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DIREZIONE CENTRALE PER LA
POLITICA ORGANIZZATIVA
Circolare n. 14.
Ai Dirigenti Centrali e Periferici
Ai Coordinatori Generali, Centrali
e Periferici dei Rami
Professionali
Ai primari Coordinatori Generali e
primari Medico Legali
Ai Direttori dei Centri Operativi
e, p. c. :
Ai Consiglieri di Amministrazione
Ai Presidenti dei Comitati Regionali
Ai Presidenti dei Comitati Provinciali
Istruzioni per l'applicazione della legge 7 agosto
1990, n. 241, recante "Nuove norme in materia di
procedimento amministrativo e di diritto di accesso
ai documenti amministrativi".
DIREZIONE CENTRALE PER LA
POLITICA ORGANIZZATIVA
Roma, 20 gennaio 1992. Ai Dirigenti Centrali e Periferici
Circolare n. 14. Ai Coordinatori Generali, Centrali
e Periferici dei Rami
Professionali
Ai primari Coordinatori Generali e
primari Medico Legali
Ai Direttori dei Centri Operativi
e, p. c. :
Ai Consiglieri di Amministrazione
Ai Presidenti dei Comitati Regionali
Ai Presidenti dei Comitati Provinciali
OGGETTO: Istruzioni per l'applicazione della legge 7 agosto
1990, n. 241, recante "Nuove norme in materia di
procedimento amministrativo e di diritto di accesso
ai documenti amministrativi".
Premessa
Con Deliberazione n. 36 del 30 maggio 1991 il Consiglio di
Amministrazione ha approvato il "Regolamento di attuazione della legge 7
agosto 1990, n. 241, recante "Nuove norme in materia di procedimento
amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi".
Nell'adempiere, in tal modo, ad un obbligo previsto dalla legge,
l'Istituto ha inteso darsi regole e proporsi all'esterno come
Amministrazione moderna ed efficiente, dando ulteriore impulso ad un
processo di trasformazione gia' da tempo in atto, teso ad elevare la
sua configurazione nell'ambito della Pubblica Amministrazione ad azienda di
servizi, caratterizzata non soltanto in termini di tempestivita, ma
anche per livello qualitativo, per capacita' di colloquio col cittadino e
trasparenza complessiva dell'azione amministrativa.
Trattasi dunque di completare, in sintonia con le disposizioni
contenute nella legge n. 241, la linea logica delle iniziative
finora adottate sul piano organizzativo, tese a raggiungere
miglioramenti in termini quali - quantitativi e di contrazione dei tempi
di definizione, con una linea di intervento che punti alla
personalizzazione del rapporto tra amministrazione e cittadino, incentrata
su una gestione trasparente degli adempimenti istruttori e la
definizione di ciascuna pratica nei tempi prefissati.
Nel rinviare, per quanto attiene alle istruzioni di dettaglio,
alla successiva esposizione, appare opportuno richiamare l'attenzione
sulla circostanza che il conseguimento di tali obiettivi nello
spirito della legge 241 non puo' prescindere da adeguati interventi di
carattere organizzativo da parte delle strutture operative.
Pertanto le Sedi, oltre a dare attuazione alle prime indicazioni
fornite con la presente circolare, assumeranno ogni altra iniziativa che si
rendera' necessaria, tenendo conto delle specificita' e delle diverse
contingenze.
Di seguito sara' data una sintetica illustrazione dei contenuti della
legge e della normativa regolamentare che l'Istituto si e' data al fine di
armonizzare l'attuazione della legge stessa con l'assetto istituzionale e
organizzativo-funzionale che gli e' proprio e saranno altresi' dettate le
istruzioni volte ad agevolarne la piena ed uniforme applicazione presso le
strutture centrali e periferiche.
1. I contenuti della legge 7 agosto 1990, n. 241.
La legge 241/1990, nel perseguire finalita' di "trasparenza e
semplificazione" del procedimento amministrativo detta in primo luogo norme
intese ad instaurare le condizioni necessarie ad assicurare che l'attivita'
amministrativa abbia a svolgersi in modo sollecito, semplice ed economico,
disponendo espressamente che ogni procedimento iniziato ad istanza
dell'interessato o d'ufficio debba concludersi con l'adozione di un
provvedimento espresso, corredato di una completa motivazione, sia sul
piano dei presupposti di fatto che delle ragioni giuridiche, da
emanarsi entro termini massimi predeterminati dall'Amministrazione stessa
per la conclusione di ciascun tipo di procedimento di sua competenza,
ovvero nel termine fissato dalla stessa legge n. 241 in 30 giorni qualora
l'Amministrazione non abbia provveduto a fissare un termine diverso.
