1) Premessa

Continuando nel processo di riforma e di semplificazione dei sistemi di pagamento, a decorrere dal 24 marzo 2014 sarà resa disponibile alle Strutture territoriali la procedura informatica denominata MASF “Mandati accentrati delle spese di funzionamento”  con la quale viene estesa la modalità che consente l’accentramento sulla contabilità speciale della Banca d’Italia, intestata alla Direzione generale, ai pagamenti relativi alle spese di funzionamento obbligatorie e non obbligatorie, nonché alle spese istituzionali a controllo di budget che utilizzano la procedura “spese di funzionamento” su SAP contabilità.

Si rappresenta, inoltre, che è stata rilasciata anche una specifica procedura, variante di MASF, per il pagamento di prestiti pluriennali, piccoli prestiti e borse di studio, oggetto di specifica successiva circolare, che consente l’integrazione con il sistema gestionale SIN, utilizzato per la concessione dei prestiti e delle borse di studio, erogate dalla Gestione credito e welfare.

Prima di fornire le istruzioni inerenti alla nuova procedura, si richiamano brevemente gli adempimenti amministrativi e contabili contenuti nel Regolamento  per l’amministrazione e la contabilità dell’Istituto, relativi alla gestione economico-finanziaria delle uscite (artt. da 27 a 35).

Sull’argomento è stata di recente pubblicata la circolare n. 30 del 3 marzo 2014, che ha presentato il nuovo sistema gestionale amministrativo contabile (SIGEC), a cui dovranno uniformarsi tutte le strutture dell’Istituto, per poter effettuare prenotazioni, impegni e pagamenti, per i capitoli relativi alle spese di funzionamento obbligatorie e non (riepilogati nell’allegato n. 8 alla citata circolare), nell’ambito del processo di programmazione e autorizzazione della spesa. La nuova procedura gestionale, strettamente connessa con MASF, si collegherà definitivamente a tale applicativo, una volta terminato il processo di integrazione.

Per le spese a carattere non obbligatorio e per quelle obbligatorie indicate nell’allegato n. 8 della suddetta circolare n. 30/2014 è necessario che la fase dell’impegno venga preceduta dalla prenotazione della spesa e che l’impegno di spesa sia richiesto dai Dirigenti che gestiscono i centri di responsabilità, secondo le rispettive competenze e nei limiti delle assegnazioni di budget, agli Uffici gestione delle attività contabili.

Per le prestazioni ed altre spese a carattere obbligatorio, gli impegni sono assunti dai Dirigenti centrali e territoriali, assegnatari dei budget secondo le rispettive competenze, e la loro registrazione viene effettuata di norma contestualmente all’ordinazione.

Si richiama l’attenzione sulla responsabilità, in capo agli Uffici di contabilità, nella verifica dei seguenti requisiti, sia che si tratti di spese a carattere obbligatorio che discrezionale:

1)   competenza, per legge o per regolamento, del Dirigente che ha emesso il provvedimento di spesa;

2)   corretta imputazione contabile al capitolo o voce di spesa interessata e all’esercizio di competenza, in cui risulta assunta l’obbligazione giuridica verso terzi (con eccezione delle spese a carattere pluriennale, per le quali l’impegno dovrà essere assunto in ciascun esercizio per la quota di competenza, sussistendo i presupposti indicati all’art. 28, commi 5-6, del regolamento di contabilità);

3)   esistenza della prenotazione di spesa (per tutti i capitoli inseriti nell’allegato n. 8 alla richiamata circolare n. 30/2014) e comunque della disponibilità sufficiente sul capitolo o voce di spesa interessati.

Compiuta la verifica dei requisiti sopra descritti, il funzionario contabile acquisisce l’impegno di spesa su SAP contabilità e annota il numero, l’articolo, la data di registrazione, il capitolo di spesa e l’importo, su apposito modello di richiesta di registrazione dell’impegno, per la successiva firma da parte del Responsabile dell’Ufficio gestione attività contabili. Una copia del modello viene restituita ai competenti Uffici amministrativi.

E’ a cura degli Uffici amministrativi la liquidazione della spesa, che costituisce la fase del procedimento con cui, in base ai documenti e ai titoli comprovanti il diritto del creditore, si determina l’esatto importo da pagare, nei limiti dell’impegno assunto, e comporta l’emissione di apposito dispositivo di pagamento.

