Il Rendiconto generale rappresenta il documento di sintesi dimostrativo delle risultanze della gestione di ciascun esercizio finanziario, la cui predisposizione deve concludersi in tempo utile per consentire il rispetto dei termini di approvazione previsti dalle vigenti disposizioni legislative e regolamentari per gli Organi dell’Istituto.

L’esatta e puntuale rilevazione nelle scritture contabili dei fenomeni amministrativi è garanzia dell’attendibilità dei dati di bilancio e della corretta gestione delle attività amministrate dall’Istituto. Per tale motivo occorre adoperarsi durante l’intero anno per verifiche tempestive della contabilità da non limitare esclusivamente al periodo suppletivo.

In quest’ottica, risulta evidente quanto sia determinante l’azione di monitoraggio costante dei flussi contabili e il raccordo tra le attività svolte dai reparti amministrativi e quelli contabili, concorrendo entrambe le attività a migliorare e a mantenere il livello di aggiornamento e correttezza dei dati, con ricadute positive sui documenti di bilancio dell'Istituto.

Pertanto, la presente circolare assume rilevanza non solo per gli addetti alla contabilità, ma anche per i funzionari amministrativi, in particolar modo per gli aspetti fiscali dagli stessi gestiti.

Per la buona tenuta della contabilità è fondamentale oltre uno stretto rapporto fra reparti, chiamati ad operare in sinergia, anche l’attività di formazione da offrire al personale adibito alle attività amministrative o a quelle contabili.

Il trasferimento delle conoscenze deve essere continuo e programmato in modo da non lasciare settori non adeguatamente presidiati a causa degli ormai frequenti pensionamenti.

In tale ottica, si evidenzia il ruolo fondamentale dei responsabili delle unità organizzative delle Direzioni regionali/di coordinamento metropolitano, chiamati a presidiare, monitorare, supportare le attività dei funzionari del territorio di competenza, per garantire a fine anno una corretta tenuta della contabilità.

L’Istituto costantemente persegue miglioramenti procedurali per rilevare puntualmente le riscossioni, anticipare le tempistiche di erogazione delle prestazioni o di pagamento dei fornitori con il rilascio di procedure di contabilizzazione automatizzate. Ciononostante, in taluni casi è necessario registrare biglietti contabili manuali proposti dalle unità amministrative, che devono quindi seguire il processo di aggiornamento contabile, al pari del personale inserito nelle unità organizzative che presidiano la contabilità.

Per tale motivo, al fine di presidiare correttamente tutte le attività, è necessario seguire costantemente la messaggistica e le circolari in materia pubblicate dall’Istituto.

Premesso quanto sopra, con la presente circolare si comunica il calendario con la tempistica per la chiusura della contabilità dell’esercizio 2018, così come riportato nell’allegato A). Si evidenzia che il giorno di chiusura del "periodo suppletivo", arco di tempo riservato alle contabilizzazioni in conto "precedente esercizio", è fissato al 31 gennaio 2019, con l’esclusione delle operazioni contabili concernenti i flussi di cassa, per le quali la chiusura è anticipata al 22 gennaio 2019.

Successivamente a quest’ultima data, viene meno la possibilità di effettuare registrazioni contabili relative ai conti correnti bancari e postali, nonché alle contabilità speciali presso la Tesoreria provinciale dello Stato.

Il termine di chiusura del “periodo suppletivo” si riferisce esclusivamente agli adempimenti richiesti agli uffici competenti per la contabilità.

Conseguentemente, le diverse procedure automatizzate “conferenti” (DM, artigiani, esercenti attività commerciali, agricoli, parasubordinati, domestici, volontari, riscatti e ricongiunzioni, ecc.) sono state opportunamente adeguate, avendo come termine ultimo di riferimento il 25 gennaio 2019, per l’elaborazione dei dati da inserire nel sistema contabile, in conto esercizio 2018.

Eventuali documenti contenenti dati contabili prodotti dagli uffici amministrativi devono essere trasmessi a quelli contabili, entro la data del 24 gennaio 2019, per consentire le relative registrazioni, entro il termine del periodo suppletivo, di eventuali scritture di assestamento.

Al riguardo, per la rapida soluzione di problematiche inerenti le chiusure contabili descritte nell’allegato A), è possibile fare riferimento direttamente agli uffici della Direzione centrale Amministrazione finanziaria e servizi fiscali.

Si evidenzia, infine, che successivamente al termine del periodo suppletivo, il Direttore centrale Amministrazione finanziaria e servizi fiscali, qualora ne ravvisi l’esigenza, autorizzerà con apposito messaggio l’apertura della procedura denominata “Ip Aut”, per il periodo dal 4 al 15 febbraio 2019, per acquisire sul sistema contabile ulteriori registrazioni che si rendessero necessarie, in conto esercizio 2018.

Attesa l’importanza che assume la funzione contabile per il raggiungimento degli obiettivi istituzionali, in termini di efficienza, efficacia e qualità, le Strutture in indirizzo avranno cura di svolgere puntualmente le attività richieste.