Istituto Nazionale della Previdenza Sociale
Circolare numero 25 del 20-2-2009.htm
Iniziative finalizzate alla riduzione del contenzioso giudiziario. Utilizzo avvocati domiciliatari e pratica forense.
Direzione generale
Ai
Dirigenti
centrali e periferici
Ai
Direttori
delle Agenzie
Ai
Coordinatori
generali, centrali e
Roma, 20 Febbraio 2009
periferici
dei Rami professionali
Al
Coordinatore
generale Medico legale e
Dirigenti
Medici
Circolare n.
25
e, per conoscenza,
Al
Commissario
Straordinario
Al
Presidente
e ai Componenti del Consiglio
di
Indirizzo e Vigilanza
Al
Presidente
e ai Componenti del Collegio dei Sindaci
Al
Magistrato
della Corte dei Conti delegato
all’esercizio
del controllo
Ai
Presidenti
dei Comitati amministratori
di
fondi, gestioni e casse
Al
Presidente
della Commissione centrale
per
l’accertamento e la riscossione
dei contributi agricoli unificati
Ai
Presidenti dei Comitati regionali
Allegati
4
Ai
Presidenti dei Comitati provinciali
OGGETTO:
Iniziative finalizzate alla riduzione del contenzioso
giudiziario. Utilizzo avvocati
domiciliatari e pratica forense.
SOMMARIO:
Premessa
A)Iniziative assunte in materia di riduzione del contenzioso ed
efficienza del servizio
B) Ulteriori urgenti misure da assumere
C) Utilizzazione, in via sperimentale, di avvocati domiciliatari
c1) Formazione di liste
provinciali
c2) Procedura per il
conferimento degli incarichi e gestione
delle pratiche
c3) Equa distribuzione e
rotazione degli incarichi
c4) Revoca degli
incarichi
c5) Compensi
D)Svolgimento della pratica forense presso le Avvocature periferiche.
Premessa
Con determinazione n. 4, del 19 gennaio
2009 il Commissario Straordinario ha approvato le linee di intervento,
finalizzate al contenimento ed al ridimensionamento del contenzioso
giudiziario e amministrativo nell’area legale.
Il fenomeno, infatti,
continua ad essere una criticità per l’Istituto, con conseguenze anche di
immagine, tanto che la problematica è stata oggetto di ripetuti interventi da
parte degli Organi di amministrazione.
Tra le iniziative approvate è previsto, tra
l’altro, un nutrito pacchetto di interventi, tra cui:
A)
Iniziative
assunte in materia di riduzione del contenzioso ed efficienza del servizio
·
Istituzione del presidio organizzativo del
contenzioso
in ogni Sede,
affidato, nelle zone di maggiore criticità e nelle aree di maggiori
dimensioni, ad un Dirigente, nelle restanti Sedi ad un funzionario apicale
(circolare n.
124/2005
).
·
Impostazione di un sistema di controllo
delle risultanze delle misure
organizzative poste in essere relativamente alla specificità delle singole
sedi, e individuazione di appositi indicatori per il monitoraggio dei giudizi
definiti, sia con sentenze che con altre modalità, e della percentuale di
soccombenza dell’Istituto rapportata alle diverse tipologie di contenzioso.
·
Collegamento telematico con il Ministero
della giustizia
, che
consente di avvalersi del sistema denominato Polis Web per la consultazione
delle informazioni contenute nei registri di cancelleria (stato del
procedimento, data delle udienze, etc..) e la visione degli atti in formato
elettronico.
·
Creazione di un cruscotto di monitoraggio
per l’analisi dei dati del contenzioso,
quale idoneo strumento di controllo del processo produttivo. Tale strumento,
oltre alla produzione di statistiche, consente anche di effettuare ricerche
mirate sul data base dei giudizi, di rilevare i termini di scadenza per la
costituzione in giudizio o per la presentazione di ricorsi in appello, di
visualizzare i dati di dettaglio delle singole pratiche e di monitorare
quelle per le quali i termini risultino
già scaduti.
