Ai

Dirigenti centrali e periferici

Ai

Direttori delle Agenzie

Ai

Coordinatori generali, centrali e

Roma, 15 Marzo 2007

periferici dei Rami professionali

Al

Coordinatore generale Medico legale e

Dirigenti Medici

Circolare n.  62

e, per conoscenza,

Al

Presidente

Ai

Consiglieri di Amministrazione

Al

Presidente e ai Membri del Consiglio

di Indirizzo e Vigilanza

Al

Presidente e ai Membri del Collegio dei Sindaci

Al

Magistrato della Corte dei Conti delegato

all’esercizio del controllo

Ai

Presidenti dei Comitati amministratori

di fondi, gestioni e casse

Al

Presidente della Commissione centrale

per l’accertamento e la riscossione

dei contributi agricoli unificati

Ai

Presidenti dei Comitati regionali

Allegati 1

Ai

Presidenti dei Comitati provinciali

OGGETTO:

Emissione rendiconto EMENS 2005-2006

Informativa TFR

SOMMARIO:

Emissione rendiconto EMENS 2005-2006

Informativa TFR

1 . Premessa

Nell’ambito delle iniziative di sostegno alle politiche di Welfare recentemente avviate,  e’ stata predisposta una campagna d’informazione per supportare la scelta della destinazione del TFR, che i lavoratori del settore privato, con rapporto di lavoro subordinato in essere alla data del 31.12.2006, dovranno effettuare entro il 30 giugno 2007.

L’operazione viene accompagnata dall’invio, ai lavoratori dipendenti del settore privato, del “Rendiconto per l’anno 2005 e per l’anno 2006” dei flussi informativi retributivi e contributivi che le aziende trasmettono mensilmente all’Istituto con il modello E-mens.

Peraltro, l’invio agli assicurati del rendiconto delle informazioni retributive trasmesse mensilmente dai datori di lavoro, acquisisce ulteriore valore atteso che favorisce la verifica della situazione contributiva, integrando le informazioni già inviate con l’operazione di emissione generalizzata dell’estratto conto.

Inoltre, con la puntuale informazione fornita sulla normativa della Previdenza complementare, con particolare riferimento alla destinazione del TFR, l’Istituto si propone di consolidareil sistema di relazione con gli assicurati, le aziende, i Patronati ed i professionisti, basato sull’invio periodico di una comunicazione che non certifical’avvenuto aggiornamento del conto, ma riepiloga i flussi retributivi e contributivi trasmessi mensilmente all’INPS dal datore di lavoro, consentendo all’assicurato di verificarne la coerenza con i dati che sono contenuti nel CUD, realizzando così un aggiornamento puntuale e condiviso del conto assicurativo individuale.

2. Destinatari

Per effetto dell’articolo 44 del D.L. 30 settembre 2003 n. 269, convertito con la legge 24 novembre 2003 n. 326, i sostituti di imposta tenuti al rilascio della certificazione Unica  (CUD)  trasmettono mensilmente - a partire dal 1 gennaio 2005 - in via telematica i dati retributivi e le informazioni (EMENS)  utili all’Istituto per:

-         il calcolo dei contributi;

-         l’implementazione delle posizioni assicurative individuali;

-         l’erogazione delle prestazioni.

Il rendiconto E-mens riguarderà gli anni 2005 – 2006 e  verrà inviato, per fasce di età, partendo dai più giovani,  ai lavoratori dipendenti privati delle  aziende che hanno inviato le denunce  E-mens al 31 gennaio 2007.

I  lavoratori riceveranno al proprio indirizzo un plico così composto

-          una “lettera personalizzata” in cui il Direttore Generale illustra l'iniziativa;

-          il rendiconto E-mens;

-          un opuscolo con informazioni utili sulla nuova riforma della previdenza complementare, e sulla scelta della destinazione del TFR predisposto dal Ministero del Lavoro e della Previdenza sociale in collaborazione con INPS e Poste Italiane.

3. Tempi di emissione

L’operazione, iniziata nel corrente mese di marzo, si concluderà nel corso del mese di maggio, e le spedizioni dei plichi precedentemente descritti saranno gestite a  scaglioni.

Il primo scaglione di spedizione dei rendiconti interesserà circa 3 milioni di  lavoratori, con età anagrafica più giovane e la cui contribuzione ricade totalmente nel sistema contributivo; con gli scaglioni successivi saranno  raggiunti complessivamente circa 14 milioni di assicurati.

4. Gestione delle segnalazioni

E’ in fase di rilascio un’applicazione in ambiente Web per la gestione delle segnalazioni dei lavoratori, raggiungibile attraverso l’Intranet aziendale e gli altri canali di comunicazione ufficiali.

Infatti, per agevolare al massimo l’interazione con l’Istituto, l’assicurato, oltre ad utilizzare lo sportello tradizionale e far riferimento agli enti di Patronato, potrà avvalersi dei canali alternativi :

• Internet, www.inps.it;
• Contact Center, 803164;

In particolare per accedere ai servizi on line l’assicurato, ove non già in possesso di PIN, dovrà preliminarmente  seguire le indicazioni fornite nella lettera personalizzata per ottenere il PIN medesimo.

Si precisa che il PIN verrà rilasciato  anche per quei soggetti che, pur avendolo in precedenza ottenuto, tuttavia non lo abbiano mai utilizzato.

Con il PIN l’assicurato puo’ accedere al Portale dei Servizi per il Cittadino,  per visualizzare il proprio rendiconto e per proporre eventuale segnalazioni.

