900320
SERVIZIO ELABORAZIONE
AUTOMATICA DATI 798
SERVIZIO
ORGANIZZAZIONE 19451
SERVIZIO RISCOSSIONE
CONTRIBUTI E
VIGILANZA 1091
Circolare n. 238
AI DIRIGENTI CENTRALI E PERIFERICI
e, per conoscenza
AI CONSIGLIERI DI AMMINISTRAZIONE
AI PRESIDENTI DEI COMITATI REGIONALI
AI PRESIDENTI DEI COMITATI PROVINCIALI
Manuale n. 7 della procedura O1/M - Norme procedurali
ed istruzioni operative per la gestione dei dati
anagrafici delle posizioni assicurative accentrate
dei lavoratori dipendenti.
SERVIZIO ELABORAZIONE
AUTOMATICA DATI 798
SERVIZIO
ORGANIZZAZIONE 19451
SERVIZIO RISCOSSIONE
CONTRIBUTI E
VIGILANZA 1091
Roma, 15 novembre 1982
Circolare n. 238
AI DIRIGENTI CENTRALI E PERIFERICI
e, per conoscenza
AI CONSIGLIERI DI AMMINISTRAZIONE
AI PRESIDENTI DEI COMITATI REGIONALI
AI PRESIDENTI DEI COMITATI PROVINCIALI
OGGETTO: Manuale n. 7 della procedura O1/M - Norme procedurali
ed istruzioni operative per la gestione dei dati
anagrafici delle posizioni assicurative accentrate
dei lavoratori dipendenti.
All. 1
A scioglimento della riserva formulata con circolare n.
635 EAD - n. 858 RCV - n. 7747 O./115 del 21 maggio 1980 (1),
si allega il testo definitivo del manuale n. 7 della procedura
O1/M avente per oggetto "Norme procedurali ed istruzioni
operative per la gestione dei dati anagrafici delle posizioni
assicurative dei lavoratori dipendenti".
Per effetto delle disposizioni contenute nel predetto
manuale devono ritenersi superate non soltanto le istruzioni
di cui al testo provvisorio del manuale predetto, ma anche
quelle contenute nei punti 19 e 20 del manuale n. 1 della
procedura O1/M.
Inoltre, ad integrazione del contenuto dell'allegato
manuale, si ritiene opportuno esporre alcune questioni che
costituiscono il quadro organizzativo al quale le norme
procedurali devono fare riferimento.
- 1 -
1. L'istruttoria e la definizione delle richieste di
rettifiche anagrafiche e di unificazione di posizioni
assicurative, qualunque sia il flusso informativo da cui esse
provengono (mod. DM 9/M, mod. O1/M, ecc.) sono funzioni che
attengono specificatamente alla gestione dei conti individuali
degli assicurati e, come tali, rientrano nella competenza
tipica del reparto Gestione Posizioni Assicurative: e,
pertanto, in tale ambito che la procedura in parola deve
essere collocata o si deve tendere a ricondurla in
prospettiva, ove non sia possibile una soluzione immediata nel
senso suaccennato.
2. Per un'ulteriore approssimazione alla soluzione della
questione, si deve sottolineare lo stretto collegamento
funzionale esistente tra i vari momenti operativi della
procedura, il che consente una proficua applicazione del
metodo di lavoro per ciclo di prodotto finito. Appare quindi
appropriato prevedere uno specifico assetto organizzativo, da
definire in rapporto alle condizioni operative di ciascuna
Sede, in grado di gestire tutte le fasi della procedura stessa
(o almeno quelle piu significative), ivi comprese le
operazioni di acquisizione a terminale dei dati che alimentano
gli archivi magnetici.
Una tale impostazione trova riscontro anche nell'esigenza
che sia ben definita l'attribuzione delle competenze riguardo
allo svolgimento della procedura, con particolare riferimento
alle fasi piu delicate di essa; sotto questo aspetto, una
soluzione organizzativa come quella sopra indicata puo
costituire, insieme con le specifiche cautele previste dal
manuale, elemento non trascurabile di un necessario sistema di
misure dirette a sconsigliare indebiti interventi sulle
posizioni dell'archivio magnetico e sulla documentazione di
supporto.
Sempre su questa linea, particolare rilievo assume anche
l'individuazione nella struttura di una posizione di
responsabilita che coordini l'attivita dei vari operatori,
provveda alla raccolta ed allo smistamento delle pratiche ed
effettui i riscontri ed i controlli previsti dalla procedura.
3. Dalle considerazioni suesposte discende che la
descrizione contenuta nel manuale di specifiche figure di
"addetto" (alla ricezione dei modd. DM 9/M, all'acquisizione a
terminale, alla gestione dei dati anagrafici, ecc.) intende
- 2 -
soltanto definire le funzioni che caratterizzano i vari
momenti della procedura e non presuppone necessariamente la
presenza di altrettanti operatori.
Come accennato, e anzi consigliabile prevedere posizioni
di lavoro complesse, tali da aggregare le attivita piu
direttamente interdipendenti mantenendo, peraltro, l'ovvia
distinzione tra attivita istruttoria e attivita decisionale e
di controllo che spetta in via generale al dirigente il
reparto o, in via subordinata, a persona da lui designata,
diversa comunque da quella che ha trattato la pratica.
4. Le rettifiche anagrafiche delle posizioni costituite
nell'archivio magnetico devono essere estese ai relativi conti
individuali eventualmente esistenti nello schedario 07 della
Sede. Pertanto, l'addetto alla gestione dei dati anagrafici,
accertata allo schedario 08 la presenza di una posizione
assicurativa attribuibile, previa sistemazione delle
discordanze anagrafiche, al soggetto interessato alla proposta
di rettifiche da mod. DM 9/M, da mod. O1/M o da mod.
O1/M-vig., promuovera gli accertamenti previsti dal manuale
sul complesso dei dati anagrafici da cui il lavoratore risulta
contraddistinto.
Espletata la procedura di rettifica e sistemata anche la
posizione cartacea, sul mod. 08 sara apposta un'annotazione di
rinvio alla raccolta dei fascicoli costituita nei modi
indicati nel successivo punto 5.
5. Gli atti in base ai quali vengono definite le proposte
di rettifiche anagrafiche e di unificazione di posizioni
assicurative (risultati degli accertamenti esterni,
certificati, liste, ecc.) devono essere conservati nei
rispettivi fascicoli di mod. DM 9/M o nei fascicoli
equivalenti (ved. punto 10.5.1 del manuale).
Tenuto conto della particolare importanza che la
documentazione in parola assume (essa, infatti, rappresenta
l'unica prova documentale delle variazioni apportate
nell'archivio magnetico), i fascicoli anzidetti saranno
custoditi nell'archivio tessere, ovviamente con tutte le
cautele del caso, ma in una raccolta distinta da quella dei
fascicoli personali di consultazione corrente. Inoltre, per
evitare l'onere connesso all'intestazione di nuove schede 08
di riferimento nei frequenti casi di assicurati titolari di
- 3 -
sola posizione automatizzata, i fascicoli di cui trattasi
saranno conservati in ordine alfabetico in base ai dati
anagrafici ESATTI, quali risultano dalle proposte di
variazione o di unificazione.
IL DIRETTORE GENERALE
FASSARI
------------------
(1) V. "Atti ufficiali" 1980, pag. 1417
ISTITUTO NAZIONALE DELLA PREVIDENZA SOCIALE
DIREZIONE GENERALE
MANUALE N. 7
PROCEDURA O1/M
NORME PROCEDURALI ED ISTRUZIONI OPERATIVE
PER LA GESTIONE DEI DATI ANAGRAFICI
DELLE POSIZIONI ASSICURATIVE ACCENTRATE
DEI LAVORATORI DIPENDENTI
1. PROCEDURE DI GESTIONE DELLA SEZIONE ANAGRAFICA DELLE
POSIZIONI COSTITUITE NELL'ARCHIVIO CENTRALE DEGLI
ASSICURATI.
