Istituto Nazionale della Previdenza Sociale |
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Circolare numero 97 del 28-06-2019 |
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Direzione Centrale Ammortizzatori Sociali
Direzione Centrale Entrate e Recupero Crediti Direzione Centrale Organizzazione e Sistemi Informativi Direzione Centrale Pensioni Direzione Centrale Pianificazione e Controllo di Gestione Direzione Centrale Risorse Umane Direzione Servizi agli Utenti
INDICE
1. Premessa
Il 1° maggio 2010 sono entrati in vigore i regolamenti (CE) n. 883/2004 e n. 987/2009, che hanno sostituito, rispettivamente, i regolamenti (CEE) n. 1408/71 e n. 574/72. I regolamenti comunitari di sicurezza sociale si applicano ai ventotto Stati dell’Unione europea, cui si aggiungono i tre Stati dello Spazio Economico Europeo (Islanda, Liechtenstein e Norvegia) e la Svizzera. In quanto Stato membro dell’Unione europea, l’Italia applica la normativa comunitaria in materia di sicurezza sociale nei rapporti con gli Stati sopra citati. I regolamenti UE contengono disposizioni in particolare in materia di prestazioni pensionistiche e non pensionistiche, legislazione applicabile, distacchi e recuperi di contributi e prestazioni indebite, ciascuno dei quali è identificato come un distinto settore di applicazione della previdenza sociale (social security). Ne consegue che le attività dell’Istituto legate all’applicazione della normativa citata interessano in modo trasversale i processi primari gestiti nell’ambito delle tre Direzioni centrali di prodotto: Pensioni, Ammortizzatori sociali ed Entrate e recupero crediti. In attuazione dei citati regolamenti, a far data dal 3 luglio 2019, lo scambio d’informazioni e dati tra Istituzioni europee di sicurezza sociale, per pratiche relative a lavoratori o pensionati, potrà avvenire per via telematica, utilizzando il sistema europeo EESSI (Electronic Exchange Social Security Information).
2. Sistema EESSI (Electronic Exchange Social Security Information)
Con l’entrata in vigore del sistema europeo EESSI, gli Stati c.d. EESSI ready dovranno utilizzare, per lo scambio di dati e informazioni, i Business Use Cases (BUC) approvati dalla Commissione Amministrativa e realizzati tramite scambio di Structured Electronic Document (SED). A tal proposito, si precisa che uno Stato membro è considerato EESSI ready per un determinato BUC, quando tutte le Istituzioni competenti sono pronte a scambiarlo telematicamente (cfr. il successivo paragrafo 7). Nel nuovo sistema EESSI ogni processo amministrativo prevede le seguenti due categorie di partecipanti:
Il case owner è l’Istituzione che avvia il processo di lavoro (BUC) tramite l’invio del primo SED previsto nel relativo BUC. Il counterparty è l’Istituzione destinataria del primo messaggio elettronico partecipante a quel processo di lavoro (BUC). Le domande sono inviate all’Istituzione “controparte” (counterparty) attraverso l’apertura di una sessione di lavoro (caso/pratica) riconducibile ad uno specifico BUC, che, al suo interno, può contenere dei sotto-processi, suddivisi in ulteriori specifici BUC, relativi a informazioni/funzionalità trasversali a tutti i settori, per questo denominati Horizontal, Administrative e Miscellaneous (Allegato n. 1). I documenti ufficiali di EESSI indicano, per ciascun tipo di BUC, quali SED possono essere inviati in base al flusso d’informazioni che descrivono, quale Istituzione deve emetterli, quanti sotto-processi possono essere attivati, ecc. A partire dal 3 luglio 2019, tutti gli scambi di dati tra Istituzioni europee di sicurezza sociale avverranno attraverso il sistema EESSI, utilizzando i BUC e SED sopra indicati. Sulla base del settore o del relativo BUC, le pratiche in questione dovranno essere gestite mediante la piattaforma RINA, fornita dalla Commissione europea, e resa disponibile nel sito intranet dell’Istituto o con applicazioni nazionali debitamente modificate o sviluppate ad hoc. Gli applicativi previsti per lo scambio, attraverso il collegamento con la banca dati europea c.d. “Institution Repository (IR)”, permetteranno all’operatore di individuare l’Istituzione destinataria competente. Al fine di garantire l’operatività del sistema EESSI sono stati predisposti appositi programmi di formazione del personale coinvolto, in parte già effettuati, e definito un assetto organizzativo a supporto, come di seguito descritto.
