Semplificazione Amministrativa

Autocertificare all'INPS
Chiarimenti e risposte a quesiti 
a Documentazione relativa al servizio militare
b Accrediti contributivi per periodi di Malattia e Infortunio
c Assenza obbligatoria per gravidanza e puerperio
d Assenza facoltativa per gravidanza e puerperio
e Riscatto Laurea
f Costituzione di Rendita vitalizia
g Riscatto per Lavoro all’estero
h Dichiarazioni attestanti la qualità di legale rappresentante, tutore, curatore, etc...
i Documentazione da produrre ai datori di lavoro per pratiche di prestazioni a pagamento diretto
l Documentazione delle domande di indennità di maternità
m Documentazione per i trattamenti di famiglia
n Deleghe alla riscossione delle pensioni o di altre prestazioni o somme poste in pagamento
o Dichiarazioni sostitutive di cittadini italiani e di cittadini comunitari
p Dichiarazioni sostitutive presentate da cittadini stranieri
Ulteriori disposizioni 

Chiarimenti e risposte a quesiti
     

a - Documentazione relativa al servizio militare:

Può essere presentata dichiarazione sostitutiva di certificazione per attestare la posizione rispetto all’adempimento degli obblighi militari.

Al riguardo si precisa che oggetto della dichiarazione può essere esclusivamente la posizione del dichiarante rispetto agli obblighi militari, e, pertanto, l’ipotesi considerata e’ quella della dichiarazione attestante l’avvenuto adempimento o meno di detti obblighi ovvero l’esenzione dagli stessi.

Ai fini dell’accreditamento di periodi di contribuzione figurativa o del ripristino o della concessione delle prestazioni di disoccupazione ovvero del riconoscimento di benefici connessi alla partecipazione a particolari campagne di guerra o all’appartenenza a determinati corpi militari, casi per i quali e’ necessario acquisire più precisi e specifici elementi, in base alla normativa vigente e’ necessario che venga acquisito al procedimento il foglio matricolare o lo stato di servizio del richiedente

In tal caso l’INPS, quale amministrazione procedente, acquisirà direttamente detta documentazione, presso il Distretto o l’Ufficio militare indicato dall’interessato.

Parimenti, l’interessato potrà avvalersi della facoltà di presentare copia autenticata per copia conforme del foglio matricolare o dello stato di servizio, fermo restando che l’autenticazione potrà essere effettuata anche presso gli uffici dell’Istituto, previa esibizione del documento originale, che, operata la verifica di conformità, verrà immediatamente restituito.

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b - Accrediti contributivi per periodi di Malattia e Infortunio:

In materia di accredito contributivo di periodi di malattia o infortunio continuano a trovare applicazione le disposizioni in vigore.

L’eventuale autocertificazione di periodi di malattia o infortunio da parte degli interessati avrà valore di semplice segnalazione, a seguito della quale l’Istituto potrà disporre l’accredito contributivo soltanto qualora gli accertamenti condotti confermino la veridicità e l’esattezza di quanto dichiarato.
    

Resta fermo, come si e’ visto, che è escluso l’uso dell’autocertificazione in sostituzione di certificati medici e sanitari.

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c - Assenza obbligatoria per gravidanza e puerperio:
Ai fini del riconoscimento di periodi non coperti da contribuzione, l’istante che intenda avvalersi di dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, per documentare l’assenza dal servizio per maternità, dovrà far riferimento all’esistenza e durata di un rapporto di lavoro già accertato e certificato dal Datore di lavoro, presso il quale dovrà essere reperita documentazione di data certa, nel rispetto delle norme che regolano l’accredito di tale contribuzione.

L’interessato potrà avvalersi della facoltà di presentare dichiarazioni sostitutive dello stato di famiglia e dell’atto di nascita del figlio, in luogo delle rispettive certificazioni rilasciate dalla competente autorità, ma non potrà avvalersi in alcun modo dell’autocertificazione in sostituzione dei certificati medici e sanitari.

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 d - Assenza facoltativa per gravidanza e puerperio:
Ai fini del riconoscimento di periodi non coperti da contribuzione, l’istante che intenda avvalersi di dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, per documentare l’assenza dal servizio per maternità facoltativa o malattia del figlio, dovrà far riferimento all’esistenza e durata di un rapporto di lavoro già accertato e certificato dal Datore di lavoro, presso il quale dovrà essere reperita documentazione di data certa, nel rispetto delle norme che regolano l’accredito di tale contribuzione.
    

L’interessato potrà avvalersi della facoltà di presentare dichiarazioni sostitutive dello stato di famiglia e dell’atto di nascita del figlio, in luogo delle rispettive certificazioni rilasciate dalla competente autorità, ma non potrà avvalersi in alcun modo dell’autocertificazione in sostituzione dei certificati medici e sanitari.