La legge stabilisce altresi' l'obbligo per le Pubbliche Amministrazioni
di determinare l'unita' organizzativa responsabile dell'istruttoria e di
ogni adempimento procedimentale nonche' il responsabile del provvedimento
finale.
Viene altresi' assicurata la piu' ampia informazione degli interessati
al fine di consentire la partecipazione al procedimento sia da parte
dell'istante o del diretto destinatario del provvedimento nei procedimenti
iniziati d'ufficio, sia da parte di chiunque sia titolare di un interesse
meritevole di tutela, si tratti di cointeressato ovvero di
controinteressato o di soggetti portatori di interessi pubblici o di
interessi diffusi costituiti in associazioni o comitati: al riguardo sono
previste specifiche forme di comunicazione o di pubblicita' circa l'avvio
del procedimento.
Allo specifico fine di proseguire l'obbiettivo della semplificazione
dell'azione amministrativa la legge prevede, per l'ipotesi di
coinvolgimento di piu' interessi pubblici in un medesimo procedimento, la
possibilita' di indire "conferenze di servizi" fra le Amministrazioni
interessate per l'esame contestuale delle questioni e l'adozione di
determinazioni e soluzioni concordate.
Al riguardo l'iniziativa puo' essere assunta a livello centrale o
locale, ferma restando, in quest'ultimo caso l'esigenza di fornire
opportune informative per i necessari interventi di raccordo e
armonizzazione da parte degli Organi centrali.
E' sancita, ancora, la facolta' degli interessati di esimersi dal
presentare attestazioni concernenti fatti, stati e qualita', nei casi in
cui la relativa documentazione sia gia' in possesso dell'Amministrazione
procedente ovvero debbano essere formata dall'Amministrazione stessa.
E' previsto l'accesso dei cittadini ai documenti amministrativi ed il
diritto di chiunque vi abbia interesse all'esame e all'estrazione di copie
di tutti documenti amministrativi con la sola esclusione di quelli coperti
da segreto di Stato o da altre forme di segreto o divieto di divulgazione,
che saranno individuati dai Regolamenti che saranno adottati, sulla base di
decreti da emanarsi dal Governo, da ciascuna singola Amministrazione.
Nell'ambito delle finalita' generali della legge assume particolare
rilevanza la puntuale e corretta applicazione delle norme contenute nella
legge 4 gennaio 1968, n. 15 e successive in materia di autocertificazione.
A tal fine si ribadiscono le disposizioni impartite in materia, da ultimo
con circolare n. 113 del 1 giugno 1989 e si raccomanda ai dirigenti
preposti alle strutture di curare le disposizioni stesse trovino corretta e
piena applicazione (1).
2. Regolamento di attuazione e disposizioni applicative.
Il regolamento approvato dal Consiglio di Amministrazione e' diviso in
sei Capi: Capo I - I procedimenti; Capo II - Il responsabile del
procedimento e del provvedimento; Capo III - Cointeressati; Capo IV -
L'intervento del procedimento; Capo V - Termini; Capo VI - Disposizioni
finali, e reca in allegato l'elenco dei procedimenti e dei provvedimenti
amministrativi di pertinenza dell'INPS, con l'indicazione delle strutture
ed uffici responsabili del procedimento e del provvedimento e dei termini
fissati dall'Amministrazione entro i quali ciascun procedimento deve essere
concluso.
Ogni modifica al Regolamento di attuazione sara'adottata con delibera
del Consiglio di amministrazione dell'Istituto.
2.1 Campo di applicazione
Sono soggetti alla disciplina instaurata con la legge 241/1990 i
procedimenti amministrativi che, per disposizione normativa cogente
prendono avvio ad iniziativa di parte o d'ufficio e siano finalizzati al
"adozione di un provvedimento" e cioe' di un atto amministrativo emanato
nell'esercizio del potere attribuito all'amministrazione.
I semplici solleciti o le domande formulate irritualmente non
costituiscono presupposto per l'applicazione della legge n.241; gli stessi,
comunque, dovranno essere considerate nell'ambito della piu' generale
attenzione ai rapporti con i cittadini.
