FAQ - Fatturazione elettronica

Cosa s'intende per fatturazione elettronica verso le PA?

La fatturazione elettronica verso le pubbliche amministrazioni (fatturaPA) è un processo previsto dalla legge 244/2007 e disciplinato nel dettaglio dal decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze 3 aprile 2013, n. 55. In base a questa normativa tutte le forniture di beni e le prestazioni di servizi effettuate nei confronti delle pubbliche amministrazioni devono obbligatoriamente essere certificate da una fattura elettronica PA realizzata secondo un determinato formato XML (si può consultare la sezione sulla documentazione di fatturaPA).


Da quando scatta l'obbligo di emettere la fatturaPA?

Per i fornitori di ministeri, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza e assistenza sociale tale obbligo è in vigore dal 6 giugno 2014. Dal 31 marzo 2015 l'obbligo è esteso a tutte le altre amministrazioni pubbliche.


Quali sono le conseguenze della mancata emissione della fatturaPA?

Dal 31 marzo 2015 tutte le pubbliche amministrazioni non possono accettare fatture emesse o trasmesse in formato cartaceo e quindi procedere al pagamento, neppure parziale, sino all'invio del documento in forma elettronica. La fatturaPA va firmata digitalmente dal fornitore (o da un suo delegato) e, a seguito della sua emissione, sia i fornitori della PA che la PA stessa sono obbligati alla conservazione digitale. 


Dove sono reperibili tutte le informazioni sulla fatturazione elettronica?

Le informazioni sulla fatturazione elettronica sono disponibili sul sito www.fatturapa.gov.it


È richiesto un formato specifico per la fattura elettronica verso la PA? 

Per la fattura elettronica viene richiesto il formato XML (eXtensible Markup Language). Si può consultare la sezione sulla documentazione di fatturaPA e la sottoscrizione con firma digitale.


Come si trasmette una fattura elettronica? 

La fattura elettronica destinata a una Pubblica Amministrazione deve essere inviata attraverso il Sistema di Interscambio realizzato e gestito dalla Agenzia delle Entrate/SOGEI su incarico del Ministero dell'Economia e delle Finanze.


Cos'è il Sistema di Interscambio? 

Il Sistema di Interscambio (SdI), unico canale di trasmissione riconosciuto dalla PA, è un sistema informatico in grado di ricevere le fatture sotto forma di file, effettuare controlli formali sui file trasmessi dai fornitori e inoltrare i documenti alla PA.


Come si capisce se la fattura elettronica è stata recapitata al destinatario? 

I controlli che vengono effettuati sono di due tipi: il primo è formale e avviene sul nostro sistema che dà risposte immediate sulla correttezza del file caricato; il secondo entra nel merito dei contenuti, comprende una serie di notifiche che il SdI invia alla casella PEC della farmacia. Le principali notifiche di questo secondo controllo sono:

  1. notifica di consegna;
  2. notifica di mancata consegna, quando il file superi i controlli, ma non può essere recapitato al destinatario; in questo caso sarà compito del SdI contattare la PA destinataria affinché provveda tempestivamente alla risoluzione del problema;
  3. notifica di esito, quando il destinatario dovesse inviare al SdI una “notifica di esito committente” (ad esempio per rifiuto di una fattura il SdI ripete il messaggio al trasmittente).

Cosa si intende per firma digitale?

La firma digitale è l'insieme dei dati in forma elettronica, utilizzati come metodo di identificazione informatica e viene apposta su ogni singola fattura elettronica per garantirne l'integrità e l'autenticità da parte di chi emette la fattura. È fatto obbligo a tutti i fornitori di dotarsi di tale tecnologia digitale.


Cosa si intende per conservazione digitale?

La conservazione digitale è una procedura legale/informatica in grado di garantire nel tempo l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità di un documento informatico (decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 3 dicembre 2013).


A cosa serve l'IPA?

L'IPA, Indice Pubblica Amministrazione, assegna un codice univoco per mezzo del quale è permessa l'identificazione univoca dell'ufficio/Amministrazione preposto al ricevimento della fattura elettronica. Pertanto, tutte le pubbliche amministrazioni devono essere censite dall'IPA e hanno l'obbligo di comunicare il relativo codice univoco a tutti i propri fornitori. Senza il codice univoco della Pubblica Amministrazione destinataria (nel nostro caso UF5HHG) non è possibile emettere la fattura elettronica.


Cosa bisogna fare se si riceve una notifica di errore nell'XML?

Se si riceve una notifica di scarto del file XML, la fattura non ha superato i controlli formali e non è stata inviata al Sistema di Interscambio. In questo caso si dovrà correggere l'errore e inviare un XML corretto mantenendo il numero fattura originario.


Cosa bisogna fare se si riceve una “notifica di esito” con cui la fattura viene “rifiutata” da parte dell'ente destinatario?

Si dovrà contattare l'ente per conoscere l'errore della fattura e adottare le conseguenti azioni correttive. 


Se qualcosa non ha funzionato, dove arrivano le notifiche di errore? 

Se l'errore è relativo agli aspetti formali legati al formato del file che si tenta di trasmettere, sono visualizzati direttamente dal video al momento in cui si prova a caricare la fattura. In questo caso, il sistema non permette di caricare la fatturaPA e, pertanto, bisogna attivarsi anche con l'ausilio della propria software house per capire dov'è l'errore. Se, invece, la fatturaPA è stata caricata, la notifica di errore è rilasciata dal Sistema di Interscambio e si riceverà una mail nella propria casella PEC. La medesima notifica sarà, inoltre, disponibile nella sezione “Archivia fatture” del servizio di fatturazione elettronica di INPS.


Come bisogna numerare le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione? 

Le fatturePA devono avere una numerazione progressiva separata rispetto alla numerazione utilizzata per le fatture cartacee. Si consiglia di indicare sempre il codice SdI assegnato alla fatturaPA.


Come si fa a produrre il file XML della fattura? 

L'emittente la fattura dovrà avvalersi di appositi software idonei all'invio della fattura elettronica oppure utilizzare il nuovo servizio gratuito attivato dall'Agenzia dell'Entrate (Comunicato stampa del 1 luglio 2016), che rende disponibile un'applicazione per generare, trasmettere e conservare online le fatture tra privati e con la pubblica amministrazione.


Come si fa a visualizzare/stampare le mie fatturePA? 

Nel servizio rilasciato da INPS è previsto un pulsante “Archivio” selezionando il quale si potrà accedere a tutte le fatture pervenute.

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