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 e - Riscatto Laurea:

Ai fini dell’accoglimento della domanda di riscatto, nessuna autocertificazione può sostituire il Certificato di Laurea contenente l’indicazione degli Anni accademici di riferimento.

Qualora l’interessato non presenti detta certificazione il responsabile del procedimento presso l’Istituto provvederà d’ufficio alla sua acquisizione presso l’Università indicata dallo stesso interessato.

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 f - Costituzione di Rendita vitalizia:
Ai fini dell’accoglimento dell’istanza, nulla è innovato: l’interessato dovrà dimostrare l’esistenza del rapporto di lavoro e la sua durata, con documentazione di data certa.
   
Potranno essere presentate dichiarazioni sostitutive in luogo dell’atto di notorietà previsto per le prove testimoniali.

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 g - Riscatto per Lavoro all’estero:
Ai fini dell’accoglimento dell’istanza, l’interessato dovrà dimostrare l’esistenza del rapporto di lavoro e la sua durata, con documentazione di data certa, sulla base delle norme preesistenti.
   
Potranno essere presentate dichiarazioni sostitutive in luogo degli atti di notorietà previsti per eventuali prove testimoniali.

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 h - Dichiarazioni attestanti la qualità di legale rappresentante, tutore, curatore, etc...:
Per quanto attiene alle dichiarazioni attestanti la qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore o simili, in ogni caso dovranno essere annotati gli estremi di un documento di identificazione in corso di validità del dichiarante.

Per il caso di dichiarazione attestante la qualità di rappresentante, si rammenta che atti comportanti manifestazioni di volontà o atti di disposizione potranno essere disposti personalmente dal titolare o sulla base di una specifica, formale procura dello stesso.

Qualora oggetto di richiesta siano informazioni o dati di carattere riservato o comprese nel regime di tutela di cui alla legge 31 dicembre 1996, n. 675, continuano a trovare applicazione le disposizioni in materia di accertamento della legittimazione del soggetto richiedente e di enunciazione del motivo e dell’interesse all’accesso impartite nel Regolamento per la disciplina del diritto di accesso adottato dall’INPS in base alla legge 7 agosto 1990, n. 241 (v. circ. n. 117 del 18 aprile 1994, in A. U. 1994), nonché le disposizioni in materia di "comunicazione" dei dati di cui all’art. 27 della citata legge n. 675/1996.

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 i - Documentazione da produrre ai datori di lavoro per pratiche di prestazioni a pagamento diretto

Il rifiuto delle dichiarazioni sostitutive, quando esse possono essere prodotte in base alla legge o a regolamento, costituisce violazione dei doveri d'ufficio.

L'obbligo di accettare le dichiarazioni sostitutive non sussiste, invece, per i privati, per i quali rimane in facoltà di richiedere le certificazioni di volta in volta necessarie o di accettare, in loro luogo, le dichiarazioni sostitutive.
   
Tuttavia ai datori di lavoro che per conto dell’Istituto sono tenuti ad anticipare agli aventi diritto prestazioni economiche (A.N.F., indennità di malattia e maternità), i cui importi sono successivamente posti in detrazione dai versamenti contributivi, possono essere presentate, quale documentazione valida ai fini del conseguimento delle prestazioni stesse, le dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto notorio.
In questi casi potranno essere effettuati dall’INPS, anche presso le aziende, controlli volti ad accertare la veridicità delle circostanze oggetto delle predette dichiarazioni.

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 l - Documentazione delle domande di indennità di maternità:

L’art. 15, 1° comma, del D.P.R. n. 1026/1976 prevede che per fruire dei diritti conseguenti al parto la lavoratrice, a corredo della richiesta, debba presentare all’INPS e al datore di lavoro il certificato di assistenza al parto dal quale risulti la data dell’evento.

Tenuto conto, tuttavia, che il certificato stesso contiene, oltre al dato predetto, necessario alla definizione della domanda, ulteriori notizie, non rilevanti ai fini della trattazione della pratica, quali lo stato civile della madre, il nome del padre e informazioni sanitarie relative allo stato di salute della madre e del bambino, già precedentemente era stata riconosciuta alla lavoratrice la facoltà di presentare all’INPS, in sostituzione del certificato di assistenza al parto, un certificato di stato di famiglia, ovvero una dichiarazione dello stesso sostitutiva contenente esclusivamente i dati necessari alla trattazione della pratica. 

Nel rispetto della tutela della privacy cui la lavoratrice ha comunque titolo in base alla l. 31.12.1996, n 675, si dispone che la stessa possa documentare la richiesta di indennità rivolta al datore di lavoro o mediante un certificato di assistenza al parto, previa cancellazione dei dati riservati e non necessari, atteso che quelli indispensabili sono la data di nascita del bambino e le generalità della madre, ovvero mediante un estratto del certificato di stato di famiglia contenente esclusivamente i dati predetti. 