Le procedure di gestione della sezione anagrafica delle
posizioni assicurative costituite nell'ambito dell'archivio
centrale degli assicurati (lavoratori dipendenti) sono quattro
e cioe:
- prima emissione del blocchetto O1/M nei confronti di
lavoratore di nuova iscrizione. Tale procedura viene
attivata a seguito dell'acquisizione:
* delle denunce annuali presentate dalle aziende a mezzo
di modd. O1/M-B (senza codice individuale);
* delle denunce annuali recuperate dalle Sedi a mezzo di
modd. O1/M-vig. privi di codice individuale e recanti la
richiesta di emissione del blocchetto;
* delle domande di emissione del blocchetto presentate
dalle aziende a mezzo di mod. DM 9/M (v. allegato 1);
- rinnovo del blocchetto O1/M nei confronti di lavoratori gia
iscritti nell'archivio centrale. Tale procedura viene
attivata a seguito dell'acquisizione:
- 4 -
* delle denunce annuali presentate dalle aziende a mezzo
di modd. O1/M recanti il codice individuale del lavoratore
nonche la richiesta di rinnovo del citato blocchetto;
* delle denunce annuali recuperate dalle Sedi a mezzo di
modd. O1/M-vig. recanti il codice individuale del lavoratore
nonche la richiesta di rinnovo blocchetto;
* delle domande di rinnovo del blocchetto presentate dalle
aziende a mezzo di modd. DM 9/M;
* delle rettifiche dei dati anagrafici del lavoratore
comunque proposte;
- variazione dei dati anagrafici e/o dell'indirizzo di
lavoratore gia iscritto nell'archivio centrale. Tale
procedura viene attivata a seguito dell'acquisizione dei
dati anagrafici indicati in forma errata e/o incompleta sui
modd. O1/M-B o sugli appositi records dei supporti
magnetici, nonche a seguito dell'acquisizione dei dati di
rettifica risultanti:
* dalle denunce annuali presentate dalle aziende a mezzo
di modd. O1/M cartacei o su supporto magnetico;
* dalle denunce annuali recuperate dalle Sedi a mezzo di
modd. O1/M-vig.;
* dalle domande di rettifiche anagrafiche presentate dalle
aziende e dai lavoratori interessati (o, per questi ultimi,
dagli enti di patronato) a mezzo di modd. DM 9/M ovvero
compilate d'ufficio dalla Sede su tali moduli;
- unificazione alla posizione contraddistinta da un
determinato codice individuale di una o piu posizioni
contraddistinte da altri codici. Tale procedura viene
attivata a seguito dell'acquisizione delle domande di
unificazione presentate dalle aziende e dai lavoratori
interessati (o, per questi ultimi, dagli enti di patronato)
a mezzo di modd. DM 9/M ovvero compilate d'ufficio dalla
Sede su tali moduli.
I flussi informativi che alimentano la procedura relativa
alle rettifiche anagrafiche e/o dell'indirizzo di lavoratori
con provenienza dai modd. O1/M, dai modd. O1/M-B, dalle
denunce memorizzate su supporto magnetico e dai modd.
O1/M-vig. sono stati descritti nei manuali operativi
concernenti la gestione dei moduli predetti.
- 5 -
Nel presente manuale e contenuta, invece, l'illustrazione
del flusso proveniente dai modd. DM 9/M, nonche degli
adempimenti che le Sedi devono svolgere per dare un esito alle
singole procedure sia nel caso in cui queste traggano origine
dai citati modd. DM 9/M, sia nel caso in cui, come avviene per
le rettifiche anagrafiche e/o dell'indirizzo di lavoratori, le
procedure medesime siano alimentate con informazioni contenute
in altri documenti (mod. O1/M, mod. O1/M-B, ecc.).
2. FUNZIONI DEL MOD. DM 9/M.
Il mod. DM 9/M e un modulo predisposto in maniera da poter
essere utilizzato come domanda diretta all'Istituto per
ottenere l'espletamento di una delle seguenti operazioni:
- prima emissione del blocchetto O1/M a nome di lavoratore non
ancora iscritto nell'archivio centrale degli assicurati e,
quindi, non ancora munito di codice individuale;
- rinnovo del blocchetto O1/M a nome di lavoratore gia
iscritto e, quindi, gia fornito del predetto codice;
- rettifiche dei dati anagrafici e/o dell'indirizzo del
lavoratore quali risultano memorizzati su una determinata
posizione assicurativa accentrata;
- unificazione ad una posizione assicurativa accentrata
contraddistinta da un determinato codice individuale di
altra o di altre posizioni contraddistinte da diversi
codici.
Il mod. DM 9/M e, inoltre, predisposto in maniera che la
Sede INPS che lo riceve possa utilizzarlo come fascicolo
personale occorrente per la conservazione dei documenti
relativi alle singole pratiche.
3. UTILIZZAZIONE DEL MOD. DM 9/M COME MODULO DI DOMANDA.
Il mod. DM 9/M puo essere utilizzato dall'assicurato,
direttamente ovvero con l'assistenza di uno degli enti di
patronato, dall'azienda e, infine, dalla Sede per operazioni
da proporre d'ufficio.
Se viene utilizzato dall'assicurato, il modulo puo
contenere SOLTANTO la richiesta di rettifiche anagrafiche e/o
- 6 -
dell'indirizzo ovvero SOLTANTO la richiesta di unificazione di
posizioni assicurative, con esclusione, quindi, delle
richieste di prima emissione e di rinnovo del blocchetto O1/M.
Le due richieste ammesse possono, tuttavia, coesistere qualora
si tratti di rettificare una posizione alla quale devono
essere unificate altra od altre posizioni.
Da quanto sopra precisato deriva che le richieste di prima
emissione o di rinnovo di blocchetto O1/M provenienti dai
lavoratori interessati, o, per essi, da enti di patronato
devono essere respinte.
Se viene utilizzato dal datore di lavoro o dalla Sede, il
mod. DM 9/M puo contenere indifferentemente una delle quattro
possibili richieste e SOLTANTO una di esse. Anche in questo
caso, peraltro, la richiesta di rettifiche anagrafiche e/o
dell'indirizzo del lavoratore puo coesistere con la richiesta
di unificazione di posizioni assicurative qualora ricorrano le
condizioni prima indicate.
4. COMPETENZA DELLE SEDI INPS A RICEVERE E A DEFINIRE LE
DOMANDE DI MOD. DM 9/M.
meno da un ente di patronato), la competenza in argomento
spetta alla Sede della provincia o della zona in cui e situato
il recapito del richiedente. Tale recapito va rilevato dal
quadro introduttivo del mod. DM 9/M.
Se, invece, il mod. DM 9/M proviene dall'azienda, la
competenza suddetta spetta alla Sede che ha in carico la
matricola dell'azienda medesima.
5. RICEZIONE DELLE DOMANDE DI MOD. DM 9/M.
5.1 Domande presentate allo sportello.
L'addetto alla ricezione:
- verifica che la domanda rientri nella competenza della
propria Sede. Diversamente, la restituisce alla persona che
l'ha presentata indicando la Sede INPS alla quale occorre
rivolgersi;
- 7 -
- qualora si tratti di domanda di competenza della Sede,
controlla che la domanda stessa sia stata debitamente
sottoscritta, che rechi tutti i dati prescritti in rapporto
al tipo di richiesta formulata e che risulti corredata della
necessaria documentazione. Diversamente, la restituisce alla
persona che l'ha presentata, invitandola a riproporre la
richiesta dopoche avra ottenuto la disponibilita delle
informazioni e/o dei documenti occorrenti;
- nell'ipotesi che tutto sia regolare, appone il timbro a
calendario negli spazi a cio riservati (in alto a destra
della prima facciata del modulo nonche sulla ricevuta),
depenna sulla ricevuta stessa le voci corrispondenti alle
richieste che non interessano, firma la suddetta ricevuta,
la separa dal modulo e la consegna alla persona che ha
presentato la domanda.
5.2 Domande pervenute per posta o trasferite da altre
Sedi.
L'addetto alla ricezione, prese in carico le domande
corredate delle relative buste:
- verifica che la domanda sia di competenza della propria
Sede. Diversamente, la trasferisce insieme con la relativa
busta alla Sede competente;
- rileva dalla busta la data del timbro postale di
accettazione, la trascrive manualmente sul mod. DM 9/M nello
spazio riservato al timbro a calendario della Sede (in alto
a destra della prima facciata del modulo) e controlla che la
domanda sia stata debitamente sottoscritta, che rechi tutti
i dati prescritti in rapporto al tipo di richiesta formulata
e che risulti corredata dalla necessaria documentazione;
- qualora tale accertamento evidenzi che la domanda e da
perfezionare, prendere contatto, anche in via telefonica,
con il richiedente al fine di ottenere nel piu breve tempo
gli elementi che occorrono per la sistemazione della pratica
e pone, infine, la domanda nell'apposita evidenza.
5.3 Domande compilate d'ufficio dalla Sede.
Gli uffici di Sede che hanno bisogno di effettuare nei
confronti di determinati lavoratori le operazioni indicate nel
- 8 -
precedente punto 2 devono compilare d'ufficio i corrispondenti
modd. DM 9/M evidenziando su di essi il settore di lavoro di
provenienza.
Tali moduli saranno firmati dal funzionario responsabile
del settore e dovranno essere inviati all'addetto alla
ricezione.
