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Messaggio numero 2136 del 22-01-2010

  
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Direzione Centrale Organizzazione

Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici

 





         Roma, 22-01-2010



         Messaggio n. 2136

 


 

OGGETTO:

gestione delle comunicazioni tramite PEC.

Come noto è in corso un radicale e profondo cambiamento nell’uso degli strumenti di comunicazione e trasmissione dei documenti, reso oggi possibile dall’elevato grado di maturità raggiunto dalle tecnologie utilizzate e dalla contestuale emanazione di norme che disciplinano e regolamentano tali strumenti.

In questo contesto si è assistito ad un crescente utilizzo della posta elettronica in sostituzione dei mezzi più tradizionali come la posta ordinaria, il fax ed i corrieri, ma è con l’introduzione della Posta Elettronica Certificata o PEC da parte del legislatore che si realizza un vero e proprio cambiamento epocale, in grado di influenzare profondamente non solo i tradizionali flussi comunicativi, ma anche le attività, i processi e le procedure che da essi dipendono.

L’estrema semplicità e comodità della posta elettronica ordinaria è stata pertanto arricchita di quelle caratteristiche di sicurezza e di certificazione (sia per quanto riguarda l’avvenuto/mancato  invio che per l’avvenuta/mancata consegna) che hanno consentito di farne uno strumento in grado di dare valore legale alle comunicazioni effettuate per suo tramite. La comunicazione che avviene tra due caselle di Posta Elettronica Certificata ha infatti lo stesso valore legale di una Raccomandata con Ricevuta di Ritorno.

A sostegno di questo nuovo importante strumento di comunicazione, sono state emanate diverse norme cui si rimanda per la consultazione in dettaglio:

-  il DPR 28/12/2000 n.445 istituisce l’obbligo per le amministrazioni pubbliche di dotarsi di un sistema PEC e all’art. 14 comma 3 stabilisce l’equivalenza di notifica di tali comunicazioni con la notifica a mezzo posta;

-  il DPR 11/02/2005 n.68 disciplina caratteristiche e modalità dei servizi di trasmissione PEC sia fra amministrazioni pubbliche che con i privati cittadini;

-  nel DL 07/03/2005 n. 82 noto come “Codice dell’Amministrazione Digitale”, in vigore già dal 1 Gennaio 2006, è ulteriormente ribadito il valore legale delle comunicazioni che avvengono tramite Posta Elettronica Certificata;

-  con Decreto Ministeriale 02/11/2005 e successive integrazioni vengono emesse le regole tecniche per la formazione, trasmissione e validazione anche temporale della Posta Elettronica Certificata;

-  con la Circolare CNIPA del 24/11/2005 n.49 vengono definiti gli aspetti generali ed i requisiti tecnico-funzionali del servizio e l’interoperabilità fra i diversi gestori di Posta Elettronica Certificata;

-  nell’ art. 16bis comma 6 della Legge 2/2009 la valenza legale e giuridica della PEC viene equiparata alle raccomandate con ricevuta di ritorno.

Nel contesto brevemente citato, l’Istituto si è dotato di un sistema di Posta Elettronica Certificata introdotto con messaggio Hermes INPS.HERMES.26/03/2007.0007838 che, come noto, ha portato all’istituzione di una casella PEC per ogni Struttura INPS o AOO (Area Organizzativa Omogenea), sia centrale che periferica, il cui titolare è il Direttore della struttura. Il sistema è stato in seguito disciplinato con la circolare 72/2009, che ha ribadito, fra l’altro, l’importanza del presidio delle caselle di PEC ai sensi di legge.

Nell’ambito del contesto sopra brevemente richiamato, si ritiene opportuno e importante richiamare l’attenzione di tutti i destinatari in indirizzo su alcuni punti, di seguito riportati, allo scopo di garantire una corretta gestione del sistema e di facilitarne al contempo l’utilizzo.

