura della contabilità dell’esercizio 2012 e, in particolare, del rispetto dei termini di invio dei rendiconti e dei prospetti di analisi, indicati nella presente circolare, provvedendo ad assumere le opportune iniziative sul piano organizzativo per il raggiungimento di dette finalità.

La puntualità sopra richiamata è condizione essenziale per poter rispettare il termine previsto dalle vigenti disposizioni legislative e regolamentari, per la predisposizione e l’approvazione del  bilancio consuntivo dell’esercizio 2012 da parte degli Organi dell’Istituto.

Pertanto, i Direttori regionali sono invitati a svolgere, anche attraverso la procedura di controllo di cui al messaggio n. 2365 del 24 gennaio 2006, un costante monitoraggio affinché le Sedi rientranti nella propria competenza territoriale effettuino, con la dovuta tempestività, gli adempimenti richiesti nonché ad assicurare, con il loro diretto intervento, il proprio contributo per la soluzione dei problemi che dovessero eventualmente presentarsi.

Si evidenzia, infine, che successivamente al termine del periodo suppletivo, il Direttore centrale  bilanci e servizi fiscali autorizzerà, con apposito messaggio, nel caso ne ravvisi l’esigenza, l’apertura della procedura denominata “Ip Aut”, dall’ 11 al 22 febbraio 2013, per acquisire su SAP R/3 ulteriori registrazioni contabili che si rendessero necessarie, in conto esercizio 2012.