Inoltre, in applicazione del principio generale in base al quale e’ consentito esclusivamente il trattamento dei dati necessari, con esclusione dei dati eccedenti (l. 31.12.1996, n. 675, art. 9), nei casi in cui venga richiesta la produzione di una sentenza o di altro provvedimento giurisdizionale contenente disposizioni in merito all’ affidamento o all’adozione del minore, sarà sufficiente che della sentenza o del provvedimento vengano prodotte quelle parti del dispositivo contenenti gli elementi strettamente necessari alla trattazione della pratica.

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 m - Documentazione per i trattamenti di famiglia:
Le considerazioni che precedono in merito alle sentenze o ai provvedimenti contenenti disposizioni riguardanti l’affidamento o l’adozione del minore valgono anche con riferimento alla documentazione da produrre a corredo delle richieste di trattamenti di famiglia rivolte direttamente ai datori di lavoro.

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 n - Deleghe alla riscossione delle pensioni o di altre prestazioni o somme poste in pagamento:
Considerata la particolare delicatezza della materia, a garanzia della sicurezza e regolarità dei pagamenti e nell’interesse degli stessi pensionati o dei titolari della prestazione o del diritto al pagamento, si dispone che la sottoscrizione delle deleghe da parte dei titolari continui ad essere autenticata dal dipendente INPS che la riceve o dagli altri soggetti abilitati, secondo le modalità e la modulistica in uso.

Sulla base di quanto sopra esposto per i casi di impedimento alla sottoscrizione si dispone che nel caso in cui la delega venga rilasciata da persona che non sappia firmare o sia fisicamente impedita a sottoscriverla, la stessa possa essere ugualmente raccolta dal funzionario competente a ricevere la documentazione, previo accertamento e annotazione dell’identità di chi la rilascia; di seguito alla formula di delega e di identificazione, dovrà essere apposta l’attestazione che la stessa e’ stata resa dalla persona identificata, facendo menzione della causa che ne impedisce la sottoscrizione. 

Al riguardo si precisa che la disposizione che precede trova applicazione esclusivamente nei casi in cui si tratti di impedimento fisico o di analfabetismo per cui rimangono esclusi i casi di incapacità di intendere e di volere, in relazione ai quali continuerà a trovare applicazione la disciplina in vigore (cfr,. art. 8 della legge n. 15/1968) in materia di tutela, di curatela e potestà genitoriale. 

Si fa presente, infine, che in base all’esenzione di cui all’art. 9 dell’allegato b) –Tabella, del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642 (all. 4) l’imposta di bollo non e’ dovuta.

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o - Dichiarazioni sostitutive di cittadini italiani e di cittadini comunitari:
Nei confronti dei cittadini della Comunità Europea che si avvalgano della facoltà di presentare dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto notorio si applicano le stesse modalità previste per i cittadini italiani. 

Il D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 403 precisa che destinatari delle disposizioni sono i cittadini italiani e i cittadini comunitari, senza alcuna limitazione o distinzione in ordine al luogo di residenza. 

Ne deriva che la semplificazione delle certificazioni amministrative recata dalla menzionata normativa ha una portata generale tale da comprendere i cittadini italiani e i cittadini comunitari, anche se residenti all’estero. 

Il Dipartimento della Funzione Pubblica presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri, cui e’ stato richiesto un parere in proposito, nel confermare tale portata generale della normativa, ha precisato che i destinatari della medesima non dovranno più recarsi presso i rispettivi Consolati o Uffici locali per l’autenticazione della sottoscrizione delle dichiarazioni autocertificative o di quelle sostitutive di atto notorio, ma potranno spedire le stesse all’INPS unitamente ad una fotocopia di un proprio valido documento di identità 

In relazione a quanto suesposto, le strutture dell’INPS, nell’applicare la normativa in esame si atterranno d’ora in poi alle seguenti istruzioni.
   
Ai cittadini italiani ed ai cittadini comunitari residenti all’estero (anche in paesi diversi da quelli di cui sono cittadini) non dovranno essere richieste certificazioni o autocertificazioni autenticate essendo sufficiente che gli interessati inviino all’INPS le dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà, unendovi la fotocopia di un documento di identità in corso di validità.

Tale procedimento sarà seguito anche nel caso di dichiarazioni autocertificative riguardanti l’esistenza in vita. 

L’art. 11 del D.P.R. n. 403/1998 impone alle amministrazioni destinatarie delle autocertificazioni l’obbligo di effettuare controlli, anche a campione, diretti ad accertare la veridicità delle dichiarazioni degli interessati. 