·
Cruscotto “indicatore di complessità e di
serialità”.
Si tratta di
nuovi strumenti di elaborazione delle informazioni che hanno consentito di
generare due diversi indicatori: quello di
complessità
, che scaturisce dalla sintesi ponderata fra i
coefficienti attribuiti a dati statistici relativi alle procedure di
gestione, e quelli relativi alla complessità processuale, nonché a fattori
esterni e logistico-organizzativi. L’indicatore di
serialità
permette l’individuazione, sin dal loro primo
manifestarsi, di fenomeni potenzialmente generatori di incremento del
contenzioso.
·
Realizzazione di una procedura informatica
di omogeneizzazione della modulistica
in uso
, in grado di
fornire agli uffici legali tutti gli elementi istruttori per la trattazione
ottimale delle controversie giudiziarie.
·
Rapporti con l’Agenzia delle Entrate.
Si è provveduto a fornire nel corso
dell’anno 2007 a tutte le Avvocature la possibilità di accedere alla Banca
Dati ipocatastali gestita alla Agenzia delle Entrate al fine di verificare la
titolarità in capo ai debitori di cespiti mobiliari su cui far valere le
pretese creditorie dell’Istituto.
·
Audit sul contenzioso,
strumento coerente con le nuove esigenze
mirate ad una lettura condivisa dei problemi tra Avvocatura e Amministrazione
attraverso una specifica attività atta a determinare, tramite indagini per
obiettivi, l’adeguatezza e l’aderenza di un processo o di una organizzazione
a procedure stabilite, specifiche, standard ed altri requisiti funzionali ed
a verificarne la correttezza e piena applicazione.
·
Potenziamento dell’attuale collaborazione
tra l’Avvocatura e l’Audit
per
verificare le criticità nelle Sedi più onerate di contenzioso e ciò al fine
di evidenziare ed esaminare le cause patogene delle carenze maggiori.
·
Sinergie tra gli uffici legali e
amministrativi.
Con la
citata circolare n. 124/2005 e con messaggio n. 7017 del marzo 2006, sono
state delineate ulteriori linee di intervento per la riorganizzazione
dell’area legale, promuovendo una più ampia collaborazione e comunicazione
tra le unità di processo. In questa ottica deve essere effettuato un
efficace e reale collegamento finale con
l’Ufficio Contabilità
di Sede per una puntuale verifica dei pagamenti
effettuati a qualsiasi titolo, la correttezza dell’importo pagato e, in caso
di pignoramento, il successivo svincolo delle somme pignorate e dormienti
presso gli istituto di credito.
·
L’attività di comunicazione sinergica tra
gli Uffici,
sottoposta
anche ad interessanti interventi di
audit
nel corso del 2008, sarà migliorata mediante l’implementazione della procedura
SISCO con la nuova utilità SISCOM/GESTIONE SENTENZE,
in corso di rilascio
, che consentirà l’automatizzazione del
flusso comunicativo tra Uffici Legale e Unità di Processo e/o Agenzie tramite
l’invio telematico delle sentenze che saranno acquisite alla procedura stessa
a mezzo di scanner.
·
Invalidità civile
. L’Istituto, responsabile dei procedimenti
avviati a partire dal 1° aprile 2007 sulla base di quanto previsto dal
decreto legge n. 203/2005, convertito in legge n. 248/2005, ha provveduto
alla selezione di funzionari amministrativi, che ha avviato ad appositi corsi
di formazione, per rappresentare e difendere l’Istituto nei procedimenti
giudiziari di primo grado in materia di invalidità civile. Tale attività,
d’ausilio nel realizzare il decongestionamento dell’attività degli uffici
legali, consente di fronteggiare più adeguatamente la crescente mole di
contenzioso che grava sull’area.
