1.   Premessa

Con la circolare n. 33 del 27 febbraio 2013 sono state individuate le strutture incaricate di gestire le spese di funzionamento sia a livello centrale che territoriale per tipologie merceologiche suddivise per capitoli di bilancio.

Con successiva circolare n. 94 del 10 giugno 2013, atteso il processo di spending review in corso, che ha notevolmente ridotto le disponibilità finanziarie per le spese di funzionamento, sono state fornite specifiche indicazioni sulle tipologie di spesa a carattere pluriennale e sulle acquisizioni sotto soglia. Alla luce di quanto sopra, risulta necessario assicurare alle strutture responsabili dell’approvvigionamento di beni, servizi e lavori, omogenee modalità di svolgimento delle attività, al fine di garantire l’efficienza, la razionalità e l’economicità dell’azione istituzionale mediante:

-      la realizzazione di risparmi di spesa e di economie di processo, attraverso il miglioramento dell’efficacia e della qualità della gestione delle risorse strumentali, anche con l’integrazione delle procedure informatizzate a supporto dell’azione amministrativa;

-      il massimo utilizzo di strumenti telematici di acquisizione dell’INPS e degli strumenti di acquisizione messi a disposizione dalla Centrale di committenza nazionale (CONSIP);

-      il rafforzamento delle modalità di governo e controllo.

Ulteriore finalità perseguita è quella di facilitare gli adempimenti previsti dalle recenti disposizioni in materia di trasparenza e anticorruzione.

La presente circolare, pertanto, fornisce le istruzioni operative necessarie a garantire comportamenti omogenei, anche mediante l’utilizzo di sistemi informatizzati integrati amministrativo-contabili, che rappresentano, per l’Istituto,  strumenti in grado di assicurare il costante aggiornamento delle informazioni,  finalizzate al monitoraggio delle attività di approvvigionamento e dei livelli di spesa, e al controllo, per le voci di Bilancio, delle somme prenotate, impegnate e residue.

2.   Programmazione degli acquisti nell’ambito del Bilancio di previsione

Il Bilancio di previsione, oltre a rappresentare la formalizzazione del processo di pianificazione e di programmazione delle attività, contiene l’individuazione degli obiettivi gestionali, delle azioni ad essi finalizzate e delle risorse necessarie al loro conseguimento.

Il Bilancio di previsione dell’Istituto, espressione del processo di programmazione per la realizzazione degli obiettivi, costituisce autorizzazione alla spesa per i titolari dei centri di responsabilità, nei limiti degli stanziamenti approvati per i singoli capitoli.  

Il processo amministrativo, che supporta la predisposizione del bilancio di previsione, si compone delle seguenti attività:

a)   definizione delle competenze in materia delle strutture centrali e territoriali;

b)   controllo efficace ed efficiente della spesa con l’utilizzo degli strumenti telematici per l’ottimale gestione e utilizzo delle risorse assegnate;

c)   monitoraggio in tempo reale della gestione amministrativo-contabile dei contratti con la finalità di creare una banca dati condivisa e       costantemente aggiornata, in grado di assolvere agli obblighi normativi in materia di trasparenza e anticorruzione;

d)   coordinamento delle politiche di acquisto anche attraverso:

• la standardizzazione dei fabbisogni;
• la concentrazione degli acquisti in capo alle Direzioni responsabili del budget di spesa;
• l’utilizzo degli strumenti telematici di e-procurement nonché degli strumenti informatici a supporto;
• l’utilizzo degli strumenti di centralizzazione degli acquisti messi a disposizione da Consip S.p.A.

La programmazione degli acquisti si pone l’obiettivo di incrementare sempre più l’utilizzo di un modello di consumo, da parte dei centri di responsabilità, coerente con gli obiettivi gestionali e volto alla razionalizzazione della spesa e alla conseguente riduzione della stessa garantendo, nel contempo, elevati standard qualitativi delle prestazioni rese all’utenza.