3. Presidio del sistema EESSI
Le attività dell’Istituto legate all’applicazione della normativa comunitaria di cui ai regolamenti (CE) n. 883/2004 e n. 987/2009, interessano in modo trasversale i processi istituzionali, riguardando i settori Pensioni, Ammortizzatori Sociali ed Entrate, nonché il settore Recuperi contributi e prestazioni indebite. Di seguito si forniscono, con riferimento ai suddetti settori, le prime indicazioni organizzative volte ad assicurare il corretto presidio della gestione, per via telematica, degli scambi di dati e informazioni tra l’INPS e le Istituzioni degli altri Stati coinvolti nel sistema EESSI in materia di sicurezza sociale.
3.1 Settore Pensioni
Per i casi in cui l’Istituto è “controparte”, si conferma l’attuale organizzazione in Poli territoriali specializzati per i residenti all’estero, competenti per le istanze dei residenti all’estero provenienti da Istituzioni di Stati membri dell’Unione europea, SEE e Svizzera (cfr. la circolare n. 100/2003 come successivamente modificata ed integrata dalle circolari e dai messaggi pubblicati in materia dall’Istituto). Per le istanze provenienti dai residenti in Italia, per i quali l’Istituto è “titolare-proprietario del caso”, l’operatività rimane affidata ai Poli territoriali specializzati per i residenti in Italia, laddove costituiti, o in alternativa alle Strutture territoriali che già attualmente gestiscono le pensioni in regime comunitario. Ad ogni modo, le Direzioni regionali (DR) e di coordinamento metropolitano (DCM) potranno proporre alla Direzione centrale Organizzazione e sistemi informativi (DCOSI) e alla Direzione centrale Pensioni (DCP), a numero invariato di posizioni organizzative, di polarizzare ulteriormente, in ambito regionale o interregionale, la gestione delle domande dei residenti in Italia, anche attraverso l’eventuale ampliamento delle competenze dei Poli territoriali specializzati per i residenti all'estero. La DCOSI e la DCP verificheranno la coerenza della proposta organizzativa e, ciascuna per gli aspetti di competenza, procederà ai conseguenti adempimenti. Sia nei casi in cui l’Istituto è “controparte” che in quelli in cui è “titolare-proprietario del caso”, le pratiche saranno elaborate e scambiate con le Istituzioni degli Stati coinvolti in EESSI, nell’ambito del rispettivo BUC, con l’applicativo nazionale National Application per le Convenzioni Internazionali (NACI), in corso di realizzazione. Fino alla realizzazione di tale applicativo, le Strutture territoriali competenti dovranno utilizzare, con le Istituzioni degli Stati che sono pronti a scambiare elettronicamente i dati (c.d. EESSI ready), la piattaforma RINA messa a disposizione dalla Commissione europea e resa disponibile nella intranet dell’Istituto. Nell’Allegato n. 2 sono indicati i BUC della serie P (Pensioni), per i quali l’Istituto può essere sia “titolare-proprietario del caso” che “controparte”.