·
Regolamento di autotutela.
Con delibera consiliare n. 275 del
27.09.2006 è stato adottato il nuovo Regolamento di autotutela, al fine di
prevenire e ridurre il contenzioso giudiziario, attraverso la modalità di
soluzione delle controversie direttamente in via amministrativa.
·
Processo telematico. E
ntro il corrente anno si prevede
l’attivazione del punto di accesso al processo civile telematico, che
consentirà la visibilità di tutti i dati relativi ai giudizi presenti presso
le cancellerie di quei Tribunali e Corti di Appello, i cui dati di archivio
sono stati caricati sul sito nazionale PolisWeb.
B)
Ulteriori
misure da assumere
·
riorganizzazione
delle funzioni di coordinamento legale sulla base della nuova competenza
distrettuale e della nuova riorganizzazione funzionale dell’Istituto, che
concentrerà il focus strumentale nelle Direzioni Regionali;
Ø
monitoraggio
sulla effettiva diffusione ed utilizzo dello strumento dell’autotutela e,
eventualmente:
Ø
pianificazione
per la dirigenza dell’Istituto di un’apposita sessione formativa da parte
dell’Avvocatura;
·
revisione
delle linee espresse nella circolare n. 90 del 2006 al fine di favorire
concretamente la mobilità territoriale – anche temporanea – verso le sedi
critiche, mediante l’introduzione di incentivi economici;
·
investimento
concreto ed adeguato nelle procedure che permetteranno – di pari passo con
l’avanzare del progetto del Ministero della Giustizia – la piena
utilizzabilità del processo telematico da parte di tutti i professionisti
legali dell’Istituto;
·
fornitura a
tutti gli avvocati della strumentazione indispensabile ad un fluido rapporto
produttivo quali, ad esempio, il telefono portatile di servizio con
messaggistica integrata ed il personal computer portatile collegato in rete;
·
estensione,
alle Avvocature di rilevanti dimensioni e nelle Sedi critiche, della
possibilità di avvalersi di supporti per le attività amministrative concernenti
gli adempimenti presso gli Uffici giudiziari, fino a quando non sarà
pienamente operativo a livello nazionale il processo telematico;
·
previsione di
un concorso pubblico per colmare le vacanze di organico e soprattutto per
costituire una “riserva”, in relazione alle future dimissioni per limiti di
età;
·
utilizzo di
avvocati domiciliatari, in conformità al Regolamento approvato con la citata
deliberazione Commissariale;
·
utilizzo di
praticanti legali, in conformità al Regolamento approvato in sede Commissariale.
Primi interventi organizzativi
Con la presente circolare si forniscono le
prime istruzioni operative, al fine di fronteggiare al meglio il fenomeno,
tenendo conto della necessità di garantire la coerenza tra l’assetto
organizzativo e gli obiettivi posti dagli Organi, in attesa di operare una
più completa riorganizzazione della Avvocatura dell’Istituto, secondo gli
indirizzi contenuti anche nella determinazione commissariale 140/2008.
C)
Utilizzo di Avvocati domiciliatari
Come risulta dal disciplinare allegato alla
determinazione commissariale, al quale si fa espresso rinvio, l’inserimento
di questa figura professionale, nell’ambito dell’organizzazione dei lavori
delle avvocature periferiche, consentirà indubbi vantaggi per l’Istituto, sia
dal punto di vista organizzativo che qualitativo, nonché per quanto riguarda
il rapporto costi/benefici.
L’avvocato domiciliatario verrà, infatti,
utilizzato, oltre che per la sola domiciliazione, per lo svolgimento di tutta
l’attività di sostituzione in udienza degli avvocati dell’Istituto, in tal
modo consentendo all’Avvocatura di concentrare la sua attenzione nella
gestione del contenzioso presso le sedi di maggiore criticità.