La programmazione degli acquisti ha origine dalla rilevazione, analisi e validazione dei fabbisogni e coinvolge tutte le strutture dell’Istituto, Agenzie, Direzioni Provinciali/Filiali di coordinamento, Direzioni Regionali e Direzioni Centrali. Considerato che le Direzioni regionali dell’INPS costituiscono, a livello territoriale, il centro di governo delle risorse assegnate e che i relativi Direttori regionali assumono la responsabilità complessiva della gestione e dei risultati conseguiti, a questi ultimi è affidato il compito di acquisire e validare i fabbisogni espressi dalle Direzioni provinciali/Filiali di coordinamento, comprensivi anche dei fabbisogni delle Agenzie, e di procedere alla relativa analisi, valutazione e consolidamento degli stessi per la successiva trasmissione alla Direzione centrale competente per la categoria merceologica.

L’Allegato 1 “Rilevazione, validazione fabbisogni” riporta le disposizioni cui ciascuna struttura dovrà attenersi e gli strumenti per la rilevazione e validazione dei fabbisogni.

Le strutture sono responsabili dell’alimentazione degli appositi sistemi informatizzati necessari a garantire elevati livelli di tracciabilità, monitoraggio e controllo delle attività di approvvigionamento e dell’utilizzo delle risorse.

L’attribuzione alle Direzioni regionali INPS delle risorse finanziarie (per tutte le tipologie di spese di funzionamento), dovrà avvenire secondo la suddetta procedura di rilevazione dei fabbisogni in uso presso l’Istituto.

Nel caso di inerzia dei Centri di responsabilità titolari dei capitoli di spesa nell’attribuzione del budget finanziario alle Strutture territoriali le assegnazioni saranno effettuate tramite l’intervento sostitutivo del Direttore generale.

Nello svolgimento delle attività di approvvigionamento, per tutte le strutture si applicano le disposizioni di cui alle Determinazioni commissariali n. 88 e n. 89 del 2010 (allegate rispettivamente con il n.2 e il n.3) in tema di acquisizioni in economia, acquisti con carattere di urgenza e di imprevedibilità così come i limiti e le tipologie di spesa.

Al fine dello svolgimento delle attività di approvvigionamento sono definite all’Allegato 4 le “Competenze in materia di acquisto” relative alle Direzioni centrali responsabili di budget di spesa e alle Direzioni regionali.

3.   Attività di acquisizione di beni, servizi e lavori

Si premette che, al fine del raggiungimento degli obiettivi di controllo della spesa, all’avvio di una procedura volta a manifestare l’intenzione dell’amministrazione a contrarre, e precisamente in sede di determina a contrarre o di qualunque altro atto che manifesti tale volontà (bando di gara, lettera di invito e/o contratto) sarà necessario riportare sull’atto gli estremi del visto di prenotazione precedentemente acquisito, attestante la verifica di copertura finanziaria dell’onere, anche in caso di spesa di natura obbligatoria.

Pertanto, a decorrere dal 19 marzo 2014 non sarà consentita l’assunzione di obbligazioni negoziali o la determinazione di autorizzazioni di spesa prescindendo da tale prescrizione, la cui violazione si configura come responsabilità disciplinare ed amministrativa ai sensi dell’art. 9, comma 1, lett. a, punto 2, d.l. n. 78/2009 convertito dalla legge n. 102/2009 richiamato espressamente anche nella circolare n. 120 del 10 ottobre 2012.

Tutte le attività in materia di acquisti di valore superiore e inferiore alla soglia comunitaria devono essere espletate in modalità strettamente conforme a quanto previsto dal D.Lgs n. 163/2006, dal d.P.R. 207/2010, dal Regolamento di Contabilità dell’INPS e dalla normativa vigente al momento dell’espletamento delle singole procedure.

Le Direzioni centrali responsabili di budget di spesa, nonché le Direzioni regionali sono tenute ad utilizzare omogenee modalità d’azione, privilegiando e valorizzando gli strumenti informatizzati a supporto delle procedure di approvvigionamento già in uso presso l’Istituto mediante l’apposita piattaforma di e-procurement. Nello svolgimento di tali attività le suddette Direzioni hanno l’obiettivo di garantire la massima trasparenza e concorrenza rispetto al mercato di riferimento nonché di conseguire economie di scala e di processo.