3.2 Settore Ammortizzatori sociali (Disoccupazione, Prestazioni familiari, Malattia e Maternità). Rilascio documenti portatili U1-U2
Per quanto concerne il settore degli Ammortizzatori sociali, con l’avvio del sistema EESSI, lo scambio elettronico di dati e informazioni è assicurato dall’accentramento a livello regionale/di coordinamento metropolitano delle specifiche attività. Il nuovo assetto organizzativo si rende necessario per ottimizzare i nuovi flussi di lavoro, atteso che la gestione cartacea delle richieste (generiche, formulari serie E e Paper SED), presidiata finora da tutte le Strutture territoriali, per la generica diffusione sul territorio e per i volumi ancora non molto consistenti, oltre alla carenza di risorse dedicate, non ha consentito la customizzazione dei prodotti e la formazione di competenze specialistiche. Con l’avvio di EESSI, nelle more dello sviluppo di applicazioni nazionali specifiche, per lo scambio di dati e informazioni sarà utilizzata esclusivamente la piattaforma RINA, attraverso la quale gli operatori addetti potranno rispondere alle domande di servizio ricevute dall’estero o inviarne di nuove. Pertanto, le DR e le DCM saranno configurate quali “Istituzione competente” rispetto agli Stati interessati e cureranno, per ogni Struttura territoriale della regione/area metropolitana di riferimento, le specifiche interlocuzioni EESSI di competenza delle suddette Strutture, sia come “counterparty” che come “case owner”, nell’ambito di uno o più team della funzione manageriale “Ammortizzatori sociali”, individuati in base al settore di competenza. A tale riguardo le DR e le DCM avranno cura di comunicare alla DCOSI e alla Direzione centrale Ammortizzatori sociali (DCAS), per gli adempimenti di competenza, i team allo scopo individuati. I team in questione, che dovranno avere risorse adeguate a fronteggiare il carico di lavoro, cureranno per tutte le Strutture territoriali della regione/area metropolitana di riferimento l’attività di colloquio telematico per lo scambio, sia in entrata che in uscita, con le Istituzioni degli altri 31 Stati coinvolti nel sistema EESSI, di informazioni e dati relativi alla gestione delle domande, inclusa la compilazione dei SED all’interno dei BUC. Per quanto riguarda le prestazioni in argomento, tenuto conto degli adempimenti e delle fasi di lavorazione previste nei casi in cui debba essere applicata la normativa UE, le Strutture territoriali continueranno a gestire le domande di prestazioni italiane fino alla liquidazione delle stesse (per le prestazioni di disoccupazione NASPI, prestazioni familiari, ecc.), demandando alle competenze regionali o metropolitane la fase di trattazione internazionale. L’interazione con le Istituzioni dei Paesi interessati, pertanto, sarà di esclusiva competenza della Struttura regionale/metropolitana, che accede alla piattaforma RINA. Resta fermo che le attività di rilascio della certificazione sulle prestazioni di disoccupazione (documenti portatili U1 e U2), non rientrando nel sistema EESSI, continueranno ad essere di competenza delle singole Strutture territoriali, che avranno cura di ricevere le richieste degli utenti e potranno avere supporto tecnico-amministrativo dai referenti del team regionale/ metropolitano dedicato. Nell’Allegato n. 3 sono indicati i BUC della serie U/F/S (settori Disoccupazione/Prestazioni Familiari/Malattia-Maternità), per i quali l’Istituto può essere sia “titolare-proprietario del caso” che “controparte”.
3.3 Settore Entrate (trattazione dei flussi relativi al settore Legislazione applicabile. Rilascio documento portatile A1)
Le attività di rilascio della certificazione sulla legislazione applicabile (documento portatile A1), non rientrando nel sistema EESSI, continueranno ad essere di competenza delle Strutture territoriali all’interno della macro attività “Anagrafica e flussi” (cfr. la circolare n. 86 dell’11/06/2019). Per quanto riguarda, invece, la gestione degli scambi connessi ai BUC del settore Legislazione applicabile, le relative attività sono accentrate presso le DR e le DCM. In particolare, le DR, già sedi Polo per la gestione degli accordi di cui all’articolo 16 del regolamento (CE) n. 883/2004 (cfr. i messaggi n. 4547 del 8/2/2005 e n. 38623 del 24/11/2005), continueranno a trattare il flusso relativo al BUC LA _BUC _01 (eccezione art. 16 del reg. (CE) n. 883/2004) e, inoltre, cureranno, per le Strutture dell’area regionale di competenza, le specifiche interlocuzioni EESSI, sia come “controparte” che come “titolare - proprietario del caso”, anche per gli altri flussi, di seguito descritti:
Nello specifico, i Poli regionali, per conto delle Strutture territoriali dell’area regionale di competenza, cureranno la gestione di eventuali comunicazioni o richieste di maggiori informazioni (LA BUC 02 – LA BUC 03 – LA BUC 06) verso un’Istituzione estera, nonché la notifica dei distacchi/legislazione applicabile (LA BUC 04- LA BUC 05) mediante l’invio dei rispettivi SED (A009 e A010). In veste di “controparte”, inoltre, riceveranno le notifiche di distacco/legislazione applicabile provenienti dagli Stati di loro competenza (cfr. il messaggio n. 4992 del 12/12/2017). Le DR provvederanno a comunicare alla DCOSI e alla Direzione centrale Entrate e recupero crediti (DCERC), per gli adempimenti di competenza, il team nell’ambito del quale è attivo il Polo per la gestione degli accordi di cui all’articolo 16 del regolamento (CE) n. 883/2004. Per quanto riguarda, invece, le regioni/aree metropolitane presso cui non sono costituiti i Poli per la trattazione degli accordi di cui all’articolo 16 del regolamento (CE) n. 883/2004 (LA_BUC_01), le DR e le DCM agiranno in veste di Istituzione competente per gli scambi di informazioni previsti dai seguenti BUC:
In tale contesto, le DR e le DCM cureranno la gestione di eventuali comunicazioni o richieste di maggiori informazioni (LA BUC 02 – LA BUC 03 – LA BUC 06) verso un’Istituzione estera, provenienti dalle Strutture territoriali delle aree di competenza. Inoltre, per quanto riguarda i flussi LA BUC 04 e LA BUC 05, le predette Strutture provvederanno alla notifica dei distacchi/legislazione applicabile mediante l’invio dei relativi SED (A009 e A010). Le attività di collegamento EESSI si concentreranno, quale Istituzione competente, nell’ambito di uno dei team regionali e di coordinamento metropolitano della funzione manageriale “Entrate contributive, vigilanza documentale e ispettiva”. A tale riguardo le DR e le DCM avranno cura di comunicare alla DCOSI e alla DCERC, per gli adempimenti di competenza, il team allo scopo individuato, che dovrà avere risorse adeguate a fronteggiare il carico di lavoro. Gli scambi di informazioni fin qui descritti, nelle more dell’adeguamento delle procedure nazionali, avverranno attraverso la piattaforma RINA. Al riguardo, con specifico riferimento ai flussi di scambio previsti per i BUC LA BUC 04 e LA BUC 05, si fa presente che l’implementazione dell’applicazione nazionale è in una fase di avanzata realizzazione. Pertanto, le attività di scambio connesse ai predetti BUC saranno presidiate dalle Strutture citate (Poli regionali/DR/DCM) fino a quando non sarà completata l’implementazione della procedura nazionale, che gestirà in automatico sia la trasmissione che la ricezione dei SED di notifica (SED A009 notifica del distacco e SED A010 notifica della legislazione applicabile). Nell’Allegato n. 4 sono indicati i BUC della serie LA (settore Legislazione applicabile), nonché riepilogati i ruoli delle Strutture con riferimento alla gestione dello scambio dei dati in ambito EESSI.
3.4 Settore Recuperi contributi e prestazioni indebite
La normativa comunitaria (regolamento (CE) n. 883/2004 e regolamento (CE) n. 987/2009) prevede una disciplina specifica per il settore Recuperi contributi e prestazioni indebite. Nell’ambito del sistema EESSI sono previsti quindi anche i “BUC - Recovery” con i SED della serie R, che riguardano, in particolare, l’assistenza reciproca tra le Istituzioni per il recupero di prestazioni indebite pensionistiche e non pensionistiche o di contributi. Relativamente a tale disciplina, la gestione del flusso costituisce un’attività trasversale che coinvolge gli altri tre settori individuati con la presente circolare: Pensioni, Ammortizzatori sociali ed Entrate. In fase di avvio, in attesa delle implementazioni degli applicativi nazionali per il collegamento al sistema EESSI, lo scambio dei flussi relativi ai BUC “Recovery” potrà avvenire esclusivamente utilizzando la piattaforma RINA. Pertanto, considerata la trasversalità delle attività e tenuto conto del vincolo di utilizzo esclusivo della piattaforma RINA, anche tali BUC dovranno essere gestiti in modalità accentrata presso la DR o DCM, in base alle competenze funzionali. Saranno gestite, quindi, a livello di DR o DCM le attività dirette allo scambio di dati e informazioni con le Istituzioni competenti dei Paesi interessati, accreditate nel nuovo sistema EESSI, sia nel caso in cui l’Istituto sia “counterparty” che “case owner”. Laddove, invece, per la definizione della pratica oggetto del BUC “Recovery” sia necessario l’intervento delle competenti Strutture territoriali, queste ultime saranno coinvolte appositamente – utilizzando i consueti canali istituzionali - dalla DR o DCM per il prosieguo delle attività. Allo stesso modo saranno gestite le richieste di assistenza provenienti dalle Strutture territoriali da trasmettere alle competenti Istituzioni degli altri Paesi interessati. Le DR e le DCM comunicheranno a DCOSI, DCP, DCAS e DCERC la scelta organizzativa operata per il presidio degli specifici BUC, indicando il team individuato, che dovrà avere risorse adeguate a fronteggiare il carico di lavoro, ovvero la trattazione degli stessi ratione materiae. Nell’Allegato n. 5 sono indicati i BUC della serie R (settore Recuperi contributi e prestazioni indebite), per i quali l’Istituto può essere sia “titolare – proprietario del caso” che “controparte”.