E’ bene precisare che l’affidamento delle
attività di assistenza in giudizio, agli avvocati domiciliatari, non
determina alcuno smembramento o frammentazione nei processi di gestione delle
controversie, posto che
solo agli
avvocati dell’Istituto resteranno affidati lo
jus postulandi
e tutta la responsabilità dell’attività difensiva.
c1)
Formazione di liste provinciali
I Direttori Regionali, nella fase di prima
applicazione sperimentale, dovranno provvedere ad acquisire, dai Consigli
degli Ordini degli Avvocati presso i Tribunali, un elenco di professionisti
disponibili a svolgere incarichi di domiciliazione e sostituzione in udienza.
Tale elenco dovrà essere trasmesso, entro
la data del
16 marzo 2009
, al
Coordinatore Generale Legale che individuerà i nominativi degli avvocati
componenti le singole liste provinciali, in considerazione del numero dei
giudizi pendenti presso ogni Tribunale e della complessità del contenzioso
ivi esistente, informandone il Direttore generale.
I professionisti, per poter accedere alla
lista e per conservare l’iscrizione alla stessa, devono rilasciare formale
dichiarazione di responsabilità, da allegare alla domanda, in cui deve essere
dichiarato il possesso dei seguenti requisiti:
1) non
avere giudizi in corso, né come attore, né come convenuto, in qualità di
difensore di terzi, nei confronti dell’Istituto (detto requisito dovrà essere
“certificato” dal Coordinatore legale dell’Ufficio INPS);
2)
sottoscrizione di una clausola di non
concorrenza, da parte del domiciliatario, nei confronti dell’Istituto per due
anni dalla cessazione del rapporto di collaborazione con l’INPS;
3)
iscrizione all’Albo degli Avvocati;
4)
possesso delle competenze per trattare le
controversie proprie dell’Ente;
5)
polizza assicurativa, con validità residua
non inferiore a tre anni, per la copertura della propria responsabilità
professionale.
Ai Direttori regionali si segnala
l’opportunità di evitare, in linea di massima, l’affidamento di incarichi a
professionisti con legami di stretta parentela con dipendenti INPS in
servizio nell’ambito dello stesso territorio.
Poiché le liste sono integrabili anche per
effetto di eventuali domande presentate autonomamente dagli avvocati, i
Direttori regionali provvederanno ad accettare e trasmettere anche tali
domande, avendo cura di acquisire, anche in tali casi, le dichiarazioni di
responsabilità attestanti l’esistenza dei requisiti di cui sopra.
Le liste avranno di regola la durata di tre
anni e, in caso di revoca dell’incarico o rinuncia da parte di singoli
professionisti, ovvero per esigenze sopravvenute, potranno essere
implementate trimestralmente.
c2)
Procedura per il conferimento degli incarichi e gestione delle pratiche
In fase di prima applicazione, nell’ambito
delle liste provinciali come sopra definite, il Coordinatore generale legale
avrà cura, in relazione alle disponibilità pervenute, di affidare gli
incarichi, tenendo conto della presenza nell’area interessata di cause
seriali e sulla base dei seguenti
criteri:
·
esperienza
complessiva maturata dall’avvocato;
·
esperienza
specifica nelle materie del contenzioso da affidare al domiciliatario;
·
dimensione
organizzativa,
informando il Direttore generale di ogni
incarico conferito.
L’avvocato dell’Istituto, dopo aver
provveduto ad approntare memorie, difese e fascicolo di parte, ne curerà la
trasmissione al domiciliatario esterno, che provvederà alla gestione
dell’incarico secondo le istruzioni ricevute, obbligandosi nei confronti
dell’Istituto alla massima correttezza e riservatezza.
In particolare si impegnerà a mantenere
segreto tutto ciò di cui verrà a conoscenza in relazione alle prestazioni
professionali oggetto della collaborazione.