Resta inteso che la competenza in materia di spese di funzionamento a livello territoriale è in capo alle Direzioni regionali  che svolgono tutte le azioni necessarie a soddisfare anche i fabbisogni delle strutture ad esse afferenti.

Per le spese riguardanti gli immobili da reddito, in caso di precedente svolgimento in gestione diretta degli stessi, nonché delle spese per le strutture sociali le strutture competenti a livello regionale si rapportano direttamente alle Direzioni centrali competenti per materia. Resta inteso che anche le attività di approvvigionamento si intendono comunque gestite dalla Direzione regionale in stretto raccordo con le strutture centrali competenti nelle materie sopra indicate.

Per le modalità di svolgimento delle attività di approvvigionamento e di gestione contrattuale, le Direzioni centrali responsabili di budget di spesa e le Direzioni regionali devono attenersi alle prescrizioni riportate nell’Allegato 5 “Attività di approvvigionamento” che declina anche gli adempimenti relativi all’alimentazione degli strumenti informatizzati presenti sulla piattaforma dell’Istituto.

I Direttori centrali e regionali o loro delegati, responsabili di budget di spesa, possono assumere obbligazioni esclusivamente nelle materie e/o valori che rientrano nelle proprie competenze e con modalità conformi alle norme di contabilità e alle disposizioni impartite, ivi compresa la presente circolare.

Si richiama nuovamente quanto indicato nella circolare n. 120 del 10 ottobre 2012, con riferimento alla responsabilità disciplinare ed amministrativa.

Con successivo messaggio, la Direzione centrale bilanci e servizi fiscali, sentite le strutture titolari di capitoli di spesa, indicherà le attività e gli strumenti che ciascuna struttura dovrà utilizzare per tipologia di spesa e categoria merceologica con l’evidenza dei ruoli, delle responsabilità nonché degli strumenti a supporto delle attività cui ciascun attore dovrà attenersi.

4.     Gestione del contratto

La gestione contrattuale, intesa quale insieme delle attività di richiesta e verifica delle prestazioni all’operatore economico, di ricezione delle fatture e di pagamento delle stesse deve avvenire in modalità omogenee tra tutte le strutture dell’Istituto.

A seconda della tipologia di contratto – sottoscritto a livello centrale o regionale – e della modalità di somministrazione delle prestazioni richieste in capo all’operatore economico – contratto a consegne ripartite in presenza di un catalogo elettronico, contratto con un’unica prestazione etc. – la Direzione richiedente deve seguire apposite procedure come indicate all’Allegato 6 “Gestione contrattuale”.

5.     Monitoraggio e controllo della spesa

Il monitoraggio e controllo sulla disponibilità finanziaria e congruità economica dei costi è demandata alla Direzione centrale pianificazione e controllo di gestione, di concerto con la Direzione centrale bilanci e servizi fiscali, che si avvale anche della figura del controller assegnato a ciascuna struttura centrale e territoriale.

All’Allegato 7 “Monitoraggio costi” è descritta la suddetta procedura.

6.     Adempimenti in materia di trasparenza e anticorruzione

Al fine di ottemperare alle disposizioni contenute nella legge 6 novembre 2012, n. 190, recante “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella pubblica amministrazione” è necessario assicurare livelli essenziali di trasparenza con riferimento ai procedimenti di scelta del contraente per l’affidamento di lavori, forniture e servizi, ivi inclusa la modalità di selezione prescelta ai sensi del d.lgs. 12 aprile 2006, n. 163 (di seguito, Codice dei Contratti Pubblici).

Come definito all’art. 1, comma 32 della suddetta legge, è previsto che le stazioni appaltanti pubblichino, sul proprio sito web istituzionale, specifiche informazioni inerenti ad appalti, contratti e pagamenti, entro il 31 gennaio di ciascun anno, relative all’anno precedente.