Quest'ultimo, da parte sua, svolgera gli adempimenti
indicati nel precedente punto 5.2 tenendo presente, peraltro,
che la data da trascrivere nello spazio riservato al timbro a
calendario della Sede e quella riportata a fianco della
propria firma dal funzionario responsabile del settore da cui
proviene il mod. DM 9/M considerato.
5.4 Adempimenti conclusivi della fase di ricezione.
A fine giornata l'addetto alla ricezione dei modd. DM 9/M:
- prende in esame le domande pervenute e le suddivide in
quattro gruppi a seconda del tipo di richiesta. I modd. DM
9/M che contengono contemporaneamente richiesta di
rettifiche anagrafiche e richiesta di unificazione di
posizioni assicurative (v. precedente punto 3) saranno
inserite nel gruppo dei modd. DM 9/M concernenti rettifiche
anagrafiche;
- effettuata tale suddivisione invia i quattro gruppi di
documenti al coordinatore dell'acquisizione dei dati dei
modd. DM 9/M.
Ciascuna Sede valutera autonomamente, in relazione al tipo
di assetto organizzativo dato allo svolgimento della procedura
(ved. punto 2 della circolare), l'opportunita di istituire
appositi documenti (registri, fogli di carico e di scarico,
ecc.) che consentano di conoscere il quantitativo di moduli
contenuti in ciascun gruppo e di seguire il passaggio dei
gruppi attraverso le varie fasi della procedura stessa, se
queste vengono affidate a distinti settori operativi.
6. ACQUISIZIONE DEI DATI DEI MODD. DM 9/M.
6.1 Adempimenti preliminari.
- 9 -
Il coordinatore dell'acquisizione dei dati dei modd. DM
9/M, presi in carico i gruppi di domande inviati dall'addetto
alla ricezione, provvede a smistarli agli addetti ai terminali
ed a seguire l'andamento delle operazioni di acquisizione
affinche queste vengano svolte nella maniera piu fluida
possibile.
6.2 Caratteristiche generali del programma di
acquisizione.
L'acquisizione dei dati dei singoli modd. DM 9/M va
effettuata per il tramite del programma 67 che puo essere
richiamato da qualsiasi terminale.
Il programma in parola, una volta attivato, visualizza il
pannello principale che consente di scegliere una delle
quattro opzioni corrispondenti ai quattro tipi di richiesta
contenuti nel modulo e cioe:
- l'opzione 1 per la prima emissione di blocchetto O1/M nei
confronti di lavoratore di nuova iscrizione;
- l'opzione 2 per le rettifiche anagrafiche e/o dell'indirizzo
di lavoratore gia iscritto;
- l'opzione 3 per l'unificazione di posizioni assicurative;
- l'opzione 4 per il rinnovo di blocchetto O1/M nei confronti
di lavoratore gia iscritto.
Inoltre, l'utilizzazione dei tasti funzionali di volta in
volta indicati a video permette all'operatore di passare
direttamente da un'opzione all'altra senza essere costretto ad
uscire dal programma ed a selezionare la nuova opzione
attraveso un ulteriore richiamo del pannello principale.
6.3 Acquisizione dei modd. DM 9/M contenenti la richiesta
di prima emissione di blocchetto O1/M.
L'acquisizione in argomento si effettua mediante la
maschera che si ottiene selezionando l'opzione 1 nell'ambito
del pannello principale visualizzato dal programma 67.
In tale maschera vanno obbligatoriamente immessi i
seguenti dati:
- 10 -
- matricola dell'azienda richiedente;
- generalita anagrafiche del lavoratore (cognome, nome, data
di nascita, comune e provincia di nascita, sesso e
nazionalita);
- indirizzo del lavoratore (via o piazza con eventuale numero
civico, comune, provincia e CAP).
Il programma effettua, quindi, gli opportuni controlli e,
se non sono presenti errori, visualizza il messaggio PER LA
MEMORIZZAZIONE DEI DATI IMMESSI DIGITA SI.
Qualora, peraltro, sia necessario correggere uno o piu
dati inficiati da errori non rilevabili dal programma stesso,
l'operatore digita NO, esegue le correzioni e, ottenuta
nuovamente la visualizzazione del citato messaggio, digita SI.
Impostata l'opzione SI, il programma evidenzia l'ulteriore
messaggio LA PRIMA EMISSIONE PROPOSTA E' STATA INSERITA IN
ARCHIVIO 49 CON IL CONSEGUENTE AGGIORNAMENTO DEL RELATIVO
CONTATORE.
L'operatore, da parte sua, riporta sul mod. DM 9/M la
scritta ACQUISITO nonche la data e la propria firma.
Se, invece, sono presenti errori, il programma segnala le
anomalie con appositi messaggi esplicativi che consentono
all'operatore di tornare sui campi errati o privi di dati e di
effettuare le necessarie rettifiche o integrazioni.
Nel caso in cui, nonostante tale intervento, continuino a
sussistere errori (come pure, ovviamente, nel caso in cui non
sia possibile effettuare le correzioni e/o le integrazioni
richieste dal programma), l'operatore dovra annotare sul mod.
DM 9/M i tipi di errore rilevati, riportare sul documento la
data e la propria firma, estrarre il modulo dal gruppo di
appartenenza ed accantonarlo in un unico gruppo in cui
confluiranno tutti i modd. DM 9/M non accettati dal programma
di acquisizione, qualunque sia il tipo di richiesta in essi
contenuta.
Tra i messaggi di errore che danno luogo a riciclo vanno
ricordati i seguenti:
- MATRICOLA FUORI SEDE;
- 11 -
- (MATRICOLA) TRASFERITA ALLA SEDE ZONALE XX;
- AZIENDA NON PRESENTE IN DS 48.
Non costituiscono, invece, causa di riciclo in quanto non
bloccano l'acquisizione i seguenti messaggi:
- AZIENDA CESSATA (T.C. = 1) GGMMAA;
- AZIENDA CESSATA (T.C. = 2) GGMMAA;
- AZIENDA SOSPESA (T.C. = 3) GGMMAA;
- IL LAVORATORE HA MENO DI 14 ANNI;
- IL LAVORATORE HA PIU' DI 70 ANNI.
Tali messaggi, infatti, pongono in rilievo l'esistenza di
anomalie a livello aziendale (v. i primi tre messaggi) ovvero
a livello individuale (v. gli ultimi due messaggi) che
potrebbero anche determinare la sospensione dell'acquisizione
e lo svolgimento di specifici accertamenti presso le aziende
interessate. La Sede, peraltro, resta libera di portare a
termine l'acquisizione stessa e di stampare i blocchetti di
prima emissione.
6.4 Acquisizione dei modd. DM 9/M contenenti la richiesta
di rinnovo di blocchetto O1/M.
L'acquisizione in argomento si effettua mediante la
maschera che si ottiene selezionando l'opzione 4 nell'ambito
del pannello principale.
In tale maschera vanno obbligatoriamente immessi il codice
individuale del lavoratore e la matricola dell'azienda
richiedente.
Il programma effettua, quindi, gli opportuni controlli e,
in assenza di errori, visualizza il messaggio RICHIESTA DI
RINNOVO BLOCCHETTO O1/M MEMORIZZATA IN ARCHIVIO 15.
L'operatore, da parte sua, riporta sul mod. DM 9/M la
scritta ACQUISITO nonche la data e la propria firma.
Se, invece, sono presenti errori, il programma segnala le
anomalie con appositi messaggi che consentono all'operatore di
tornare sui campi errati o privi di dati e di effettuare le
necessarie rettifiche e integrazioni.
- 12 -
Nel caso in cui, nonostante tale intervento, continuino a
sussistere errori (come pure, ovviamente, nel caso in cui non
sia possibile effettuare le correzioni e le integrazioni
chieste dal programma), l'operatore annota sul mod. DM 9/M i
tipi di errore rilevati, riporta sul documento la data e la
propria firma, estrae il modulo dal gruppo di appartenenza e
lo accantona nel gruppo dei modd. DM 9/M da riciclare.
Per quanto riguarda i messaggi di errore concernenti la
matricola dell'azienda che danno luogo a riciclo e quelli che,
pur se visualizzati, non bloccano l'acquisizione, si richiama
quanto precisato nel precedente punto 6.3.
6.5 Acquisizione dei modd. DM 9/M contenenti la richiesta
di rettifiche anagrafiche e/o degli indirizzi di
lavoratori.
Ai fini dell'acquisizione in argomento e necessario
selezionare l'opzione 2 nell'ambito del pannello principale.