4. Valorizzazione delle attività
Le attività conseguenti all’utilizzo del sistema EESSI saranno analizzate, a regime, dalla Direzione centrale Pianificazione e controllo di gestione per la corretta imputazione delle risorse impiegate e della produzione fra le DR, le DCM e le Strutture territoriali.
5. Aspetti tecnico-procedurali
Le DR e le DCM saranno dotate di una installazione della piattaforma RINA, utilizzabile dalle unità organizzative come sopra individuate, per la gestione dei BUC per i quali non sarà resa disponibile una specifica applicazione nazionale (ad esempio, NACI). Le istruzioni per l’utilizzo dell’applicazione RINA e per l’autorizzazione all’accesso sono illustrate nell’Allegato n. 6 alla presente circolare. Le DR e le DCM dovranno comunicare alla casella di Posta elettronica istituzionale EESSIUtentiRINA@inps.it gli utenti abilitati all’uso della piattaforma e il settore per i quali i medesimi saranno autorizzati alla gestione degli scambi. La piattaforma RINA consente a tutti gli utenti la visualizzazione di tutte le pratiche iniziate o ricevute dall’unità organizzativa competente; ogni utente potrà gestire solo quelle afferenti al settore per il quale è stato autorizzato dalla propria DR o DCM. Tutte le istanze di scambio ricevute come “counterparty” e le pratiche da iniziare come “case owner” dovranno essere prese in carico da un utente di RINA autorizzato, che ne gestirà tutte le fasi fino alla completa definizione. Un utente profilato come “Superuser” potrà riassegnare la pratica ad un altro utente qualora ciò si renda necessario. Nel caso in cui il SED ricevuto non sia di competenza dell’Istituto, ovvero sia di competenza di un altro Polo/Sede, esso dovrà essere tempestivamente inoltrato alla Istituzione o al Polo/Sede competente, al fine di essere adeguatamente gestito mediante il SED X007, come descritto nel citato allegato 6. La nuova modalità di gestione riguarderà solo le nuove pratiche; tutti gli scambi iniziati prima del 3 luglio 2019 dovranno essere definiti con le attuali modalità.