Si richiamano sul punto le indicazioni contenute nella circolare n. 27 del 25 febbraio 2014.

7.     Strumenti: nuovo sistema gestionale amministrativo contabile

Con la finalità, da un lato, di miglioramento dell’efficienza interna nel conseguimento degli obiettivi istituzionali tramite l’automazione e la razionalizzazione dei processi, e, dall’altro, di controllo dell’utilizzo delle risorse finanziarie e dell’andamento della spesa è stato approntato il nuovo sistema gestionale amministrativo contabile (SIGEC) a cui dovranno conformarsi tutte le strutture dell’Istituto, per poter effettuare prenotazioni, impegni e pagamenti.

Tale sistema si fonda su un’intelaiatura basata sull’applicativo gestionale SAP nel quale sono incardinate le strutture centrali responsabili di budget e le venti strutture regionali che ne costituiscono i referenti territoriali.

Il raggiungimento degli obiettivi sopra citati è pertanto da realizzare mediante:

• l’utilizzo delle procedure informatizzate da parte delle Direzioni centrali con competenze in ambito di approvvigionamento, nonché delle Direzioni regionali;
• il puntuale e costante inserimento delle informazioni richieste dalle procedure medesime.

A tal fine, tutte le strutture centrali e territoriali competenti dovranno comunicare alla Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici (tramite e-mail: giorgio.calo@inps.it) l’elenco di coloro che dovranno essere abilitati all’utilizzo del nuovo sistema informatico SIGEC, per poi inserire nell’applicativo sviluppato dall’Istituto le informazioni previste per tutte le “nuove” procedure di acquisizione.

Si precisa, inoltre, che, in un’ottica di semplificazione delle procedure amministrative è in corso di realizzazione, di concerto con l’Autorità di vigilanza sui contratti pubblici (Avcp), un apposito protocollo di comunicazione che consentirà di acquisire a sistema, in modo automatico, le informazioni che gli utenti dell’Istituto sono già tenuti a comunicare all’Autorità al momento della richiesta del CIG, evitando la duplicazione di attività.

Nell’ottica di garantire la legittimità, la regolarità e la correttezza dell’azione amministrativa e di disporre di sistemi di governance dell’azione amministrativa e performance a tutti i livelli organizzativi, anche al fine di controllare l’adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei piani, programmi e altri strumenti di determinazione dell’indirizzo politico, nonché verificare, in sede di monitoraggio e controllo dell’utilizzo delle risorse finanziarie, l’effettivo conseguimento dei risparmi previsti dalle disposizioni di legge vigenti, le nuove procedure gestionali amministrative-contabili si configurano, a far data dal 19 marzo 2014, come obbligatorie nell’ambito del processo di programmazione e autorizzazione della spesa, per i capitoli di spese di funzionamento obbligatorie e non obbligatorie di cui all’allegato 8.

Gli aspetti operativi del nuovo sistema gestionale amministrativo contabile saranno contenuti in un messaggio di prossima pubblicazione e contestualmente, saranno messi in linea, su INTRANET, i manuali di utilizzo della procedura.

A breve sarà programmata una sessione formativa e di addestramento che prevede il coinvolgimento del personale interessato delle Direzioni centrali e regionali, nonché sarà attivato un apposito canale per il supporto costante nelle operazioni di utilizzo delle procedure.

Il mancato rispetto di tutto quanto previsto nella presente circolare e nei relativi allegati, costituirà elemento rilevante ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale e della responsabilità dirigenziale e disciplinare per i dirigenti responsabili.

All. 1 – Rilevazione e validazione dei fabbisogni

All. 2 - Determinazione commissariale n. 88 del 2010

All. 3 - Determinazione commissariale n. 89 del 2010

All. 4 - Competenze in materia di acquisto

All. 5 – Attività di approvvigionamento

All. 6 – Gestione contratti

All. 7 – Monitoraggio costi

All. 8 – Elenco capitoli in procedura