A seguito di cio il programma visualizza la prima maschera
di acquisizione che richiede l'immissione obbligatoria del
codice individuale del lavoratore nonche del codice "tipo
rettifica" (codice 1 se si tratta di rettifica proposta da
azienda, codice 2 se si tratta di rettifica proposta da
lavoratore o per lui da un ente di patronato e codice 3 se si
tratta di rettifica proposta dalla Sede di propria
iniziativa).
Il programma effettua, quindi, gli opportuni controlli e,
in assenza di errori visualizza la seconda maschera di
acquisizione.
Se, invece, sono presenti errori, il programma segnala le
anomalie con appositi messaggi che consentono all'operatore di
tornare sui campi errati o privi di dati e di effettuare le
necessarie rettifiche e integrazioni.
Nel caso in cui, nonostante tale intervento, continuino a
sussistere errori (come pure, ovviamente, nel caso in cui non
sia possibile effettuare le correzioni e le integrazioni
chieste dal programma), l'operatore annota sul mod. DM 9/M i
tipi di errore rilevati, riporta sul documento la data e la
propria firma, estrae il modulo dal gruppo di appartenenza e
lo accantona nel gruppo dei modd. DM 9/M da riciclare.
- 13 -
Tra i messaggi di errore va ricordato quello che segnala
il blocco dell'operazione proposta in quanto nell'archivio 37
e presente, per lo stesso codice individuale, altra variazione
La seconda maschera di acquisizione, visualizzata dal
programma quando non sussistono errori nei dati immessi nella
prima maschera, si differenzia a seconda che il tipo di
rettifica sia 1 (rettifica proposta da azienda) o 2 (rettifica
proposta da lavoratore o per lui da un ente di patronato)
ovvero 3 (rettifica proposta dalla Sede di propria
iniziativa).
Nel primo caso (tipo rettifica 1), il programma chiede
l'immissione obbligatoria della matricola dell'azienda e di
almeno un dato di rettifica (e cioe di almeno un dato
anagrafico ovvero dell'intero indirizzo).
Nel secondo caso (tipo rettifica 2), il programma chiede
l'immissione obbligatoria di almeno un dato di rettifica, ma
nel contempo evidenzia i campi in cui l'operatore deve
indicare, se la proposta proviene da lavoratore assistito da
un ente di patronato, il codice dell'ente medesimo ed il
numero della corrispondente pratica.
Nel terzo caso (tipo rettifica 3) il programma chiede
l'immissione obbligatoria di almeno un dato di rettifica.
Il programma effettua, quindi, gli opportuni controlli e,
in assenza di errori, visualizza il messaggio PER LA
MEMORIZZAZIONE DEI DATI IMMESSI DIGITARE SI.
Qualora, peraltro, sia necessario correggere uno o piu
dati inficiati da errori non rilevabili dal programma,
l'operatore digita NO, esegue le correzioni e, ottenuta
nuovamente la visualizzazione del citato messaggio, digita SI.
Impostata l'opzione SI, il programma evidenzia il
messaggio finale LA RETTIFICA PROPOSTA E' STATA INSERITA IN
ARCH. 37 CON IL CONSEGUENTE AGGIORNAMENTO DEL RELATIVO
CONTATORE. PROGRESSIVO DI REGISTRAZIONE N. XXXXXX.
- 14 -
L'operatore, da parte sua, riporta sul mod. DM 9/M la
scitta ACQUISITO nonche il numero progressivo come sopra
visualizzato, la data e la propria firma.
Se, invece, sono presenti errori, il programma segnala le
anomalie con appositi messaggi che consentono all'operatore di
tornare sui campi errati o privi di dati e di effettuare le
necessarie rettifiche e integrazioni.
Nel caso in cui, nonostante tale intervento, continuino a
sussistere errori (come pure, ovviamente, nel caso in cui non
sia possibile effettuare le correzioni e le integrazioni
chieste dal programma), l'operatore annota sul mod. DM 9/M i
tipi di errore rilevati, riporta sul documento la data e la
propria firma, estrae il modulo dal gruppo di appartenenza e
lo accantona nel gruppo di modd. DM 9/M da riciclare.
6.6 Acquisizione dei modd. DM 9/M contenenti la richiesta
di unificazione di posizioni assicurative.
L'acquisizione in argomento si effettua mediante la
maschera che si ottiene selezionando l'opzione 3 nell'ambito
del pannello principale.
In tale maschera vanno obbligatoriamente immessi:
- il codice "tipo unificazione" (codice 1 se la domanda
proviene dall'azienda, codice 2 se la domanda proviene dal
lavoratore o per lui da un ente di patronato e codice 3 se
l'unificazione e proposta d'ufficio dalla Sede);
- il codice individuale che svolge la funzione di codice
"principale" e cioe di codice al quale vanno unificati altro
o altri codici individuali (codici "aggiuntivi");
- almeno un codice individuale "aggiuntivo";
- il totale dei codici individuali "aggiuntivi".
Inoltre, se l'unificazione e di tipo 1 (opzione proposta
da azienda), deve essere obbligatoriamente digitata anche la
matricola dell'azienda medesima.
Se, infine, l'unificazione e di tipo 2 (operazione
proposta dal lavoratore), la maschera di acquisizione da modo
- 15 -
di digitare anche il codice dell'ente di patronato, la zona in
cui il patronato stesso opera ed il numero della pratica
gestita da tale ente, sempreche, ovviamente, si tratti di
lavoratore assistito.
Il programma effettua, quindi, gli opportuni controlli e,
in assenza di errori, visualizza il messaggio PROPOSTA DI
UNIFICAZIONE DI POSIZIONI ASSICURATIVE ACCETTATA. PROGRESSIVO
DI ACQUISIZIONE N. XXXXXX.
L'operatore, da parte sua, riporta sul mod. DM 9/M la
scritta ACQUISITO nonche il numero progressivo come sopra
visualizzato, la data e la propria firma.
Se, invece, sono presenti errori, il programma segnala le
anomalie con appositi messaggi che consentono all'operatore di
tornare sui campi errati o privi di dati e di effettuare le
necessarie rettifiche e integrazioni.
Nel caso in cui, nonostante tale intervento, continuino a
sussistere errori (come pure, ovviamente, nel caso in cui non
sia possibile effettuare le correzioni e le integrazioni
chieste dal programma), l'operatore annota sul mod. DM 9/M i
tipi di errore rilevati, riporta sul documento la data e la
propria firma, estrae il modulo dal gruppo di appartenenza e
lo accantona nel gruppo dei modd. DM 9/M da riciclare.
6.7 Adempimenti conclusivi della fase di acquisizione.
L'addetto al terminale, portata a termine l'acquisizione
dei quattro gruppi di modd. DM 9/M presi in carico, provvede a
riconsegnare al coordinatore dell'acquisizione i citati
quattro gruppi di moduli nonche il gruppo dei modd. DM 9/M da
riciclare.
Il coordinatore dell'acquisizione:
- verifica che sui modd. DM 9/M siano state apposte le
annotazioni previste nei precedenti punti 6.3, 6.4, 6.5 e
6.6 (scritta ACQUISITO, numero progressivo di acquisizione,
data e firma dell'addetto);
- verifica, altresi, che i modd. DM 9/M da riciclare rechino
le annotazioni che evidenziano le cause dei ricicli;
- 16 -
- invia all'archivio tessere il gruppo costituito dai modd. DM
9/M aventi per oggetto la prima emissione di blocchetto
O1/M, nonche il gruppo dei modd. DM 9/M avente per oggetto
il rinnovo del blocchetto stesso;
- invia all'addetto alla ricezione dei modd. DM 9/M il gruppo
costituito dai modd. DM 9/M da riciclare;
- invia all'addetto alla gestione dei dati anagrafici degli
assicurati il gruppo costituito dai modd. DM 9/M avente per
oggetto rettifiche anagrafiche e/o degli indirizzi dei
lavoratori, nonche il gruppo costituito dai modd. DM 9/M
avente per oggetto l'unificazione di posizioni assicurative.
7. ARCHIVIAZIONE DEI MODD. DM 9/M CONTENENTI LE RICHIESTE DI
PRIMA EMISSIONE DI BLOCCHETTO O1/M E DEI MODD. DM 9/M
CONTENENTI LE RICHIESTE DI RINNOVO DEL BLOCCHETTO STESSO.
I gruppi di modd. DM 9/M contenenti le richieste di prima
emissione di blocchetto O1/M ed i gruppi di modd. DM 9/M
contenenti le richieste di rinnovo del blocchetto stesso
saranno archiviati in un'unica raccolta ed ordinati in base
alla data della loro consegna all'archivio da parte del
coordinatore dell'acquisizione.