Nell’ambito della fase dell’ordinazione delle spese di funzionamento, occorre che il pagamento sia disposto mediante l’emissione degli ordinativi di pagamento da parte degli Uffici gestione attività contabili, previa verifica della rispondenza della documentazione in ordine alla regolarità della fornitura, nonché alla regolarità contabile e fiscale della fattura, alla verifica del DURC e alla verifica di morosità da inviare a Equitalia S.p.A., ai sensi dell’art. 48-bis del D.P.R 29 settembre 1973, n. 602, del Decreto Ministero dell’economia e delle finanze 18 gennaio 2008, n. 40 e delle circolari del Ministero dell’economia e delle finanze n. 22/2008, n. 29/2009 e n. 27/2011.

2) Istruzioni operative

La nuova procedura denominata MASF insiste sul sistema SAP contabilità e ad essa si accede tramite un apposito cruscotto applicativo – dal ruolo “ZMASF”, sezione “Mandati accentrati Spese di Funzionamento” - realizzato per la gestione della proposta di pagamento.

Al fine di fornire una guida al corretto utilizzo di tale procedura, nonché per illustrare tutte le possibilità offerte dall’applicazione all’operatore e per la consultazione del monitor di controllo, è stato redatto un manuale operativo (allegato n. 1), pubblicato sulla Intranet dell’Istituto ai seguenti indirizzi:

Intranet_Direzione generale_Direzione centrale sistemi informativi e tecnologici_Area flussi telematici incassi e contabilità_manualistica;

Intranet_Direzione generale_Direzione centrale bilanci e servizi fiscali_servizi online_documenti _manuali

Il menu di accesso alle nuove funzionalità, per l’inserimento di tutti i dati necessari al pagamento e la relativa contabilizzazione, sarà assegnato a tutti gli utenti contabili delle Strutture territoriali.

Al momento, la nuova procedura, dopo una fase di sperimentazione, è già utilizzata,  per i pagamenti della Direzione generale, e verrà rilasciata per l’utilizzo generalizzato delle Sedi, a far data dal 24 marzo 2014, come indicato in premessa.

Per proposta di pagamento s’intende il nuovo documento riassuntivo, contenente tutti gli elementi necessari ai fini della predisposizione del lotto telematico per il pagamento accentrato tramite Banca d’Italia. Detto documento assolve sostanzialmente la funzione dell’ordinativo di pagamento, dovrà essere stampato e dovrà essere sottoscritto, con firme leggibili, dal direttore di sede e dal titolare del riscontro contabile ovvero da loro sostituti appositamente designati che effettueranno i necessari controlli degli atti prodotti dagli uffici amministrativi.

Si ricorda che deve essere sempre assicurata la distinzione tra chi provvede alla liquidazione della spesa e chi ne dispone l’ordinazione.

Il Direttore regionale o provinciale o loro delegati autorizzeranno la conversione della proposta di pagamento in “mandato accentrato”, tramite la funzione “Accettazione” presente sull’applicativo, che implica la predisposizione dei dati per l’invio  della proposta accettata al lotto telematico. Ovviamente, tale operazione presuppone la conclusione di tutto il procedimento di verifica e controllo degli atti e l’avvenuta apposizione delle firme sul documento riassuntivo da parte del direttore di sede e del titolare del riscontro contabile ovvero dei loro sostituti.

Al fine di attribuire il ruolo che consente “l’accettazione” (la trasmissione della proposta validata che sarà inserita nel lotto telematico per il pagamento tramite Banca d’Italia), i Direttori regionali e delle Strutture territoriali dovranno inviare apposita richiesta all’indirizzo e-mail simonetta.felicetti@inps.it, indicando il nominativo da delegare per l’invio della proposta, che si sostanzia nell’emissione effettiva del mandato di pagamento.

In attesa delle richieste, sono abilitati alla funzione di “accettazione” soltanto i Direttori di sede.

3) Spese istituzionali a controllo di budget

Come già accennato, nuova procedura automatizzata MASF è utilizzabile anche per i pagamenti accentrati delle spese istituzionali  a controllo di budget (capitoli 3U1205079, 3U1205080; 3U1205083, 3U1205087;3U1205088).