Non rientrano nella disciplina stessa i procedimenti promossi con
ricorso avverso un atto o provvedimento amministrativo, che trovano
specifica disciplina in apposite disposizioni di legge o regolamentari
(art. 1.1).
Considerato altresi' che la legge fa riferimento unicamente ai
procedimenti finalizzati ad un esplicito provvedimento dell'Istituto e,
piu' precisamente, a quelli che l'Istituto e' tenuto per legge ad iniziare
d'ufficio o su istanza di parte, sono escluse dalla sfera di applicazione
della norma tutte le attivita' finalizzate al controllo dei comportamenti
aziendali.
Sono state altresi' rinviate a separata disciplina le regolamentazioni
relative all'attivita' non istituzionale che l'Istituto svolge verso
l'esterno e cioe' i procedimenti amministrativi svolti all'acquisto e
gestione di immobili e all'approvvigionamento di beni strumentali e di
consumo necessari nonche' l'attivita' che l'Istituto svolge nei confronti
dei propri dipendenti.
Dette materie trovano gia' disciplina rispettivamente nel Regolamento
di contabilita' e per l'esecuzione delle opere, delle forniture e dei
servizi dell'INPS", approvato con Deliberazione consiliare n. 19 del
25.5.1990 e nel "Regolamento organico del personale", approvato con
Deliberazione consiliare n. 62 del 12 ottobre 1990, che saranno adeguati
alla stregua delle innovazioni introdotte dalla legge n. 241.
2.2 Obbligo di emanazione di un provvedimento espresso
Il Capo 1 sancisce l'obbligatorieta' dell'emanazione di un
Provvedimento espresso e motivato a conclusione del procedimento
amministrativo, sia che risulti determinato da istanza di parte che
d'ufficio.
Da tale norma deriva per il responsabile del provvedimento l'obbligo
di emanarlo, nel rispetto delle norme di legge che disciplinano il
procedimento e dei termini fissati per l'emanazione del provvedimento
stesso.
La norma in parola ha innovato in modo significativo in materia di
silenzio-rifiuto, atteso che, pur continuando il silenzio-rifiuto ad avere
rilevanza sul piano processuale ai fini di un'eventuale impugnativa, non
puo' essere considerato in alcun modo sostitutivo del provvedimento
espresso.
2.3 Obbligo della motivazione del provvedimento
E' stabilito che ogni provvedimento emanato dall'Istituto a conclusione
di uno dei procedimenti rientranti nella disciplina dettata nel Regolamento
di attuazione deve essere motivato in punto di fatto e di diritto e deve
recare altresi' l'indicazione del termine e dell'autorita' presso la quale
debba essere interposto un eventuale ricorso.
Del provvedimento deve essere data comunicazione all'interessato o al
suo rappresentante o tutore o all'Ente di Patronato nonche' agli
intervenuti nel procedimento stesso in base alle disposizioni di legge.
In via generale la modulistica dell'Istituto e' gia' adeguata ai
criteri sopra enunciati, in applicazione delle specifiche normative in
materia di ricorsi (D.P.R. n. 639/1970 e successive modificazioni). Deve
tenersi presente che l'obbligo della motivazione con l'enunciazione dei
presupposti di fatto e delle ragioni giuridiche e l'indicazione dei termini
e dell'autorita' cui sia possibile ricorrere investe qualsivoglia
provvedimento, ancorche' estraneo alle materie disciplinate dalle sopra
enunciate normative.
Le Sedi provvederanno, pertanto, in conformita' in via autonoma in
tutti i casi e per tutti i provvedimenti per i quali non esista o non sia
stata ancora adeguata la relativa modulistica.
2.4 Avvio del procedimento e comunicazione
Il procedimento prende avvio a seguito della presentazione della
domanda da parte dell'interessato ovvero per iniziativa d'ufficio.
Nel caso che il procedimento prenda avvio su domanda la stessa viene
espressa con istanza scritta che, in relazione alla disciplina dei singoli
procedimenti, deve essere redatta nelle forme e nei modi stabiliti
dall'istituto e indirizzata all'organo o alla Sede competente corredata
della prescritta documentazione.
Soltanto la domanda presentata secondo i criteri sopra enunciati puo'
determinare gli effetti previsti ai fini del corretto e tempestivo iter
procedimentale previsti dalla legge 241 per quanto concerne l'emanazione
del provvedimento richiesto e l'osservanza dei termini stabiliti, di cui
all'allegato al Regolamento di attuazione.