La raccolta in parola sara sfoltita con periodicita
annuale mediante l'eliminazione dei gruppi di moduli la cui
data di consegna all'archivio risulti anteriore di almeno un
anno rispetto alla data di revisione della raccolta medesima.
8. RICICLI DEI MODD. DM 9/M RISULTATI ERRATI IN ACQUISIZIONE.
L'addetto alal ricezione dei modd. DM 9/M, presi in carico
i gruppi dei moduli da riciclare inviati dal coordinatore
dell'acquisizione, svolge i seguenti adempimenti:
- invia alle Sedi competenti i modd. DM 9/M riciclati in
quattro provenienti da aziende la cui matricola e in carico
ad altra Sede e notifica il provvedimento di trasferimento
ai richiedenti a mezzo di lettera compilata manualmente;
- chiede con lettera semplice al soggetto che ha presentato
ciascun mod. DM 9/M recante dati errati o incompleti le
opportune informazioni di rettifica e/o integrazione. Se il
mod. DM 9/M riciclato e stato compilato da un ufficio di
- 17 -
Sede, prende contatto in via breve con l'ufficio medesimo
per avere gli opportuni chiarimenti;
- pone i singoli modd. DM 9/M in apposita evidenza ordinata in
base ai dati anagrafici dei lavoratori quali risultano dal
quadro introduttivo di ogni modulo;
- a mano a mano che pervengono le risposte, riporta i dati di
rettifica e/o di integrazione sui singoli modd. DM 9/M con
scritturazioni effettuate con inchiostro rosso ed invia i
modd. DM 9/M cosi perfezionati al coordinatore
dell'acquisizione. Ai fini di tale invio i moduli in parola
possono essere inseriti nei gruppi di quelli che pervengono
giornalmente.
9. DEFINIZIONE DEI MODD. DM 9/M CONTENENTI LA RICHIESTA DI
PRIMA EMISSIONE O DI RINNOVO DI BLOCCHETTO O1/M.
9.1 Attribuzione dei codici individuali ai dati anagrafici
dei lavoratori di nuova iscrizione.
I dati anagrafici e gli indirizzi, memorizzati
nell'archivio 49 a seguito dell'acquisizione dei modd. DM 9/M
contenenti le richieste di prima emissione di blocchetto O1/M,
devono essere trasmessi all'archivio centrale degli assicurati
per fare in modo che quest'ultimo:
- attribuisca a ciascuna situazione anagrafica il codice
individuale, costituendo nel proprio ambito altrettante
posizioni assicurative. Ovviamente, non viene aperta alcuna
nuova posizione nel caso in cui la situazione anagrafica
inviata dalla Sede risulti gia presente nell'archivio
centrale;
- restituisca alla Sede i codici individuali come sopra
attribuiti, i quali, unitamente ai dati anagrafici presenti
nell'archivio 49, vengono inseriti nella collezione R1
dell'archivio 15 (situazioni anagrafiche risultate esatte ai
controlli effettuati dall'archivio centrale) ai fini della
stampa dei blocchetti O1/M ovvero nella collezione VA
dell'archivio 37 (situazioni anagrafiche risultate errate ai
controlli predetti) ai fini della stampa della "lista
variazioni" (v. successivo punto 10.3).
- 18 -
Il programma che esegue le operazioni di trasmissione e il
programma 82.
Esso deve essere attivato ad iniziativa dell'operatore di
controllo da terminale contraddistinto da "identificativo
operatore" 02 dopo l'espletamento dei consueti adempimenti
preliminari all'avvio dei programmi di trasmissione.
Una volta attivato, il programma medesimo evidenzia le
proprie funzioni in apposito pannello ed evidenzia, altresi,
con specifici messaggi le fasi elaborative percorse
(preparazione dati, trasmissione, analisi risposta,
aggiornamento archivi e cancellazione dell'area di lavoro),
nonche il numero complessivo delle situazioni anagrafiche
elaborate.
Il termine dell'elaborazione viene segnalato con altro
messaggio per consentire all'operatore di uscire dal
programma.
Per quanto riguarda gli adempimenti da eseguire per
interrompere a richiesta il programma in parola, per
riattivarlo in caso di interruzione anomala e per ovviare a
situazioni di blocco determinate da errori segnalati con
appositi messaggi, si richiamano le istruzioni di carattere
generale vigenti in materia.
9.2 Attribuzione dei dati anagrafici ai codici individuali
dei lavoratori gia iscritti.
I codici individuali memorizzati nella collezione RB
dell'archivio 15 a seguito dell'acquisizione dei modd. DM 9/M
contenenti le richieste di rinnovo di blocchetto DM 9/M devono
essere trasmessi all'archivio centrale degli assicurati epr
fare in modo che quest'ultimo:
- attribuisca a ciascun codice i dati anagrafici e l'indirizzo
del lavoratore titolare del codice considerato;
- restituisca alla Sede i codici individuali di cui sopra
corredati delle corrispondenti situazioni anagrafiche
inserendoli nella collezione R1 dell'archivio 15 ai fini
della stampa dei blocchetti O1/M.
- 19 -
Il programma che esegue le operazioni di trasmissione e il
programma 159.
Esso deve essere attivato ad iniziativa dell'operatore di
controllo da terminale contraddistinto da "identificativo
operatore" 02 dopo l'espletamento dei consueti adempimenti
preliminari all'avvio dei programmi di trasmissione.
Il funzionamento del programma in parola e del tutto
analogo a quello sintetizzato nel precedente punto 9.1.
9.3 Stampa dei blocchetti O1/M di prima emissione e di
quelli predisposti a seguito di domanda di rinnovo.
Le situazioni anagrafiche ed i corrispondenti codici
individuali memorizzati nella collezione R1 dell'archivio 15 a
seguito della restituzione, da parte dell'archivio centrale,
dei dati indicati nei precedenti punti 9.1 e 9.2 devono essere
utilizzati per la stampa dei blocchetti O1/M di spettanza dei
lavoratori interessati.
Il programma che esegue la stampa in questione e il
programma 4.
Esso deve essere attivato ad iniziativa dell'operatore di
controllo da terminale contraddistinto da "identificativo
operatore" compreso fra 35 e 47 se si intendono effettuare le
operazioni relative alle opzioni 1, 2 e 3 indicate nel
pannello principale e da qualunque terminale se, invece, si
vogliono eseguire le operazioni relative alle opzioni 0 e 9
indicate nel pannello medesimo.
preliminari (presenza nel sistema della data e dell'ora,
avvenuto richiamo da terminale abilitato, assenza di richiamo
da parte di altro terminale, presenza di dati da elaborare,
ecc.) e visualizza quindi il pannello principale che prevede
cinque opzioni operative e cioe:
- l'opzione 0 per la visualizzazione della situazione
dell'archivio 15 collezione R1 che presiede al rinnovo dei
blocchetti O1/M;
- l'opzione 1 per l'avvio della stampa di un contingente di
blocchetti (al massimo 500 unita);
- 20 -
- l'opzione 2 per il rifacimento di una operazione di stampa
non correttamente effettuata;
- l'opzione 3 per la cancellazione dei dati gia utilizzati per
la stampa di blocchetti;
- l'opzione 9 per porre termine al programma.
Visualizzazione della situazione dell'archivio 15 collezione
R1.
Nel caso in cui venga impostata l'opzione 0, il programma
visualizza un pannello in cui sono evidenziate le seguenti
informazioni:
- numero progressivo del record che nella collezione R1
dell'archivio 15 contiene i dati dell'ultimo blocchetto O1/M
gia stampato. Tale numero viene riprodotto in stampa sul
frontespizio del blocchetto O1/M in basso a sinistra;
- numero progressivo del record che nell'ambito dell'archivio
15 contiene i dati dell'ultimo blocchetto O1/M da stampare;
- numero complessivo dei blocchetti O1/M da stampare;
- numero complessivo dei blocchetti O1/M i cui dati sono da
cancellare perche gia utilizzati per operazioni di stampa.
Consultata la situazione d'archivio, l'operatore rimuove
lo stato di FERMO determinando la visualizzazione del pannello
principale che gli dara modo di proseguire con altra
operazione ovvero di porre termine al programma (opzione 9).
Stampa dei blocchetti O1/M.
Nel caso in cui venga impostata l'opzione 1, il programma
controlla, innanzi tutto, se sono presenti dati gia elaborati
e da cancellare ovvero dati non ancora utilizzati per la
stampa. In caso affermativo, evidenzia appositi messaggi per
fare in modo che l'operatore di controllo possa effettuare
preventivamente le operazioni di cancellazione o di ristampa
dei dati presenti. Altrimenti, visualizza un pannello in cui
viene segnalato che il sistema prevede la stampa dei
blocchetti O1/M a due cedole e viene chiesta la digitazione di
- 21 -
SI per confermare e di NO per indicare che la Sede dispone di
una modulistica diversa.
