1.   Premessa

Tra gli obiettivi di integrazione tra INPS e le gestioni soppresse rientra l’adozione di un unico sistema di protocollo informatico per le strutture centrali e per il territorio.

Allo scopo di identificare il corretto processo di integrazione, nello scorso mese di agosto sono state avviate in via sperimentale due Direzioni Centrali ed una Direzione regionale della gestione della Previdenza per i Dipendenti dell’Amministrazione Pubblica.

Dal 1 gennaio 2013 l’utilizzo del protocollo informatico INPS sarà esteso alle rimanenti strutture, secondo l’analogo modello attualmente in uso presso le corrispondenti strutture centrali e del territorio dell’INPS.

2.   Il modello di attivazione

Il modello di attivazione prevede:

• Direzioni Centrali e Regionali - utilizzo del prodotto GFD (Gestione Flussi Documentali) come unica interfaccia utente di protocollo e gestione documentale, per tutti i documenti che non interessano il processo produttivo (cosiddetti documenti d’autogoverno); per i documenti di “prodotto” della gestione della Previdenza per i Dipendenti dell’Amministrazione Pubblica, utilizzo del Sistema informativo Normalizzato (SIN) come interfaccia utente.
• Direzioni Provinciali  e Strutture Sociali - utilizzo del SIN come interfaccia utente per i documenti di “prodotto’ della gestione della Previdenza per i Dipendenti dell’Amministrazione Pubblica, che a sua volta richiama le funzioni di protocollo unificato (PIU);  utilizzo delle stesse funzioni PIU come interfaccia utente per la protocollazione di documenti che non interessano il processo produttivo.

Per le sedi della gestione della Previdenza per i Dipendenti dell’Amministrazione Pubblica che gestiscono attività di produzione, quindi, la protocollazione della documentazione riguardante l’attività produttiva verrà gestita attraverso il SIN.

 Non sarà quindi consentito in nessun caso protocollare direttamente da PIU atti che attengono alle prestazioni. Il sistema SIN sarà collegato automaticamente al sistema di protocollazione, in modo trasparente per l’utenza, attraverso delle funzioni che richiameranno non più il Protocollo ASP, bensì il nuovo protocollo.

La restante documentazione (quella riguardante le attività di autogoverno e quella comunque concernente attività non produttiva) sarà invece protocollata con il protocollo unificato PIU (nelle Direzioni provinciali) dal GFD nelle Direzioni Regionali e Centrali.

Laddove possibile, saranno previste le attività di scansionamento dei documenti da acquisire a sistema e a tale scopo è prevista la distribuzione di circa due apparati scanner per ogni sede attivata.

Si porta all’attenzione il fatto che si manterrà la disponibilità del sistema ASP, sia per la consultazione dei documenti registrati fino al 31.12.2012, sia per l’eventuale registrazione in SIN come “protocollo pregresso” di documenti protocollati in ASP fino al 31.12.2012.

Ai fini del monitoraggio della produzione, i dati relativi alla protocollazione ed alle fasi di lavorazione delle pratiche, saranno integrati nei sistemi di monitoraggio INPS già a partire dalla data del 1 gennaio 2013. 

3.   Il piano di formazione e l’assistenza all’avviamento del personale

Per l’attivazione del protocollo informatico unificato è stato predisposto un intervento formativo per tutto il personale interessato, perché possa essere operativo a decorrere dal 1 gennaio 2013.

La formazione sarà effettuata con modalità “e-Learning” sia per le funzioni del “GFD” sia del “PIU”. In particolare, sono stati realizzati  dei video, della durata di circa 5-10 minuti ciascuno, che illustrano le funzioni principali degli strumenti, indirizzati a tutto il personale della gestione della Previdenza per i Dipendenti dell’Amministrazione Pubblica.

Inoltre, per facilitare l’apprendimento del personale, è stato messo a disposizione:

• un ambiente di sperimentazione, per poter effettuare delle esercitazioni relative alle funzionalità illustrate ed apprese durante la formazione;

• un pool di risorse ex-Inpdap, composto da 50 risorse interne (2 persone indicate da ogni Direzione Regionale e da 1 persona indicata da ogni Direzione Centrale), adeguatamente formate sui sistemi “GFD” e “PIU” nel periodo 26 novembre - 12 dicembre, che si occuperanno di fornire assistenza e supporto, sia nella fase di sperimentazione, sia in quella di utilizzo a regime.

Il pool di risorse della gestione della Previdenza per i Dipendenti dell’Amministrazione Pubblica svolgerà funzioni di “Assistenza utenti di primo livello” per i sistemi “GFD” e “PIU” e farà riferimento, laddove necessario, al gruppo di Assistenza Utenti di secondo livello, già operativo per il supporto all’utilizzo del SIN.

Nei casi in cui i primi due livelli non fossero in grado di fornire soluzioni specialistiche alle segnalazioni, sarà possibile fare riferimento all’HELP DESK DOCUMENTALE Inps, che svolgerà in questo contesto un ruolo di Assistenza utenti di TERZO LIVELLO.

Sulla intranet, dove è disponibile il materiale formativo, verranno fornite le ulteriori indicazioni operative.