All'atto della presentazione dell'istanza dovra' essere rilasciata al
soggetto interessato o al mandatario indicato espressamente a tal fine in
apposito mandato presentato unitamente all'istanza, una ricevuta
comunicazione contenente le informazioni previste dall'art. 8 coma 2 della
L. 241/1990.
Allo stesso modo deve essere data comunicazione all'interessato e agli
altri soggetti cointeressati o controinteressati dell'avvio del
procedimento iniziato d'ufficio.
A tale disposizione sara' data attuazione indicando sul tagliando di
ricevuta-comunicazione da consegnare all'interessato l'ufficio competente e
l'unita' organizzativa cui sono demandati gli adempimenti procedimentali ed
istruttori ed apponendo sul tagliando stesso apposito invito a rilevare i
nominativi del titolare dell'ufficio e del responsabile del procedimento
dalle apposite bacheche esposte al pubblico, che le Sedi avranno cura di
tenere costantemente aggiornate, ovvero a richiedere informazioni al
riguardo alle Sedi stesse.
L'invito in parola, in attesa che si provveda alla revisione della
modulistica in uso, dovra' essere apposto a cura delle Sedi anche a mezzo
timbro sulle ricevute da consegnare o inviare agli interessati, secondo la
seguente formulazione: "Si fa presente che si potra' prendere visione dei
nominativi del responsabile del procedimento e del responsabile del
provvedimento dagli apposite avvisi affissi nelle bacheche esposte presso
la Sede/il Centro operativo/ dell'INPS ovvero richiedere informazioni al
riguardo anche telefonicamente al numero ......... .
Le Sedi avranno cura di predisporre gli avvisi stessi e di collocarli
nei locali di accesso del pubblico indicando per ciascun ufficio o unita'
operativa la materia o l'adempimento, il nominativo del responsabile del
provvedimento, il nominativo del responsabile del procedimento.
Le Sedi, inoltre, assicureranno un servizio di informazione
segnalazioni o protesti che dovranno essere inoltrate con immediatezza
all'ufficio competente, annotando il nominativo dell'interessato, il suo
recapito il numero telefonico, il tipo di pratica oggetto della
segnalazione e il contenuto del reclamo.
Per le istanze inviate a mezzo posta raccomandata con avviso di
ricevimento la ricevuta e' costituita dall'avviso stesso.
Per quanto concerne le ulteriori indicazioni di cui all'art. 8, comma 2
della L. 241/1990 le stesse saranno fornite sul tagliando accluso al modulo
di domanda, che, a tal fine, dovra' essere inviato all'interessato.
Qualora l'istanza sia stata inviata per posta, ma senza avviso di
ricevimento, ricevuta e comunicazione saranno costituite in uno dal
tagliando accluso alla domanda che, debitamente integrato con i dati
oggetto di comunicazione ai sensi dell'art. 8, comma 2, della legge n.
241/1990, sara' inviato al domicilio del richiedente.
La comunicazione prevista dal citato art. 8, comma 2 della L. 241/1990,
dovra' essere inviata altresi' ai soggetti nei confronti dei quali, il
provvedimento e' destinato a produrre effetti, nonche' ai soggetti che
siano intervenuti nel procedimento in base a disposizioni di legge.
Parimenti sara' la Sede competente alla trattazione della pratica a
spedire la comunicazione recante le indicazioni di cui all'art. 8, comma 2,
della legge 241/1990 allorche' riceva l'istanza trasmessale da altra Sede
dell'INPS, mentre quest'ultima si limitera a rilasciare, all'atto della
consegna o della ricezione dell'istanza stessa, semplice ricevuta
attestante la data di presentazione ai fini della determinazione della
decorrenza delle prestazioni ovvero del rispetto di termini fissati
dall'ordinamento.
Si precisa che dovra' essere considerata quale data di avvio del
procedimento ai fini dell'applicazione della legge 241/1990 quella di
rilascio della comunicazione e nei casi in cui la comunicazione stessa
venga inviata all'interessato per posta, la data di invio della
comunicazione stessa, che davra' essere registrata sulla pratica.