5. Aspetti organizzativi

E’ richiesto il coinvolgimento di tutte le strutture dell’istituto, centrali e periferiche, perilgoverno dell’ intreccio delle componentiorganizzative, tecnologiche e comunicazionali che confluiscono verso distinti ambiti di attività:

- Gestione dell’E-mens

L’azione dell’Istituto si dirige verso il consolidamento e l’ampliamento del rapportocon le aziende, ancheattraverso le informazioni acquisite dagli assicurati,allo scopo dimigliorare i flussi informativi necessari per il successivoaggiornamento delle posizioniassicurative; contemporaneamente l’attività dell’Istituto tende a strutturare sia il rapporto con gli assicurati, per consentire la verifica qualitativa delle informazioni contributive e retributive, che a consolidare i dati contenuti nei conti assicurativi individuali nell’ottica della crescita qualitativa delle informazioni.

Pertanto l’assicurato, dopo aver ricevuto il rendiconto, potrà avviare contatti, e presentare segnalazioni, che verranno utilizzate per il miglioramento dei flussi informativi, funzionalmente alla successiva migrazione dei dati sugli estratti conto.

 - Informazione sul TFR

Le sedi dovranno particolarmente curare l’informazione che verrà richiesta, circa le opportunità offerte dalla nuova normativa in materia di previdenza complementare e TFR.

I contenuti comunicativi, per forma e di sostanza, dovranno essere modellati sulla base dello schema contenuto nell’opuscolo “TFR scegliere oggi, pensando a domani”, realizzato dall’Istituto in collaborazione con il Ministero del Lavoro e della Previdenza sociale, consultabile , insieme ad altre informazioni, sul sito www.inps.it.

Il predetto opuscolo puo’, altresi’, essere stampato in formato A3 in ambiente INTRANET nella sezione dedicata alla struttura Comunicazione e Relazioni esterne.

Sotto il profilo operativo:

-          alle direzioni centrali e’ affidato il coordinamento ed il monitoraggio della iniziativa, allo scopo di omogeneizzare le prassi sul territorio;

-          alle direzioni regionali spetta analogo coordinamento sul  territorio di riferimento. Occorrerà porre la massima cura sugli aspetti della  informazione e consulenza, che dovranno essere uniformi ed in linea con le indicazioni date dalla direzione generale, per garantire un target di servizio omogeneo;

-          presso le strutture  di produzionedovranno essere costituiti appositi Gruppi integrati di lavoro, nei quali siano presenti tutte leprofessionalità occorrenti per assicurare strutturalmente il governo dei flussi telematici relativi ai dati contributivi e retributivi dei lavoratori, ed il loro utilizzo nei conti individuali.

I gruppi integrati consentiranno di focalizzare l’attenzione sulla gestione dei conti assicurativi, quale momento di attività qualificante della liquidazione in tempo reale delle prestazioni dell’Istituto.

In relazione alla necessità che i gruppi integrati  gestiscano tutte le fasi   operative alimentate dalla relazione con gli assicurati, le aziende ed i professionisti, dovranno essere istituite, presso i front office locali, adeguate strutturefisiche:

s          una “reception” in grado di orientare correttamente gli assicurati e fornire informazioni di carattere generale sulle finalità dell’operazione;

s          un “Punto di Contatto dedicato”, immediatamente individuabile e sufficiente a  garantire un adeguato servizio di consulenza sul rendiconto ricevuto, e la ricezione ed acquisizione delle eventuali segnalazioni, per il loro successivo inoltro, attraverso procedure telematiche, ai soggetti fornitori di dati.

 Il ruolo delle Agenzie

Le Agenzie di produzione, compatibilmente con il grado di integrazione professionale localmente disponibile, gestiranno la ricezione e l’acquisizione  delle eventuali segnalazioni, nonché l’informazione sulle possibili destinazioni del TFR; nello svolgimento di tali attività sarannosupportate dai gruppi di lavoro dedicati costituiti presso la sede di appartenenza.

6. Enti di Patronato

Il rapporto tra l’Istituto e i Patronati vede questi ultimi sempre più funzionali al miglioramento del processo  produttivo dell’Istituto con l'obiettivo di offrire all’utenza prestazioni di qualità tempestive e con alto valore aggiunto.

L’operazione dell’invio del rendiconto E-mens costituisce occasione di potenziamento del ruolo dei Patronati, nell’obiettivo comune  di conseguire elevati standard di qualità nella erogazione delle prestazioni, oltre che di concordare regole di comportamento e prassi omogenee.

7. Consulenti del Lavoro

L’iniziativa consente inoltre di ulteriormente qualificare e rinnovare il rapporto di collaborazione con i Consulenti del lavoro, che ai sensi e per gli effetti della legge 12/1979, svolgono un ruolo sociale di facilitazione dell’adempimento degli obblighi dei soggetti contribuenti, in essi incluso l’invio delle denunce E-mens.

Le strutture territoriali, pertanto, in considerazione dei reciproci obiettivi istituzionali che tendono essenzialmente a fornire ai propri clienti servizi qualitativamente privilegiati, dovranno sinergicamente adoperarsi fornendo ai professionisti ed alle aziende il massimo supporto per realizzare, attraverso la gestione delle segnalazioni eventualmente effettuate dai lavoratori, l’obiettivo di semplificare e migliorare la qualitàdei flussi.

8. Istituzione di una casella di posta dedicata

Per supportare le sedi nella loro attività e’ prevista l’ istituzione di una casella di posta elettronica dedicata, contraddistinta dall’indirizzo e.mail rendiconto@inps.it, destinata al cliente interno per la segnalazione di problematiche ed aspetti particolari.

                                                                                   Il Direttore Generale

                                                                                              Crecco