In ogni caso, a prescindere dall’effettuazione dei predetti controlli a campione, nei casi in cui sulla base di elementi obiettivi, esistano fondati dubbi sulla veridicità delle dichiarazioni autocertificative, potranno essere richiesti i necessari riscontri alle istituzioni estere competenti o alle rappresentanze diplomatiche italiane, cui sono state fornite istruzioni in proposito dal Ministero degli Affari Esteri con circolare n. 4 del 12 aprile 1999. 

In detta circolare e’ previsto, tra l’altro, che, laddove, stante le frequenti difficoltà delle stesse rappresentanze a svolgere accertamenti presso gli Uffici esteri non sia possibile ottenere le necessarie conferme, gli enti potranno richiedere direttamente agli interessati la certificazione estera. 

In applicazione della predetta circolare ministeriale nei casi in cui sussistano fondati dubbi sulla veridicità della dichiarazione, sarà richiesto alle istituzioni dei paesi convenzionati di confermare la veridicità delle notizie in loro possesso, richiamandosi, a tal fine, alla collaborazione amministrativa stabilita dagli stessi accordi di sicurezza sociale. 

Qualora tali richieste di collaborazione non diano buon esito o si tratti di verificare dichiarazioni di residenti in paesi non convenzionati, le richieste potranno essere rivolte alle Rappresentanze diplomatiche e consolari presenti negli stati interessati. 

Ove neppure da dette Rappresentanze riescano ad ottenere i riscontri richiesti, sarà richiesta agli stessi interessati di far pervenire la documentazione estera, precisando che si tratta di controllo previsto dalla legge.

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 p - Dichiarazioni sostitutive presentate da cittadini stranieri:
I cittadini extracomunitari residenti in Italia secondo le disposizioni contenute nel Regolamento anagrafico approvato con D.P.R. 30 maggio 1989, n. 223 possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive in parola limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani.

Ne deriva che non possono far ricorso alla autocertificazione quei cittadini extracomunitari residenti in Italia che debbano comprovare stati, fatti e qualità personali di familiari residenti all’estero. 

In tali casi, pertanto, dovrà essere prodotta la certificazione estera (v. circ. n. 99 del 26 aprile 1993, p. 3.6). 

Per quanto riguarda i cittadini extra comunitari residenti all’estero, sia che risiedano nei paesi di origine che in paesi diversi da questi, tenuto conto di quanto precisato dal Dipartimento della Funzione Pubblica, continuerà ad applicarsi la circolare n. 1092 del 27 dicembre 1984 e, pertanto, potranno essere riconosciute valide e accettate dagli uffici dell’INPS soltanto le dichiarazioni autenticate dalle autorità preposte a tale funzione in base alle rispettive normative nazionali, la cui competenza in materia risulti confermata dalla prevista attestazione consolare.

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Ulteriori disposizioni

Si richiama l'attenzione sulle seguenti, ulteriori disposizioni contenute nella legge n. 127/1997, volte a disciplinare i rapporti con il pubblico:

  • i certificati attestanti stati e fatti personali non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata; in caso diverso la validità e' di 6 mesi (art. 2, c. 3);
  • i certificati anagrafici e di stato civile sono ammessi anche oltre i limiti di validità nel caso in cui l'interessato dichiari che le informazioni in essi contenute non hanno subito modificazioni dalla data del rilascio, con facoltà per l'amministrazione di effettuare verifiche ai fini dell'applicazione delle sanzioni ex art. 26 l. n. 15/1968 (l. n. 127/1997, art. 2, c. 4);
  • rimangono in vigore le disposizioni inerenti all’autenticazione, dietro esibizione dell’originale, di documentazioni per copia conforme (art. 14, l. 4.1.1968, n. 15; art. 3, 4°c.; D.P.R. 20.10.1998, n. 403);
  • l'ufficio ricevente, a richiesta dell'interessato, può legalizzare le fotografie prescritte per il rilascio di documenti personali, purché presentate personalmente;
  • i dati relativi al cognome, nome, luogo di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza attestati in documenti di riconoscimento in corso di validità hanno lo stesso valore probatorio dei relativi certificati ed e' fatto divieto di richiedere le certificazioni stesse nei casi in cui, all'atto della presentazione dell'istanza, sia richiesta l'esibizione di un documento di riconoscimento contenente gli stessi dati. E' fatta salva la facoltà di verifica e, nel caso in cui i dati abbiano subito variazioni rispetto a quelli contenuti nel documento, si applicano le sanzioni di cui all'art. 489 del c. p. (Uso di atto falso);
  • e' fatto divieto alle P.A. ex art. 1 D. L.vo. n. 29/93 (gli enti pubblici non economici sono compresi) di richiedere l'autenticazione della sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per l'assunzione nelle pubbliche amministrazioni (art. 3, c. 5).

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