A differenza di quelle di funzionamento, per tali spese non è applicabile il nuovo sistema gestionale amministrativo contabile (SIGEC), né è richiesta la prenotazione di spesa, ma comunque vigono i medesimi adempimenti amministrativi e contabili, previsti per i controlli preventivi all’ordinazione della spesa e persiste l’obbligo di assumere l’impegno sui pertinenti capitoli.

4) Istruzioni contabili per la predisposizione dei mandati attraverso la procedura dei pagamenti accentrati

Il processo dei pagamenti accentrati MASF prevede, dopo l’elaborazione amministrativa e l’assunzione degli impegni, attualmente ancora in modalità manuale, nelle more dell’integrazione con il sistema SIGEC valido per le spese di funzionamento, la definizione della proposta di pagamento, corredata di tutte le informazioni necessarie per l’esecuzione del mandato. La proposta autorizzata viene trasmessa automaticamente alla Direzione generale, al fine di consentire l’emissione del mandato di pagamento tramite Banca d’Italia.

Sulla contabilità delle Sedi interessate viene registrata la scrittura contabile, predisposta automaticamente per l’assunzione dei debiti verso i beneficiari, con imputazione al seguente conto di nuova istituzione, movimentabile esclusivamente da procedura automatizzata:

GPA10251 – Debiti per spese di funzionamento.

Predisposti i lotti, identificati da un apposito codice prefisso “SF” per l’identificazione  dei pagamenti relativi alle spese di funzionamento, la Direzione centrale bilanci e servizi fiscali emette i corrispondenti ordinativi, preacquisiti in maniera automatica, con imputazione nella contabilità della Direzione generale al conto di interferenza di nuova istituzione, anch’esso movimentabile soltanto da procedura automatizzata:

GPA55173 – Pagamenti accentrati presso la Direzione generale tramite la procedura delle spese di funzionamento.

Quest’ultima operazione contabile, consente la successiva registrazione, sulla contabilità di ciascuna sede interessata, per la chiusura del conto di debito GPA10251, in contropartita dello stesso conto di interferenza.

Sul sistema SAP è presente un’apposita funzionalità per la consultazione dei lotti di pagamento da parte degli operatori contabili. Ad essa si accede seguendo il percorso descritto nel paragrafo 2.2) “Consultazione dei lotti di pagamento”, del Manuale utente allegato alla citata circolare n. 31/2014 (cfr. allegato n. 4).

5) Gestione dei riaccrediti

Per la rilevazione contabile di eventuali riaccrediti di pagamenti accentrati non andati a buon fine, sulla base del flusso telematico di rendicontazione degli stessi, fornito da Banca d’Italia, le somme verranno imputate sulla contabilità della Direzione generale al conto d’interferenza in uso GPA55180 – Riaccrediti di somme non riscosse dai beneficiari, relativi a pagamenti accentrati presso la Direzione generale.

La chiusura del conto di interferenza sulle singole Sedi avverrà in contropartita del conto esistente GPA10031 – Debito per somme non riscosse dai beneficiari – assistito da apposito partitario contabile, con l’indicazione del codice bilancio appositamente istituito “03120” per le somme non riscosse dai beneficiari, relative alle spese di funzionamento.

La chiusura contabile della partita aperta in conseguenza dell’eventuale riaccredito, affluito automaticamente sul conto GPA10031, potrà intervenire per la riemissione in pagamento della somma riaccreditata, qualora siano stati corretti errori formali, ovvero per reintroito delle somme secondo le istruzioni presenti nel paragrafo 11), al punto “Pagamento da non riemettere”, del citato manuale operativo allegato alla presente circolare. Nei casi di reintroito, sarà cura della Direzione generale provvedere, a fine esercizio, all’imputazione contabile delle somme.

Per eventuali chiarimenti sull’uso della procedura si potrà inviare e-mail a: simonetta.felicetti@inps.it o a mariacristina.iacovone@inps.it

Nell’allegato n. 2 si propone lo schema di biglietto contabile strutturato per la rilevazione del nuovo processo di erogazione delle spese di funzionamento; nell’allegato n. 3  si riportano le variazioni al piano dei conti.