Qualora non sia possibile effettuare la comunicazione personale per
l'elevato numero dei destinatari o la stesso risulti particolarmente
gravosa, il Direttore della Sede ovvero il Direttore Centrale, nell'ambito
delle rispettive competenze, possono provvedere mediante pubblicazione su
albi, bollettini o sulla Gazzetta Ufficiale o mediante la stampa periodica
o quotidiana o con altro mezzo di pubblicita' adeguato alla circostanza, ai
sensi dell'art. 8, comma 3 della L. 241/1990. Analogamente si potra'
provvedere per motivate ragioni di urgenza ed in ogni caso nell'atto di
pubblicita' si dovra' dare motivazione in relazione alle esigenze che ne
hanno determinato l'adozione.
Alla predetta forma di comunicazione si potra' fare ricorso anche per
il caso di trasmissione in massa di istanze di un determinato tipo da parte
di Enti o altre Amministrazioni o Uffici.
Nei casi in cui le procedure prevedono la predisposizione degli atti
con i sistemi automatizzati l'indicazione a stampa dell'organo e del
nominativo del funzionario terranno luogo della sottoscrizione.
In relazione alla disposizione che debba essere indicato nella
comunicazione l'ufficio presso cui si possa prendere visione degli atti si
fa presente che le Sedi o la Direzione Generale potranno render note le
modalita' di accesso anche con comunicazione generale o tramite affissioni.
3. Il responsabile del provvedimento e il responsabile del procedimento
Le funzioni di responsabile del provvedimento e di responsabile del
procedimento riportate nell'allegato A al Regolamento sono specificatamente
individuate in relazione all'assetto organizzativo di ciascuna struttura
operativa, secondo la seguente articolazione:
a) Responsabile del provvedimento. Il responsabile del provvedimento e' il
funzionario al quale compete la firma del Provvedimento stesso. Al
medesimo compete di provvedere sollecitamente all'assegnazione della
pratica per la trattazione istruttoria ed, esauriti gli adempimenti
istruttori e procedimentali di adottare il provvedimento, avendo cura
che lo stesso venga emanato nel rispetto dei termini previsti, sia
completo e rispondente ai requisiti formali previsti dalla legge in
ordine alla motivazione ed alla indicazione dei termini e dell'Autorita'
o Organo al quale debba essere indirizzata una eventuale impugnativa.
In particolare:
- negli uffici di produzione, cioe' in quelli per i quali non sono
previste all'interno unita' operative, il responsabile del
provvedimento viene individuato sempre nel dirigente o nel reggente
l'ufficio;
- negli uffici di coordinamento, per i quali sono previste all'interno
unita' operative, il responsabile del provvedimento viene individuato
nel dirigente o nel reggente l'ufficio, ovvero nel responsabile
dell'unita' operativa, in conformita' a quanto previsto con Ordine di
Servizio del Dirigente l'Unita' funzionale in materia di competenza
alla firma degli atti di ufficio.
b) Responsabile del procedimento. Responsabile del procedimento e' il
funzionario cui compete la responsabilita' della gestione organizzativa
di tutti gli adempimenti istruttori in funzione della definizione della
provvedimento. Allo stesso compete di seguire l'andamento
dell'attivita' istruttoria e procedimentale, avendo cura che la stessa
si concluda in tempo utile per l'emanazione del provvedimento
conclusivo. In particolare:
- negli uffici articolati in settori operativi, il responsabile del
procedimento viene individuato nel capo del settore operativo;
- negli uffici di coordinamento comprendenti unita' operative il
responsabile del procedimento viene individuato nello stesso
responsabile dell'unita' operativa;
- per gli uffici di coordinamento che, nell'organigramma definito dalla
Sede, prevedono oltre che unita' operative anche settori operativi
vale, ovviamente, quanto sopra osservato al riguardo per quanto
concerne la figura del capo del settore operativo;
- nelle ipotesi in cui l'effettuazione degli adempimenti istruttori sia
affidata ad una unita' in posizione di "staff", alla stessa viene
ricondotta la responsabilita' del procedimento; in tal caso
responsabile del provvedimento sara' il dirigente nella cui area opera
l'unita' in questione.
Le figure del responsabile del provvedimento e del responsabile del
procedimento assumono una rilevanza centrale nell'ottica complessiva
delineata dalla L. n. 241 e quindi del Regolamento di attuazione.
Essi, infatti, costituiscono il punto di riferimento concreto della
Pubblica Amministrazione di fronte al cittadino, assicurando la gestione e
il governo delle diverse fasi procedurali, l'emanazione del provvedimento
ed il flusso di informazioni richiesto sull'andamento dell'iter
complessivo.
