Il calendario degli adempimenti contabili propedeutici alla chiusura dell’esercizio 2014 è contenuto nell’allegato A) e ha come giorno di riferimento quello di chiusura del "periodo suppletivo", arco di tempo riservato alle contabilizzazioni in conto "precedente esercizio", fissato al 30 gennaio 2015, con l’esclusione delle operazioni contabili concernenti i flussi di cassa, per le quali la chiusura è stabilita al 21 gennaio 2015.

Successivamente a quest’ultima data, viene meno la possibilità di effettuare registrazioni contabili relative ai conti correnti bancari e postali ovvero alla contabilità speciale presso la Tesoreria provinciale dello Stato, salvo quanto indicato al punto I.04 dell’allegato A).

Il termine di chiusura del “periodo suppletivo” al 30 gennaio 2015 si riferisce esclusivamente agli adempimenti richiesti agli uffici competenti per la contabilità.

Conseguentemente le diverse procedure automatizzate “conferenti” (DM, artigiani, esercenti attività commerciali, agricoli, parasubordinati, domestici, volontari, riscatti e ricongiunzioni, ecc.) sono state opportunamente adeguate avendo come termine ultimo di riferimento il 26 gennaio 2015 per l’elaborazione dei dati da inserire nel sistema contabile, in conto esercizio 2014.

Parimenti, anche eventuali documenti contenenti dati contabili prodotti manualmente, devono essere trasmessi agli uffici competenti per la contabilità, con un congruo numero di giorni di anticipo, rispetto alla suddetta data del 30 gennaio 2015, per consentire loro le registrazioni contabili entro il termine citato, comprese eventuali scritture di assestamento che dovessero rendersi necessarie a seguito dell’attivazione dei programmi di controllo, previsti per la verifica di concordanze e quadrature contabili.

Si richiama l’attenzione dei Direttori delle Sedi sull’assoluta necessità della puntuale attuazione degli adempimenti previsti per la chiusura della contabilità dell’esercizio 2014 e, in particolare, del rispetto dei termini di predisposizione dei rendiconti e dei prospetti di analisi, indicati nell’allegato A) presente circolare, provvedendo ad assumere le opportune iniziative sul piano organizzativo per il raggiungimento di dette finalità.

Al fine di agevolare le attività delle Sedi, sono stati eliminati numerosi rendiconti e per molti di quelli che permangono non è più prevista la trasmissione cartacea anche se dovrà esserne conservata copia sottoscritta dal Direttore della Sede per soddisfare eventuali richieste di verifica e controllo da parte degli Organi deputati.

In particolare, non è più richiesta la trasmissione della Dichiarazione del Direttore di Sede riguardante i crediti dichiarati inesigibili (allegato n. 1 della circolare n. 180 del 23 dicembre 2013), poiché è stato predisposto uno specifico modello da compilare direttamente sul sistema contabile.

La puntualità negli adempimenti richiesti è condizione essenziale per poter rispettare il termine previsto dalle vigenti disposizioni legislative e regolamentari, per la predisposizione e l’approvazione del bilancio consuntivo dell’esercizio 2014 da parte degli Organi dell’Istituto.

Pertanto, i Direttori regionali sono invitati a svolgere, anche attraverso la procedura di controllo, istituita con il messaggio n. 2365 del 24 gennaio 2006, periodicamente rivista e aggiornata, un costante monitoraggio affinché le Sedi rientranti nella propria competenza territoriale effettuino, con la dovuta tempestività, gli adempimenti richiesti nonché ad assicurare, con il loro diretto intervento, il proprio contributo per la soluzione dei problemi che dovessero eventualmente presentarsi.

Al riguardo, per la rapida soluzione di problematiche inerenti le chiusure contabili descritte nell’allegato A) è possibile far riferimento direttamente agli uffici della Direzione centrale bilanci e servizi fiscali.

Si evidenzia, infine, che successivamente al termine del periodo suppletivo, il Direttore centrale bilanci e servizi fiscali autorizzerà, con apposito messaggio, nel caso ne ravvisi l’esigenza, l’apertura della procedura denominata “Ip Aut”, dal 9 al 20 febbraio 2015, per acquisire sul sistema contabile ulteriori registrazioni che si rendessero necessarie, in conto esercizio 2014.