Digitato SI (infatti, l'attuale modulistica e
esclusivamente quella che da luogo a blocchetti a due cedole),
il programma in parola evidenzia un pannello in cui sono
riportate le seguenti opzioni:
- opzione 1 per attivare la stampa sulla stampante 3288;
- opzione 2 per preparare la stampa nel gruppo 31;
- opzione 9 per porre termine al programma.
Il programma che esegue la stampa dei blocchetti O1/M
direttamente su stampante 3288 (opzione 1) richiede
l'immissione dell'indirizzo fisico della stampante, controlla
la disponibilita della stampante stessa e, verificato il
corretto posizionamento del modulo, da corso all'elaborazione
segnalando con appositi messaggi eventuali anomalie nonche la
fine dell'elaborazione medesima.
Il programma che provvede alla preparazione nel gruppo 31
dei dati occorrenti per la stampa dei blocchetti O1/M (opzione
2), una volta attivato, da corso all'elaborazione, segnala le
anomalie che ne determinino eventualmente l'interruzione ed
evidenzia, infine, il messaggio conclusivo dell'elaborazione
stessa per consentire all'operatore di controllo di attivare
la SYSPRINT in relazione al citato gruppo 31.
Ambedue i tipi di stampa:
- possono essere interrotti a mezzo del programma 556;
- emettono i blocchetti nell'ordine in cui i corrispondenti
records sono memorizzati nella collezione R1 dell'archivio
15 e provvedono a numerare progressivamente i blocchetti
medesimi. I numeri eventualmente mancanti si riferiscono ai
lavoratori di aziende cessate o trasferite per le quali
manca in archivio l'indirizzo completo e si riferiscono,
altresi, a vuoti di numerazione determinati dalla mancata
registrazione nell'archivio 15 di una o piu situazioni
anagrafiche a causa di interruzioni anomale dei programmi di
aggiornamento.
Rifacimento della stampa di blocchetti O1/M
- 22 -
Nel caso in cui venga impostata l'opzione 2, il programma
controlla se sono presenti nell'archivio 15 dati gia
utilizzati per operazioni di stampa ma non ancora cancellati.
In caso affermativo, visualizza un pannello in cui viene
indicato il primo e l'ultimo numero progressivo dei blocchetti
che possono essere ristampati e viene chiesta l'impostazione
del primo e dell'ultimo numero progressivo dei blocchetti che
si vogliono ristampare.
Il programma effettua, quindi, il controllo della validita
dei dati immessi, chiede all'operatore di indicare il tipo di
stampa desiderato (su stampante 3288 o su "line-printer"
previa preparazione dei dati nel gruppo 31) e prosegue nei
modi illustrati a proposito dell'opzione 1.
Cancellazione dei dati memorizzati nell'archivio 15 collezione
R1.
Nel caso in cui venga impostata l'opzione 3, il programma
controlla che siano presenti nell'archivio 15 dati gia
utilizzati per operazioni di stampa ma non ancora cancellati
e, in caso affermativo, visualizza un pannello in cui viene
indicato il primo e l'ultimo numero progressivo dei blocchetti
O1/M gia stampati e viene chiesta l'impostazione del primo e
dell'ultimo numero progressivo dei blocchetti i cui records
possono essere cancellati.
Il programma effettua, quindi, il controllo di validita
dei due dati immessi e provvede, infine, alla cancellazione
fisica delle informazioni esistenti nella collezione R1
dell'archivio 15 segnalando con apposito messaggio il termine
dell'elaborazione.
Se la cancellazione riguarda tutte le situazioni
anagrafiche presenti nel citato archivio, la numerazione dei
blocchetti che verranno prodotti con una nuova elaborazione di
stampa iniziera da 1.
* * *
Si ritiene opportuno rammentare che la collezione R1
dell'archivio 15 viene alimentata non soltanto dai dati
provenienti dai modd. DM 9/M che contengono richieste di prima
- 23 -
emissione e di rinnovo di blocchetti O1/M, ma anche dai dati
provenienti dai modd. O1/M-B, dai modd. O1/M-vig. privi di
codice individuale recanti la richiesta di emissione del
blocchetto, nonche dai modd. O1/M, O1/M-vig. e DM 9/M che
evidenziano rettifiche anagrafiche definite.
Pertanto il programma 4 svolge sempre lavorazioni
"complessive" e cioe lavorazioni che rappresentano l'esito di
tutti i flussi informativi sopra citati.
10. DEFINIZIONE DEI MODD. DM 9/M CONTENENTI LA RICHIESTA DI
RETTIFICHE ANAGRAFICHE E/O DEGLI INDIRIZZI DI LAVORATORI.
10.1 Trasmissione all'archivio centrale degli assicurati
delle proposte di rettifiche anagrafiche e/o degli
indirizzi di lavoratori.
Le proposte di rettifiche anagrafiche (eventualmente
accompagnate da proposte di rettifiche degli indirizzi dei
lavoratori) memorizzate nell'archivio 37 a seguito
dell'acquisizione dei relativi modd. DM 9/M, devono essere
trasmesse all'archivio centrale degli assicurati, unitamente
ai corrispondenti codici individuali, per fare in modo che il
citato archivio:
- blocchi le posizioni assicurative contraddistinte dai
predetti codici affinche sulle posizioni medesime non
possano incidere altre operazioni di natura anagrafica
(rettifiche o unificazioni) fino a che non sia intervenuto
l'esito delle proposte di rettifica;
- attribuisca a ciascun codice individuale (e cioe a ciascuna
proposta di variazioni) i dati anagrafici che risultano
memorizzati al momento della ricezione della proposta
considerata;
- restituisca alla Sede i codici individuali di cui sopra
corredati delle relative situazioni anagrafiche di archivio
memorizzandole nell'archivio 37 ai fini della stampa della
"lista variazioni" e della lettera di modd. ANAG. 1
predisposta per la comunicazione a stampa meccanografica
dell'esito delle singole pratiche (v. successivo punto 12).
Il programma che esegue le operazioni di trasmissione e il
programma 65.
- 24 -
Esso deve essere attivato ad iniziativa dell'operatore di
controllo da terminale contraddistinto da "identificativo
operatore" 02 dopo l'espletamento dei consueti adempimenti
preliminari all'avvio dei programmi di trasmissione.
Il funzionamento del programma in parola e del tutto
analogo a quello sinteticamente descritto nel precedente punto
9.1.
10.2 Stampa della "lista variazioni".
Le proposte di variazioni anagrafiche e/o degli indirizzi
dei lavoratori, trasmesse all'archivio centrale degli
assicurati ai fini illustrati nel precedente punto 10.1 e da
questo restituite alla Sede corredate singolarmente della
situazione anagrafica esistente, devono essere stampate sulla
"lista variazioni".
Il programma che esegue la stampa della lista in parola e
il programma 76.
Esso deve essere attivato ad iniziativa dell'operatore di
controllo da terminale contraddistinto da "identificativo
operatore" 40.
Una volta attivato, il programma medesimo, effettuati i
controlli preliminari (presenza della data nel sottosistema,
avvenuto richiamo da terminale abilitato, presenza di dati da
stampare), evidenzia le proprie funzioni in apposito pannello
ed inizia, quindi, l'elaborazione.
Il termine dell'elaborazione stessa viene segnalato con
apposito messaggio che richiama l'attenzione dell'operatore
anche sulla necessita di attivare la SYSPRINT relativamente al
gruppo di stampa 27.
Per quanto riguarda le operazioni da eseguire per
interrompere a richiesta il programma, per riattivarlo in caso
di interruzione anomala e per ovviare a situazioni di blocco
determinate da errori segnalati con specifici messaggio, si
richiamano le istruzioni di carattere generale vigenti in
materia.
- 25 -
La "lista variazioni" deve essere OBBLIGATORIAMENTE
stampata IN DOPPIA COPIA utilizzando, a tal fine, carta
carbonata in striscia continua ovvero attivando per DUE volte
la SYSPRINT in relazione al gruppo di stampa 27, con
l'accorgimento che, in occasione della prima stampa, deve
essere richiesta la conservazione dei dati.
L'operatore di controllo, stampate le due copie della
lista, provvede a inviarle al dirigente il reparto
interessato.
Da parte sua, il citato dirigente:
- affida una copia della lista all'addetto al controllo delle
pratiche definite (v. successivo punto 13) con l'incarico di
mantenere INTEGRA la lista stessa e di conservarla in
apposita raccolta ordinata per numero progressivo di lista.