In particolare il responsabile del procedimento assicura l'ordinata e
l'esatta gestione dell'intero procedimento in funzione del rispetto del
termine per l'emanazione del provvedimento anche quando il completamento
dello stesso richieda l'intervento di diversi uffici o strutture della Sede
(cap. V punto 5.2 del Regolamento), svolgendo le necessarie azioni di
raccordo tra le unita' interessate.
Il Dirigente della Sede tenuto conto delle diverse specificita' e dei
diversi assetti organizzativi fornira' le opportune direttive per la
pratica attuazione di quanto sopra.
3.1 I cointeressati
La legge n. 241/1990 si ispira al principio della partecipazione al
procedimento amministrativo oltre che del diretto interessato, e cioe' del
destinatario del provvedimento, anche dei soggetti nei confronti dei quali
il provvedimento finale e' destinato a produrre effetti diretti e di quelli
che per legge debbono intervenire nel procedimento stesso.
Al riguardo si richiama quanto detto circa l'obbligo di dare
comunicazione dell'avvio del procedimento ai soggetti in parola.
Nell'allegato A del Regolamento di attuazione in una apposita colonna
sono indicati, in relazione ai singoli tipi di procedimento, i soggetti che
normalmente debbono considerarsi cointeressati al procedimento.
3.2 L'intervento nel procedimento
Oltre al destinatario del provvedimento e ai cointeressati hanno
facolta' di intervenire nel procedimento gli Enti di Patronato, i soggetti
portatori di interessi pubblici o privati, nonche' i portatori di interessi
diffusi costituiti in associazioni o comitati cui il provvedimento possa
arrecare un pregiudizio.
Per quanto concerne i soggetti portatori di interessi pubblici o
privati ovvero di interessi diffusi le Sedi provvederanno ad ammetterli ad
intervenire nel procedimento amministrativo soltanto nel caso in cui
documentino, a pena di inammissibilita, che dal provvedimento conclusivo,
possa derivare per loro, come diretto effetto dello stesso, un rilevante
pregiudizio concretamente individuabile.
Tra tali Enti vanno, comunque, comprese le associazioni di
volontariato ai sensi dell'art. 24 della L. n. 266 dell'11 agosto 1991.
Gli atti di intervento, siano essi redatti su modulo predisposto
dall'Istituto ovvero formulati da cointeressati o da associazioni
portatrici di interessi pubblici o privati o di interessi diffusi,
dovranno, in ogni caso essere redatti in forma scritta, recare la
sottoscrizione ed essere indirizzati e presentati al Dirigente della Unita'
Organizzativa competente, che provvedera' a verificarne la ricevibilita',
essere corredati di tutti gli elementi per l'individuazione del
procedimento nel quale si propone l'intervento, nonche' delle generalita' e
del domicilio dell'interveniente e dovranno recare altresi' l'esposizione
dei motivi per i quali l'intervento stesso viene proposto.
Gli atti di intervento dovranno pervenire entro 20 giorni dall'avvio
del procedimento e quelli pervenuti oltre tale termine saranno presi in
considerazione soltanto se non ne derivi aggravio nell'iter del
procedimento stesso o di altri procedimenti in trattazione presso la stessa
Unita' Organizzativa.
Tanto i diretti interessati che gli Enti di Patronato e i soggetti che
debbono intervenire nel procedimento per effetto di disposizione di legge,
nonche' i comitati e le associazioni portatori di interessi pubblici o
privati o di interessi diffusi possono prendere visione degli atti del
procedimento salvo che per quelli coperti da segreto o divieto di
divulgazione altrimenti previsti dall'ordinamento.
Al riguardo l'Istituto provvedera' a redigere proprie norme
regolamentavi per individuare gli atti sottratti all'accesso entro i sei
mesi successivi all'emanazione dei decreti che il Governo e' autorizzato ad
emanare ai sensi dell'art. 24.2 della legge 241/1990.
Frattanto le Sedi consentiranno ai soggetti legittimati di prendere
visione e di trarre copia, ove occorra, degli atti relativi alla pratica in
trattazione e delle documentazioni alla stessa afferenti per i quali e' da
escludersi possa trattarsi di atti coperti da segreto o divieto di
divulgazione.
Le richieste di accesso dovranno essere registrate e dovra' essere
annotato altresi' l'esito della richiesta.
Per il caso che si siano presentate difficolta' ad accogliere la
richiesta verra' annotato se cio' sia stato determinato da impedimenti
normativi o da altre cause.