6. Trattamento dei dati
Relativamente all’aspetto della disciplina in materia di trattamento dei dati personali - di cui al regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento generale sulla Protezione dei dati), al decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101, e al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, così come modificato e integrato dal citato D.lgs n. 101/2018 - si chiarisce che gli utenti INPS abilitati all’utilizzo della piattaforma RINA sono designati quali “Persone autorizzate”, a norma dell’articolo 4, n. 10, del Regolamento UE e dell’articolo 2-quaterdecies del D.lgs n. 196/2003, così come modificato dal D.lgs n. 101/2018 (figura del trattamento riconducibile all’“Incaricato del trattamento” ai sensi del previgente art. 30 del D.lgs n. 196/2003). In tale ambito, come illustrato con la circolare n. 123/2015, ciascun dipendente è autorizzato al trattamento dei dati, anche appartenenti alle categorie di cui agli articoli 9 e 10 del Regolamento UE, attraverso “la documentata preposizione della persona fisica ad una unità per la quale è individuato, per iscritto, l'ambito del trattamento consentito agli addetti all'unità medesima”. Pertanto, al fine di un corretto presidio del sistema EESSI, il Direttore regionale/di coordinamento metropolitano, con apposito Ordine di servizio, disporrà quali dipendenti appartenenti alle Strutture territoriali di riferimento saranno abilitati all’uso della piattaforma RINA ed il settore per il quale i medesimi saranno autorizzati alla gestione degli scambi, nominandoli, nel contempo, “Persona autorizzata” ai sensi delle citate norme. L’ambito del trattamento di dati personali consentito all’operatore autorizzato è identificato e circoscritto attraverso la suddetta indicazione dello specifico settore di attività e, in tale cornice, sono individuati i tipi di dati personali che lo stesso è abilitato a trattare e le singole operazioni che può eseguire. Per le materiali operazioni sui dati, ciascuna “Persona autorizzata” deve puntualmente attenersi alle istruzioni impartite dal Titolare del trattamento (INPS) e dal Direttore della struttura di livello dirigenziale che lo ha nominato, nonché alle più generali istruzioni e linee guida, emanate per la disciplina dei trattamenti da parte degli incaricati del trattamento, indicate nell’Allegato n. 2 alla citata circolare n. 123/2015. Gli Ordini di servizio, una volta formalizzati, andranno trasmessi alla DCOSI e alle Direzioni di prodotto.
7. Deroghe
Al fine di garantire la continuità dell’attività amministrativa in tutti i settori sopraindicati e salvaguardare i diritti degli individui tutelati dalla regolamentazione comunitaria, sulla base delle indicazioni fornite in merito dalla Commissione Amministrativa, in deroga a quanto stabilito nei paragrafi precedenti, dal 3 luglio 2019, si prevede che, con le Istituzioni degli Stati che non siano EESSI ready per uno o più BUC, i dati relativi a tali BUC potranno essere scambiati con qualsiasi documento, anche se con formato o struttura obsoleti. Come già indicato, uno Stato membro è considerato EESSI ready per un determinato BUC, quando tutte le Istituzioni competenti sono pronte a scambiarlo telematicamente. La lista degli Stati membri EESSI ready sarà pubblicata nel portale intranet EESSIGate, dedicato a fornire informazioni relative agli scambi mediante l’infrastruttura EESSI. Il percorso da seguire per accedere a tale portale sarà comunicato successivamente. L’elenco degli Stati membri che saranno EESSI ready sarà costantemente aggiornato. Finché lo Stato membro non sarà dichiarato EESSI ready per un determinato BUC, le relative Istituzioni potranno effettuare gli scambi con le attuali modalità. Pertanto, sia nel caso in cui l’INPS partecipi come “counterparty” che nel caso in cui partecipi come “case owner”, anche dopo il 3 luglio, le Strutture territoriali dovranno continuare ad utilizzare le attuali modalità con le Istituzioni non pronte allo scambio telematico dei dati e che continueranno ad operare in modalità cartacea. In particolare, inoltre:
Con riferimento a tutti gli scambi iniziati con le vigenti modalità (supporto cartaceo o altre modalità telematiche), gli stessi dovranno essere definiti con le medesime modalità e non andranno importati in RINA o nell’applicazione nazionale che si renderà disponibile. Con successive comunicazioni saranno fornite indicazioni relativamente alla disponibilità di applicazioni nazionali ovvero integrazioni con funzionalità per la gestione di BUC aggiuntivi.
8. Contatti e caselle di supporto
Eventuali segnalazioni di carattere amministrativo dovranno essere inviate esclusivamente alla seguente casella istituzionale: EESSIHelp.amministrativo@Inps.it. Le segnalazioni legate all’uso dell’applicativo RINA dovranno, invece, essere inviate all’Help Desk istituzionale. Infine, segnalazioni sulle novità legate all’uso ed alle funzionalità di RINA, indicate dagli uffici competenti della Commissione europea, saranno inviate ai Poli ed ai singoli utenti abilitati agli scambi telematici dall’ing. Barbara Ingrosso - EESSI Single Point of Contact, contattabile all’indirizzo mail EESSIspoc@inps.it.
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