Il Rendiconto generale rappresenta il documento di sintesi dimostrativo delle risultanze della gestione di ciascun esercizio finanziario, la cui predisposizione deve concludersi in tempo utile per consentire agli Organi dell’Istituto il rispetto dei termini di approvazione, previsti dalle vigenti disposizioni legislative e regolamentari.

L’esatta e puntuale rilevazione nelle scritture contabili dei fenomeni amministrativi è garanzia dell’attendibilità dei dati di bilancio e della corretta gestione delle attività da parte dell’Istituto. Per tale motivo occorre adoperarsi durante l’intero anno per verifiche tempestive della contabilità da non limitare esclusivamente al periodo suppletivo.

In quest’ottica, risulta evidente quanto sia determinante l’azione di monitoraggio costante dei flussi contabili e il raccordo tra le attività svolte dai reparti amministrativi e quelli contabili, concorrendo entrambe le attività a migliorare e a mantenere il livello di aggiornamento e correttezza dei dati, con ricadute positive sulla qualità dei documenti di bilancio dell’Istituto.

La presente circolare assume rilevanza non solo per gli addetti alla contabilità, ma anche per i funzionari amministrativi, in particolar modo per gli aspetti fiscali dagli stessi gestiti.

Per la buona tenuta della contabilità è fondamentale oltre uno stretto rapporto fra reparti anche l’attività di formazione da somministrare al personale che man mano viene adibito alle attività amministrative o a quelle contabili.

Il trasferimento delle conoscenze deve essere continuo e programmato in modo da non lasciare settori non adeguatamente presidiati a causa degli ormai frequenti pensionamenti e il personale di nuova assunzione sia adeguatamente formato.

Al fine di essere sempre al corrente occorre quotidianamente informarsi sulla messaggistica emanata e sulle circolari pubblicate in modo da presidiare correttamente tutte le attività, utilizzando le procedure informatiche messe a disposizione.

Nella formazione un ruolo importante lo rivestono i responsabili delle unità organizzative delle Direzioni regionali chiamati a presidiare, monitorare, supportare le attività dei funzionari nel territorio di competenza al fine di giungere a fine anno con la contabilità correttamente tenuta.

Premesso quanto sopra, con la presente circolare si comunica il calendario con la tempistica per la chiusura della contabilità dell’esercizio 2019, così come riportato nell’allegato A). Si evidenzia che il giorno di chiusura del "periodo suppletivo", arco di tempo riservato alle contabilizzazioni in conto "precedente esercizio", è il 31 gennaio 2020, con l’esclusione delle operazioni contabili concernenti i flussi di cassa, per le quali la chiusura è anticipata al 21 gennaio 2020.

Successivamente a quest’ultima data, viene meno la possibilità di effettuare registrazioni contabili relative ai conti correnti bancari e postali, nonché alle contabilità speciali presso la Tesoreria provinciale dello Stato.

Il termine di chiusura del “periodo suppletivo” si riferisce esclusivamente agli adempimenti richiesti agli uffici competenti per la contabilità.

Conseguentemente, le diverse procedure automatizzate “conferenti” (DM, artigiani, esercenti attività commerciali, agricoli, parasubordinati, domestici, volontari, riscatti e ricongiunzioni, ecc.) sono state opportunamente adeguate, avendo come termine ultimo di riferimento il 24 gennaio 2020, per l’elaborazione dei dati da inserire nel sistema contabile, in conto esercizio 2019.

Eventuali documenti contenenti dati contabili prodotti dagli uffici amministrativi devono essere trasmessi a quelli contabili, entro la data del 23 gennaio 2020, per consentire loro le registrazioni, entro il termine del periodo suppletivo, di eventuali scritture di assestamento.

Al riguardo, per la rapida soluzione di problematiche inerenti le chiusure contabili descritte nell’allegato A), è possibile far riferimento direttamente agli uffici della Direzione centrale bilanci, contabilità e servizi fiscali.

Si evidenzia, infine, che successivamente al termine del periodo suppletivo, il Direttore centrale bilanci, contabilità e servizi fiscali disporrà, con apposito messaggio, nel caso ne ravvisi l’esigenza, l’apertura della procedura denominata “Ip Aut”, dal 3 al 14 febbraio 2020, per acquisire sul sistema contabile ulteriori registrazioni che si rendessero necessarie, in conto esercizio 2019, previa autorizzazione dagli uffici centrali di bilancio.

Attesa l’importanza che assume la funzione contabile per il raggiungimento degli obiettivi istituzionali, in termini di efficienza, efficacia e qualità, le Strutture in indirizzo avranno cura di svolgere puntualmente le attività richieste.