E’ fatto pertanto obbligo, all’avvocato
domiciliatario, di adottare le misure di prevenzione e le azioni necessarie
per evitare la diffusione e l’utilizzo delle informazioni ricevute
dall’Istituto, ai sensi delle vigenti normative in materia (Codice Privacy:
d. lgs. n. 196/2003 e s.m.i.), fermo restando quanto previsto dal Codice
Deontologico Forense
[1]
.
Tale vincolo di riservatezza continuerà ad
avere valore anche dopo la conclusione del rapporto di collaborazione con
l’Istituto, sino a quando le informazioni riservate non diverranno di
pubblico dominio, e comunque nel rispetto del termine minimo di due anni.
L’avvocato domiciliatario avrà cura di
tenere costantemente e tempestivamente aggiornato il competente avvocato
dell’Istituto in relazione ad ogni attività espletata. Il domiciliatario
provvederà inoltre ad inviare all’INPS copia della documentazione di nuova
produzione.
In seguito alla definizione del giudizio,
l’avvocato domiciliatario farà pervenire, tempestivamente, alla competente
Sede provinciale dell’Istituto copia autentica
della decisione giudiziale, unitamente al
fascicolo di causa e ad ogni incartamento relativo all’affare trattato.
c3)
Equa distribuzione e rotazione degli incarichi
In fase di prima applicazione si avrà cura,
in relazione alle disponibilità pervenute, di distribuire gli incarichi
secondo un criterio di razionalità ed equità, tenendo conto della presenza,
in varie aree, di cause di carattere seriale.
Ogni 3 mesi verrà effettuato un
monitoraggio interno, a cura del Coordinatore generale legale, per verificare
eventuali azioni correttive da adottare.
Dopo il primo semestre di applicazione,
sulla base del monitoraggio interno, il Direttore generale concerterà, con il
Coordinatore generale legale, l’istituzione di un tetto massimo,
eventualmente articolato per area geografica e per materia.
c4)
Revoca degli incarichi
L’Istituto si riserva il diritto di
revocare l’incarico affidato al professionista, valutando l’eventualità di
procedere alla cancellazione dello stesso dalle liste pluriennali, nel caso
in cui l’Ufficio legale della Sede provinciale ravvisi, da parte del
domiciliatario:
a)
il mancato
rispetto delle istruzioni ricevute;
b)
la non tempestiva comunicazione di
informazioni assunte in relazione al giudizio affidato;
c)
una situazione di conflitto di interessi in
relazione alla specifica causa affidata;
d)
un comportamento idoneo al venir meno del
rapporto fiduciario,
Il provvedimento di revoca è adottato dal
Coordinatore generale legale, anche su indicazione del legale professionista
della competente Sede, dandone informazione al Direttore Generale.
c5)
Compensi
In fase di prima applicazione il compenso
non potrà superare l’importo di € 250,00 per ciascun affare affidato, oltre
IVA e CPA.
D) Pratica Forense presso l’Avvocatura INPS
L’allegato 2 alla
determinazione Commissariale, cui si fa esplicito rinvio, disciplina lo
svolgimento della pratica forense presso l’Avvocatura dell’Istituto.
Il D.P.R. 10 aprile 1990, n.
101 (G.U. 4.5.1990, n. 102) “Regolamento relativo alla pratica forense per
l'ammissione all'esame di avvocato” stabilisce, tra l’altro, che la pratica
deve essere svolta con assiduità, diligenza, dignità, lealtà e riservatezza,
principalmente presso lo studio e sotto il controllo di un avvocato.
Secondo il citato D.P.R. i
Consigli dell’Ordine
“accertano e
promuovono la disponibilità degli iscritti ad accogliere nei propri studi i
laureati in giurisprudenza che intendano svolgere il tirocinio forense e
forniscono le opportune indicazioni agli aspiranti che ne facciano
richiesta”.
I Consigli dell’Ordine vigilano, inoltre, sull'effettivo
svolgimento del tirocinio da parte dei praticanti avvocati secondo le
modalità previste dal regolamento.
