La rivoluzione del lavoro con Agile

Un nuovo approccio al lavoro, più dinamico e interattivo: è questa la grande rivoluzione che Agile ha portato all’interno di INPS.

Tale approccio si lega perfettamente al contesto che caratterizza l’Istituto. Agile, grazie al lavoro tra gruppi eterogenei, permette di pianificare il breve periodo per poi scoprire la soluzione passo dopo passo lungo il percorso. Questa, essendo il risultato delle continue interazioni tra i membri del gruppo, potrà variare rispetto all’idea iniziale.

Emanuele Colini, dirigente dell’Ufficio centrale Struttura Tecnica per l’Innovazione Tecnologica e la Trasformazione digitale, responsabile dell’area Agile Enablement & Delivery, ha illustrato le caratteristiche e le novità del nuovo approccio al quale si sta affacciando la pubblica amministrazione italiana.

Per cosa nasce e cosa prevede il progetto Agile?

Il movimento Agile nasce nei primi anni 2000 con la pubblicazione dell’omonimo Agile-Manifesto ed è un qualcosa di innovativo per il settore pubblico italiano. Di fatto è un nuovo approccio al lavoro, in contrapposizione a quello tradizionale (conosciuto anche come Waterfall, a cascata). Trova applicazione costituendo team eterogenei, che mettono a fattor comune le diverse abilità/esperienze che ciascun membro operativo porta in dote. Questo approccio suggerisce di lavorare in maniera iterativa, di non definire tutto in anticipo. Al contrario, permette di iniziare a pianificare il breve periodo e man mano di incorporare incrementalmente i riscontri che si riescono ad ottenere. Questi guideranno l’evoluzione del progetto stesso.

Che cosa rappresenta Agile per INPS e perché dovrebbe essere utilizzato nella Pubblica Amministrazione?

Agile si sposa molto bene con i contesti mutevoli, in cui le esigenze cambiano spesso e dove la soluzione al problema non appare chiara fin dall’inizio. Questi sono i progetti che si definiscono tecnicamente di “discovery”, ovvero dove la soluzione si scopre durante il lavoro. Il team la riuscirà a tirare fuori rilasciando frequentemente del valore all’utente finale ed incorporando incrementalmente i riscontri ottenuti indietro. In INPS tale approccio trova terreno fertile. L’Istituto vive in un contesto mutevole. Basti pensare all’anno della pandemia, in cui ha dovuto gestire tantissime nuove prestazioni in tempi brevi, seguire delle normative che cambiavano in continuazione e rilasciare dei servizi fruibili e utilizzabili per l’utente. Il rischio è quello di offrire un servizio che rispetta la norma, ma difficile da usare. L’Agile, dunque, consente di velocizzare i tempi della delivery: dall’ideazione della soluzione al primo rilascio in produzione della stessa (il cosiddetto MVP, ovvero il prodotto minimale che apporta valore all’utilizzatore finale). Da non trascurare, inoltre, l’attenzione alla definizione di una “visione” preliminare e condivisa del progetto, perché troppo spesso si avviano le attività operative senza focalizzarsi sul reale bisogno di partenza che alimenta il progetto stesso.

Che cosa propone il percorso di Agile Gym?

È un percorso formativo che abbiamo ideato per INPS per far toccare con mano l’Agile alle persone. Consiste in un corso di formazione fortemente interattivo, di 16 ore, rivolto sia a chi si sta appena affacciando all’Agile sia a chi ne ha già sentito parlare e vuole mettersi alla prova. Nel percorso si affrontano elementi teorici e si mettono in pratica con esercitazioni. Al momento stiamo chiudendo la quinta edizione, ognuna ha visto la partecipazione in media di una ventina di persone. Sono edizioni sperimentali per cercare di capire la risposta dei colleghi Inps a questo tipo di formazione. Il percorso è piaciuto e con la Direzione Formazione e Sviluppo Risorse Umane è stato deciso di inserirlo in pianta stabile nel programma formativo a partire da gennaio 2022. Per l’occasione verrà implementata una comunicazione ufficiale dalla Direzione. Inoltre, abbiamo già lanciato un sito SharePoint, nella cui sezione Formazione è possibile iscriversi ai corsi. Capita durante il corso che colleghi scoprano che alcuni valori dell’Agile nel lavoro quotidiano li stiano già praticando inconsapevolmente.

Qual è la novità introdotta Agile Coffee?

Sono degli eventi aperti a tutti, il cui format prevede un’ora di confronto tra un numero ristretto di partecipanti. È un momento di dialogo che nasce senza agenda. Diamo ai partecipanti un tema base sull’Agile e poi loro costruiscono la scaletta degli argomenti nei primi cinque minuti della sessione. Le persone scrivono sulla lavagna virtuale di cosa vorrebbero parlare in base all’argomento del giorno e dopo iI gruppo li vota. Quelli con più consensi sono i primi ad essere affrontati. Per ognuno di questi vengono concessi sette minuti di discussione, terminati i quali si valuta se continuare sull’argomento o passare a quello successivo. Avere un limite di tempo (concetto che ricorre spesso in Agile) è fondamentale: quando ce n’è uno infinito la mente umana tende a prenderselo tutto, mentre in un lasso più ristretto riesce ad essere più efficiente.

Cos’è Agile Community e quali sono i suoi obiettivi?

La necessità di diffondere Agile nell’Istituto naturalmente ci porta a voler sfruttare qualsiasi canale e strumento che abbiamo a disposizione. In questi primi mesi ci siamo focalizzati sulle attività formative, ma la divulgazione su larga scala necessita di diverse leve in sinergia. In particolar modo, abbiamo creduto fortemente nell’avvicinare le persone dell’Istituto accomunate dall’interesse e dalla curiosità nei valori Agili, inaugurando una Community intesa come spazio di condivisione e confronto tra persone, e come piattaforma di servizi di supporto e divulgazione di contenuti formativi multimediali. Ma l’Agile Community nasce con obiettivi che vanno anche al di là di questo: pensiamo che sia indispensabile far emergere l’approccio Agile dell’Istituto come frutto di un percorso intrapreso con le persone. In questa ottica crediamo che la Community sarà il propulsore principale per avviare questa grande sfida.

Chi sono i Followers e gli Ambasciatori della Community?

Nella Community ci sono due profili: i Followers e gli Ambasciatori. I Followers sono le persone che vogliono rimanere aggiornate sulle novità di Agile attraverso la ricezione di una email che li avvisa della pubblicazione di un nuovo articolo, di un nuovo corso e tanto altro. Gli Ambasciatori sono gli appassionati che vogliono partecipare in prima linea alla divulgazione del cambiamento: sponsorizzano attivamente l’approccio tra i loro colleghi, suggeriscono nuove progettualità su cui operare, ci supportano nella definizione di nuovi contenuti divulgativi attinenti al contesto dell’Istituto. Il supporto degli Ambasciatori sarà fondamentale anche e soprattutto per consentire di trovare il giusto equilibrio ed adattamento tra il nuovo approccio proposto e l’organizzazione INPS.