1. RICHIESTE PERVENUTE TRAMITE PEC

Ogni richiesta che pervenga all’Istituto per via telematica tramite Posta Elettronica Certificata deve essere gestita  esattamente come una richiesta fatta tramite Raccomandata con Ricevuta di Ritorno, dando luogo alle stesse azioni, scadenze e procedimenti.

A tal fine si ritiene necessario precisare che sono da considerarsi allo stesso modo le comunicazioni pervenute da indirizzi di “PEC al Cittadino” (la Posta Certificata erogata dall’Istituto per conto del Ministero per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione ai sensi del protocollo d’intesa firmato il 30/09/2009) e quelle provenienti da qualsiasi altro sistema di PEC, pubblico o privato.

E’ pertanto da considerarsi esclusa ogni forma di differenziazione implicita o esplicita nel trattamento di tali comunicazioni in funzione del sistema di PEC originatore delle stesse, in quanto in virtù di quanto sopra esposto sono tutte indifferentemente da considerarsi alla pari di raccomandate con ricevuta di ritorno.

2. EVIDENZA DEI MESSAGGI DI PEC RICEVUTI

Allo scopo di facilitare il riconoscimento e la gestione delle comunicazioni PEC pervenute da parte di specifiche e riconosciute tipologie di mittenti rispetto alle altre presenti nella vista standard Posta in Entrata, saranno implementate apposite viste dedicate. Saranno pertanto disponibili a breve le viste relative alle comunicazioni pervenute da parte dei Cittadini e dei Consulenti del Lavoro, già in fase di realizzazione, che si presenteranno come nuove cartelle di posta alla pari delle altre.

Il sistema sarà implementato analogamente con ulteriori viste personalizzate, mano a mano che saranno note le specifiche di PEC per ulteriori categorie di mittenti di particolare interesse per l’Istituto (Aziende, Medici, Patronati, etc.), in modo da facilitare ulteriormente la gestione delle comunicazioni relative.

3. DELEGA ALL’USO DELLA PEC

Si ricorda che, sebbene il titolare di ciascuna casella PEC attiva in Istituto sia il Direttore della struttura, allo scopo di condividerne il presidio e/o suddividere l’attività di gestione relativa in base alle proprie specifiche esigenze ed ai propri criteri organizzativi, è prevista nel sistema la funzione di delega.

Il Direttore della struttura può pertanto delegare l’accesso e la gestione della casella, ovvero di un singolo messaggio e a breve di una singola cartella PEC della sua struttura (esclusa la funzione stessa di delega) ad uno o più collaboratori, tramite il menù “Azioni (Operazioni)\Strumenti\Imposta Delegati (Direttore)” che si trova all’interno della casella PEC stessa (o del singolo messaggio nel caso di questo tipo di delega).

4. NOTIFICHE DEI MESSAGGI PEC

Allo scopo di facilitare la gestione del sistema senza dover costantemente consultare e presidiare sia la casella di posta individuale che quella di posta certificata, il sistema ha un apposito sistema di notifica. Ogni messaggio PEC ricevuto viene infatti notificato tramite l’invio di un’apposita mail ordinaria nella casella di posta elettronica propria di tutti i nominativi abilitati alla sua gestione (Direttore e delegati).

Ove necessario, il Direttore della struttura può disabilitare l’invio delle notifiche al suo indirizzo, con lo stesso menù “Azioni (Operazioni)\Strumenti\Imposta Delegati (Direttore)” di cui al punto precedente, nel qual caso dovrà accedere direttamente alla casella PEC per verificare la presenza di nuove comunicazioni.

La notifica delle comunicazioni PEC non può essere disattivata per i delegati.

 

Si invitano i destinatari della presente a dare diffusione di quanto sopra presso i propri collaboratori, con particolare riferimento a tutte le figure professionali preposte alla gestione delle comunicazioni con l’esterno.

Il riferimento tecnico per la Posta Elettronica Certificata è l’ing. Lorenzo Rinaldi (Lorenzo.rinaldi@inps.it).

 

 

                                                                           IL  DIRETTORE GENERALE

                                                                               Nori