La pratica presso l’Avvocatura
dell’Istituto, in analogia a quanto avviene nell’Avvocatura dello Stato e le
altre Avvocature pubbliche, è svolta senza alcun onere retributivo,
previdenziale o assicurativo a carico dell’Amministrazione e non può durare
oltre il tempo minimo richiesto per l’ammissione agli esami di avvocato.
Considerata la mole di
contenzioso pendente, la presenza di praticanti avvocati fornirà concreto
giovamento a tutte gli Uffici delle Avvocature periferiche.
Il
Direttore regionale, quindi, procederà
alla
nomina di una commissione, composta dal
Direttore regionale medesimo, o dirigente suo delegato, dal Coordinatore
legale regionale e dal Coordinatore legale della Provincia interessata, che
formerà la graduatoria di merito,
secondo i criteri
indicati nel bando e che avrà efficacia biennale.
Coloro
che saranno interessati ad espletare la pratica presso l'INPS dovranno
presentare domanda alla Direzione Regionale,
entro 20 giorni dal termine indicato nell’apposito bando (all. 3),
da
pubblicare all’albo di tutte le Strutture INPS della Regione, e da inviare ad
ogni Consiglio dell’Ordine, sempre della regione, utilizzando preferibilmente
l’unito schema di domanda (all. 4) e secondo le modalità previste nel
bando stesso (bando e
domanda pubblicati anche nel sito dell’Istituto).
Tutta
l’attività di formazione e tirocinio dovrà essere svolta secondo la
disciplina e le
regole della legge professionale e sotto la responsabilità
dell’avvocato dell’Istituto che segue il praticante.
° ° °
I Direttori regionali provvederanno a dare
attuazione a quanto sopra, dandone comunicazione al Direttore generale, al
Coordinatore generale legale, al Direttore centrale Organizzazione ed al
Direttore Centrale Risorse Umane.
Il Direttore
generale
Crecco
[1]
Codice deontologico forense:
art. 9: Dovere di segretezza e
riservatezza. –
“È dovere, oltreché
diritto, primario e fondamentale dell’avvocato mantenere il segreto
sull’attività prestata e su tutte le informazioni che siano a lui fornite
dalla parte assistita o di cui sia venuto a conoscenza in dipendenza del
mandato.
I. L’avvocato è
tenuto al dovere di segretezza e riservatezza anche nei confronti degli ex
clienti, sia per l’attività giudiziale che per l’attività stragiudiziale.
II. La segretezza
deve essere rispettata anche nei confronti di colui che si rivolga
all’avvocato per chiedere assistenza senza che il mandato sia accettato.
III. L’avvocato è
tenuto a richiedere il rispetto del segreto professionale anche ai propri
collaboratori e dipendenti e a tutte le persone che cooperano nello
svolgimento dell’attività professionale.
IV. Costituiscono
eccezione alla regola generale i casi in cui la divulgazione di alcune
informazioni relative alla parte assistita sia necessaria:
a. per lo
svolgimento delle attività di difesa;
b. al fine di
impedire la commissione da parte dello stesso assistito di un reato di
particolare gravità;
c. al fine di allegare circostanze di fatto in una controversia tra avvocato
e assistito;
d. in un
procedimento concernente le modalità della difesa degli interessi
dell’assistito.
In ogni caso la divulgazione dovrà essere limitata
a quanto strettamente necessario per il fine tutelato.”
Allegati:
1)
disciplinare per l’utilizzo di avvocati domiciliatari;
2)
disciplinare per lo svolgimento della pratica forense presso
l’Avvocatura dell’INPS;
3)
bando per l’ammissione alla pratica forense presso l’Avvocatura
dell’INPS;
4)
schema di domanda per l’ammissione alla pratica forense presso
l’Avvocatura dell’INPS.
Allegato N.1
Allegato N.2
Allegato N.3
Allegato N.4