E' da tener presente, infatti, che le risultanze del
documento saranno indispensabili per conoscere l'originaria
situazione d'archivio delle posizioni anagrafiche
rettificate nei casi in cui, a seguito delle verifiche
effettuate a norma delle istruzioni contenute nel citato
punto 13, si rileva l'assenza della documentazione
giustificativa delle rettifiche ed occorra, quindi,
ripristinare le singole situazioni originarie;
- affida l'altra copia della lista all'addetto alla gestione
dei dati anagrafici degli assicurati per lo svolgimento
delle operazioni descritte nel successivo punto 10.5.
10.3 Contenuto della "lista variazioni".
La lista in oggetto e denominata "lista variazioni" o piu
sintenticamente "lista V".
Essa contiene:
- le proposte di rettifiche anagrafiche provenienti da:
* modd. DM 9/M di assicurati (o di enti di patronato), di
aziende e di Sede;
* modd. O1/M;
* denunce annuali memorizzate su supporto magnetico;
* modd. O1/M-vig.
- 26 -
Non viene, invece, evidenziata sulla lista la proposta di
variazione dell'indirizzo connessa ad una proposta di
rettifiche anagrafiche. Cio in quanto la variazione predetta
viene immediatamente memorizzata sull'archivio centrale degli
assicurati e non ha, quindi, bisogno di essere confermata da
parte della Sede;
- le rettifiche anagrafiche da effettuare d'ufficio in quanto
rilevate da:
* modd. O1/M-B compilati dalle aziende con generalita
errate o incomplete;
* modd. O1/M-vig. compilati dagli ispettori di vigilanza o
- le variazioni del solo indirizzo proposte con modd. DM 9/M
da assicurati (o da enti di patronato), da aziende e da
Sede. Tali variazioni, sebbene memorizzate nell'archivio
centrale e, come tali, definite, vengono evidenziate sulla
"lista V" per dar modo alla Sede di reperire nell'evidenza i
corrispondenti modd. DM 9/M e di avere la certezza che le
singole proposte sono andate a buon fine.
E' da notare, quindi, che dalla "lista V" mancano:
- le variazioni degli indirizzi connesse a rettifiche
anagrafiche, qualunque sia il flusso di provenienza di tali
operazioni;
- le variazioni del solo indirizzo provenienti da modd. O1/M,
da denunce memorizzate su supporto magnetico e da modd.
O1/M-vig.
La "lista V" si articola in una o piu pagine ciascuna
delle quali evidenzia la denominazione della Sede emittente,
la data e il numero progressivo di emissione, il numero
progressivo di pagine e una pratica di rettifica.
Le registrazioni che costituiscono ciascuna pratica di
rettifica sono le seguenti:
- primo rigo:
* numero progressivo di memorizzazione della proposta di
rettifica nell'ambito della collezione VA dell'archivio 37:
- 27 -
* codice individuale del lavoratore;
- secondo rigo:
* documento da cui deriva la proposta di rettifica (da
mod. O1/M, da mod. O1/M-B, da mod. O1/M-vig. o da mod. DM
9/M);
* matricola dell'azienda che ha proposto l'operazione.
Tale informazione, ovviamente, non viene segnalata se
l'operazione medesima proviene da lavoratore (o da ente di
patronato) ovvero dalla Sede;
* anno solare di riferimento del mod. O3/M e numero di
archiviazione del medesimo mod. O3/M nei soli casi, peraltro,
in cui l'operazione sia stata proposta dall'azienda con
rettifiche segnalate nel quadro B di un mod. O1/M (o con i
previsti tipi records di denunce redatte su supporto
magnetico) ovvero da mod. O1/M-B compilato con dati anagrafici
errati o incompleti. Nel caso in cui la proposta provenga,
invece, da mod. DM 9/M, i due dati in parola vengono
sostituiti con la data di acquisizione del mod. DM 9/M;
- rigo contraddistinto dalla lettera A (situazione di
archivio);
* dati anagrafici d'archivio preesistenti alle rettifiche
(cognome, nome, data di nascita, comune e provincia di
nascita, sesso e nazionalita);
* codice del comune di nascita (determinato dall'archivio
centrale);
- rigo contraddistinto dalla lettera V (variazioni proposte):
* dati di rettifica acquisiti e trasmessi all'archivio
centrale;
* codice del comune di nascita (determinato dal programma
di acquisizione se il comune in parola e stato acquisito da
mod. DM 9/M come dato di variazione).
Nell'ambito di ciascuna pratica di rettifica e, inoltre,
disponibile un rigo in bianco contraddistinto dalla lettera E,
il quale e riservato alla scritturazione manuale di una nuova
proposta di rettifica nel caso in cui quella originaria debba
essere modificata (v. successivo punto 10.5.3). Sono, infine,
disponibili ulteriori righi riservati alla stampa dei messaggi
che l'archivio centrale puo emettere in relazione alla
proposta considerata (v. successivi punti 10.5.2 e 10.5.3).
- 28 -
10.4 Stampa della lista delle giacenze delle variazioni
anagrafiche - Ristampa di singole liste variazioni.
Puo verificarsi che la Sede abbia necessita di conoscere
la situazione di lavoro delle rettifiche anagrafiche esistenti
in un determinato momento ovvero abbia necessita di disporre
della ristampa di una o piu liste a seguito dello smarrimento
o del deterioramento anche parziale dei documenti
originariamente emessi.
In tali ipotesi, la Sede avra la possibilita di stampare
sia la lista generale delle giacenze delle rettifiche
anagrafiche, sia un ulteriore esemplare delle liste variazioni
desiderate avvalendosi del programma 86.
In particolare, per l'emissione della lista generale il
citato programma rileva dall'archivio 37 tutte le variazioni
anagrafiche non ancora cancellate (la cancellazione avviene
dopo l'attivazione del programma che segue la stampa dei modd.
ANAG 1 di cui al successivo punto 12), mentre per la ristampa
di una determinata lista, le variazioni che vengono rilevate
dall'archivio 37 sono soltanto quelle non ancora cancellate
che appartengono alla versione originaria della lista stessa.
Il programma 86 deve essere attivato dall'operatore di
controllo, quando cio gli viene appositamente richiesto dal
settore di lavoro che presiede alla gestione dei dati
anagrafici degli assicurati, da terminale contraddistinto da
identificativo operatore 40.
Una volta attivato, il programma medesimo, effettuati i
consueti controlli preliminari, visualizza in apposito
pannello le proprie funzioni e da all'operatore la possibilita
di scegliere fra le seguenti tre opzioni:
- ristampa di una determinata lista, previa impostazione del
corrispondente numero distintivo:
- ristampa di piu liste, previa impostazione dei numeri
distintivi che contraddistinguono la prima e l'ultima lista
desiderata;
- stampa o ristampa della situazione generale dell'archivio 37
e cioe di tutte le variazioni ivi presenti al momento
dell'attivazione del programma.
- 29 -
Nel caso in cui venga scelta la prima opzione, il
programma controlla che nell'archivio 37 risulti presente
almeno una variazione anagrafica di pertinenza della lista
considerata.
Nel caso in cui venga scelta la seconda opzione, il
programma controlla che nell'archivio 37 risulti presente
almeno una variazione anagrafica tanto per la lista
contrassegnata con il numero distintivo piu basso quanto per
quella contrassegnata con il numero distintivo piu alto. Per
le liste intermedie il controllo non viene effettuato: e
chiaro, peraltro, che, se nell'archivio 37 non sono presenti
variazioni anagrafiche per qualcuna di tali liste, i documenti
non verranno emessi al momento della stampa.
Nel caso in cui venga scelta la terza opzione, il
programma controlla che nell'archivio 37 risulti presente
almeno una variazione anagrafica qualunque sia la lista di
appartenenza.
Effettuati tali ulteriori controlli, il programma da corso
all'elaborazione, al termine della quale evidenzia apposito
messaggio che richiama l'attenzione dell'operatore anche sulla
necessita di attivare la SYSPRINT in relazione al gruppo di
stampa 27.
L'operatore di controllo svolge tale adempimento a seguito
del quale si determina la ristampa delle singole liste ovvero
la stampa della lista contenente la situazione generale
dell'archivio 37 ed invia i documenti all'addetto alla
gestione dei dati anagrafici degli assicurati.
Per quanto riguarda le operazioni da eseguire per
interrompere a richiesta il programma, per riattivarlo in caso
di interruzione anomala e per ovviare a situazioni di blocco
determinate da errori segnalati con specifici messaggi, si
richiamano le istruzioni di carattere generale vigenti in
materia.
Ciascuna pagina della lista generale e delle singole liste
ristampate contiene tre variazioni anagrafiche anziche una
sola.