Le documentazioni e le annotazioni di cui sopra saranno rese disponibili
al responsabile dei rapporti con l'utenza al fine di rendere possibili
tempestivi interventi e l'esercizio di un costante controllo del corretto
adempimento agli obblighi derivanti dalla legge a tutela del diritto di
accesso agli atti dell'ammistrazione da parte del cittadino, nonche' per la
comunicazione dei dati statistici secondo modalita' che saranno rese note
successivamente.
I soggetti legittimati ad intervenire nel procedimento possono altresi'
presentare memorie scritte e documenti che l'Amministrazione ha l'obbligo
di valutare, ove siano pertinenti all'oggetto del procedimento.
3.3 Termini
Il Regolamento, nell'allegato A, individua distintamente per ciascun
prodotto i termini per l'emanazione del provvedimento.
L'esigenza del rispetto dei termini suddetti impone l'adozione di
particolari cure e controlli in relazione alla tenuta dell'evidenza e della
gestione dell'iter istruttorio e procedimentale.
In particolare dovranno essere adottati specifici accorgimenti tesi ad
individuare le pratiche da maggior tempo in giacenza al fine di curare che
la definizione delle stesse avvenga nel rispetto dei termini prefissi.
Per la fissazione di detti e' stata fatta la scelta d'individuare per
ciascun tipo di procedimento termini "obiettivo a regime, da considerarsi
termini massimi per la definizione di ciascuna singola pratica.
I termini stessi sono da considerarsi finalizzati esclusivamente
all'obiettivo, perseguito dalla legge 241/1990, di accelerare il
procedimento e di pervenire, nei tempi fissati, all'emanazione del
provvedimento finale, e non interferiscono ne' devono essere in alcun modo
confusi con i termini fissati dalla legge per altre finalita', quali
l'interposizione dei gravami ovvero per la formazione del silenzio-rifiuto,
ne' tantomeno con i tempi medi riferiti a ciascun tipo di prodotto, che
sono, ovviamente, sensibilmente inferiori e tendenzialmente soggetti ad
ulteriori contrazioni.
E opportuno rammentare che i fissati nell'allegato A al Regolamento di
attuazione sono riferiti esclusivamente all'emanazione del provvedimento
finale, dovendo essere considerati atti a rilevanza meramente interna e
strumentali rispetto all'adozione del provvedimento finale stesso tutti gli
atti relativi all'espletamento dell'istruttoria ed ogni altro adempimento
procedimentale.
Eccezionalmente e con atto motivato il Direttore Generale puo' fissare
piu' ampi per consentire la graduale normalizzazione di particolari
situazioni di giacenza.
A tal fine saranno individuate, anche con la collaborazione delle Sedi
regionali, le aree di crisi e le particolari situazioni di giacenza che
saranno oggetto di valutazione per l'adozione da parte del Direttore
Generale di specifici provvedimenti di ampliamento dei termini, che saranno
successivamente comunicati al Consiglio di Amministrazione.
Per l'attuazione pratica di quanto sopra, sia in ordine agli
adempimenti interessati che ai tempi di definizione degli stessi, saranno
fornite opportune indicazioni da parte di questa Direzione generale.
Particolare rilievo assume la disposizione impartita con apposita
norma del Regolamento di attuazione in base alla quale i soggetti
interessati possono far valer l'omissione, il ritardo o l'irritualita'
delle comunicazioni ed ogni altra inosservanza delle norme regolamentari o
di legge con esposto al Direttore della Sede o al Direttore Centrale
rispettivamente competenti, i quali sono tenuti a fornire chiarimenti entro
il termine massimo di 10 giorni, con il mezzo ritenuto piu' adeguato o piu'
celere (telegramma, comunicazione telefonica, telematica o via fax).
La predetta norma, della quale si raccomanda la piu' puntuale ed
attenta applicazione, e' volta infatti a fornire gli opportuni chiarimenti
e a prevenire le ragioni di formali proteste e l'instaurazione di
procedure, con notevole economia di attivita' amministrativa e di
contenzioso, in tutti i casi in cui sia possibile provvedere in un clima
di aperta collaborazione col cittadino utente.
Si intendono parimenti sospesi i termini per i casi in cui l'unita'
funzionale debba acquisire a fini istruttori documentazioni essenziali
presso Enti esterni, datori di lavoro, Enti previdenziali stranieri,
strutture sanitarie esterne.
Si rammenta al riguardo che in base a quanto previsto dall'art 6,
secondo comma della legge 30 dicembre 1991, n. 412, recante "Disposizioni
in materia di finanza pubblica", le comunicazioni tra amministrazione
pubblica, enti pubblici, regioni ed enti locali che avvengano via telefax
sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia
diritti, doveri, legittime aspettative di terzi, prima dell'atto finale del
procedimento dovra' essere acquisito agli atti l'originale della
documentazione.
Di tale circostanza dovra' essere data tempestiva comunicazione agli
interessati.
I termini ricominciano a decorrere dal momento dell'avvenuta
regolarizzazione o dalla ricezione della documentazione mancante.
Non sono soggetti, invece, a neutralizzazione i tempi necessari per
l'acquisizione di pareri e valutazioni indispensabili ai fini dell'adozione
del provvedimento che rientrano fra quelli previsti per i singoli
procedimenti da rendersi da professionisti o tecnici dipendenti
dall'Istituto.
Peraltro, nei casi di domande incomplete, il tempo che intercorre
tra la richiesta all'interessato dei documenti mancanti effettuata dalla
Sede e quello di ricezione degli stessi si intende neutralizzato ai sensi
del Capo V, punto 5.1 del Regolamento ai fini del computo del termine
complessivo.
3.4 Coordinamento dell'applicazione della legge.
Il coordinamento dell'applicazione sul piano generale organizzativo e
funzionale della L. 241/1990 presso ciascuna Sede di produzione viene
temporaneamente affidato al funzionario responsabile dei rapporti con
l'utenza; nell'ambito della Direzione generale dette funzioni saranno
svolte - sempre in via provvisoria - dalla Direzione Centrale per la
Comunicazione e le Relazioni pubbliche.
Sullo stato di applicazione della legge presso ciascuna struttura
periferica verranno effettuate periodiche rilevazioni al fine di fornire al
Consiglio di Amministrazione ogni utile elemento nell'ambito della
Relazione trimestrale del Direttore Generale in merito all'andamento di
cassa del processo produttivo.
3.5 Iniziativa della Presidenza del Consiglio dei Ministri per la
rilevazione dello stato di attuazione degli artt. 22 e seguenti della legge
7 agosto 1990 n. 241.
La Commissione per l'Accesso ai documenti amministrativi istituita ai
sensi dell'art. 27, legge 7 agosto 1990, n. 241 presso la Presidenza del
Consiglio dei Ministri ha formulato un questionario per la rilevazione
dello stato di attuazione degli artt. 22 e seguenti della legge sopracitata
in corso di distribuzione alle Pubbliche Amministrazioni e agli Enti a
livello centrale e periferico.
Al riguardo si fa riserva di fornire, al momento in cui il
questionario stesso perverra' all'Istituto, le opportune indicazioni per la
compilazione.
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La legge 241, per quanto riguarda l'INPS e gli Enti che con lo stesso
interagiscono, si inserisce in un quadro normativo ed organizzativo
profondamente rinnovato, finalizzato a creare le condizioni della massima
trasparenza e a realizzare elevati livelli nella qualita' dei Servizi.
L'abolizione del segreto d'ufficio nei rapporti tra gli Enti, i
collegamenti tra i diversi archivi automatizzati per lo scambio di
informazioni, la istituzione di sportelli polifunzionali e la introduzione
di nuove forme di collegamento - quale la comunicazione telefonica - nello
sviluppo delle modalita' di colloquio con i cittadini, rappresentano gli
elementi caratterizzanti dei nuovi assetti funzionali e organizzativi.
In tale contesto la legge rappresenta un anello di congiunzione tra i
vari indirizzi normativi ed operativi in funzione del perseguimento
dell'obiettivo di rinnovamento generale della Pubblica Amministrazione,
indirizzato oltre che ad assicurare la massima tempestivita'
nell'erogazione dei servizi, anche a consentire al cittadino di accedere,
quale partecipe consapevole, alle regole di formazione degli atti
amministrativi.
Considerato il rilievo che la normativa in esame assume nell'ambito
del processo produttivo e sul modo stesso di proporsi all'esterno e al
cittadino, si invitano i Direttori a curare la piu' ampia diffusione della
presente circolare e si sollecita altresi' la piu' stretta collaborazione
per il raggiungimento delle finalita' volute dalla legge 241/1990.
IL DIRETTORE GENERALE
F.to BILLIA
(1) A.U. 1989, pag. 1334.