10.5 Adempimenti amministrativi.
- 30 -
10.5.1 Operazioni preliminari.
L'addetto alla gestione dei dati anagrafici degli
assicurati:
- provvede ad ordinare i modd. DM 9/M contenenti rettifiche
anagrafiche e/o degli indirizzi dei lavoratori fatti
pervenire dal coordinatore dell'acquisizione sistemando i
moduli stessi in apposita evidenza in base al numero
progressivo di registrazione nella collezione VA
dell'archivio 37, numero su di essi annotato ad iniziativa
dell'addetto all'acquisizione;
- ricevuta la "lista V" stampata dall'operatore di controllo,
la suddivide nelle pagine che la compongono, individua
quelle contenenti pratiche di rettifica provenienti da modd.
DM 9/M, preleva dall'apposita evidenza i fascicoli DM 9/M
recanti il medesimo numero progressivo di registrazione
riportato sulle anzidette pagine ed inserisce tali fogli nei
corrispondenti fascicoli;
- apre per ciascuna pratica di rettifica derivante da mod.
O1/M, da modd. O1/M-B e da mod. O1/M-vig. un fascicolo
contraddistinto con le generalita del lavoratore quali
risulterebbero in caso di accoglimento della rettifica e
contraddistinto, altresi, dal numero progressivo di
registrazione della corrispondente proposta nell'ambito
dell'archivio 37. In tale fascicolo sara, inoltre, inserito
un modulo in bianco predisposto direttamente dalla Sede
(come fac-simile puo essere utilizzato il testo della terza
facciata del mod. DM 9/M) per la verbalizzazione del
provvedimento che sara adottato, tenendo presente che il
modulo non occorre per le pratiche di variazione del solo
indirizzo;
- provvede alla definizione di ciascuna pratica in base ai
criteri illustrati nei successivi punti 10.5.2 e 10.5.3,
tenendo presente che, nel caso in cui la pagina della lista
variazioni dovesse risultare smarrita o inutilizzabile, ne
potra ottenere copia attivando il programma 86 (v.
precedente punto 10.4). In particolare, per conoscere il
numero della lista che comprende la variazione considerata e
che va digitato nell'ambito del pannello visualizzato dal
suddetto programma 86, si dovra richiamare il programma 67,
- 31 -
opzione 2 (acquisizione di proposte di rettifiche
anagrafiche), immettere il codice individuale del lavoratore
ed il codice tipo rettifica 3. Da parte sua, il programma 67
rifiutera la nuova acquisizione per la presenza
nell'archivio 37 di altra rettifica ( e cioe di quella di
cui occorre ristampare la pagina di lista) e visualizzera il
numero della lista che comprende la rettifica stessa.
10.5.2 Trattazione delle proposte di variazione non
ammesse dall'archivio centrale degli assicurati.
Per ciascuna delle pratiche non ammesse la "lista V"
evidenzia nei righi in bianco uno dei seguenti messaggi:
a) RESPINTA. IL COD.INDIVID. CUI SI RIFERISCE LA RETTIFICA E'
STATO ANNULLATO ED UNIFICATO CON IL COD. XXXXXXXXX;
b) RETTIFICA SOLO INDIRIZZO RESPINTA PER COD. IND. NON
TROVATO;
c) PROPOSTA RESPINTA PER CODICE INDIVIDUALE NON TROVATO;
d) PROPOSTA RESPINTA PER ALTRE RETTIFICHE IN CORSO (segue il
codice della Sede che ha proposto le citate rettifiche
nonche la data in cui e avvenuto il blocco, presso
l'archivio centrale, della posizione anagrafica
considerata);
e) PROPOSTA RESPINTA PER UNIFICAZIONE IN CORSO (seguono le
indicazioni di cui sopra);
f) RESPINTA. I DATI VARIAZ. PIU' DI QUATTRO O UGUALI AI DATI
ARCH.
Nell'ipotesi di cui alla lett. a) sara necessario prendere
in considerazione le generalita anagrafiche della posizione
contraddistinta dal codice individuale al quale e stato
unificato quello che ha dato luogo alla reiezione, generalita
che risultano dal rigo A della lista. Cio per verificare se i
dati di rettifica debbano essere riacquisiti con riferimento
al codice segnalato dall'archivio centrale. In caso
affermativo, sara sufficiente correggere il codice individuale
indicato sul mod. DM 9/M (se la rettifica proviene da mod.
O1/M o da mod. O1/M-vig. il mod. DM 9/M dovra essere intestato
d'ufficio) e riproporre il documento all'acquisizione, mentre,
- 32 -
in caso negativo, occorrera verbalizzare il provvedimento
adottato, sottoporre il provvedimento stesso alla firma del
dirigente il reparto o del funzionario da questi delegato,
notificare al soggetto richiedente il contenuto del
provvedimento stesso a mezzo di lettera compilata manualmente
ed inviare la pratica all'archivio tessere affinche possa
essere inserita nella raccolta di cui al punto 5 della
circolare.
Nell'ipotesi di cui alle lett. b) e c) sara necessario
segnalare la situazione alla segreteria del Progetto DM del
Servizio EAD di questa Direzione Generale per conoscere le
determinazioni da adottare al riguardo.
Nelle ipotesi di cui alle lett. d) ed e) sara necessario
trasferire la documentazione alla Sede (o all'ufficio interno
di Sede) da cui e stata effettuata l'operazione che ha
determinato il blocco della posizione anagrafica considerata e
cio per fare in modo che la Sede o l'ufficio predetto possa
perfezionare la propria pratica tenendo conto anche delle
rettifiche sopravvenute.
L'ipotesi di cui alla lett. f) si verifica soprattutto
quando, in sede di acquisizione di un mod. O1/M munito di
codice individuale, l'operatore abbia digitato erroneamente
anche i dati anagrafici del lavoratore impostandoli come dati
di rettifica. Per quanto riguarda le operazioni provenienti da
modd. DM 9/M, l'anomalia rilevata potrebbe riferirsi ad una
proposta di rettifica di un numero di dati anagrafici talmente
elevato (5 o 6) da far ritenere poco credibile l'operazione.
Se, peraltro, si tratta realmente di variare cinque o sei dati
di una determinata posizione, il mod. DM 9/M sara archiviato
dopo la verbalizzazione del contenuto del messaggio e, nel
contempo, saranno compilati d'ufficio e riproposti
compilato il modulo originario (azienda o lavoratore) due
modd. DM 9/M contenenti singolarmente 2/3 rettifiche.
Naturalmente il secondo di tali moduli sara acquisito dopo la
definizione delle rettifiche di cui al primo modulo e cio per
evitare un'ulteriore reiezione della proposta acquisita per
seconda (v. precedente lett. d)). A conclusione
dell'operazione i due modd. DM 9/M anzidetti saranno
archiviati insieme con quello originario.
- 33 -
10.5.3 Trattazione delle proposte di variazione
ammesse dall'archivio centrale degli assicurati.
Relativamente alle proposte di variazione del solo
indirizzo del lavoratore provenienti da modd. DM 9/M, la
pagina della "lista V" evidenzia i dati anagrafici
dell'interessato quali risultano memorizzati nell'archivio
centrale degli assicurati nonche il messaggio RETTIFICA DEL
SOLO INDIRIZZO ACCOLTA.
In tale ipotesi sara sufficiente prelevare il mod. DM 9/M
ed archiviarlo insieme con i modd. DM 9/M, da sfollare
periodicamente, relativi alle richieste di prima emissione o
di rinnovo dei blocchetti O1/M (v. precedente punto 7).
Infatti, il nuovo indirizzo viene memorizzato nell'archivio
centrale al posto dell'indirizzo precedente senza che la Sede
debba effettuare operazioni di conferma.
Relativamente alle proposte di variazione di dati
anagrafici, la pagina della "lista V" non evidenzia, di norma,
alcun particolare messaggio. Puo, tuttavia, riportare il
messaggio PROPOSTA AMMESSA MA I DATI DI RETTIFICA CONTENGONO
ERRORI, qualora, appunto, qualcuno dei dati predetti risulti
inficiato da anomalie formali (l'ipotesi si verifica
soprattutto quando la rettifica deriva da mod. O1/M).
Ovviamente, individuate le informazioni errate, sara compito
dell'addetto alla gestione dei dati anagrafici degli
assicurati stabilire definitivamente quali siano i dati esatti
e proporre la modifica della proposta originaria (errata in
uno o piu dati) nei modi illustrati nei paragrafi successivi.
Cio premesso, per ciascuna pratica di rettifiche
anagrafiche l'addetto alla gestione dei dati anagrafici degli
assicurati svolge i seguenti adempimenti, dopo aver accertato,
per le proposte provenienti da mod. DM 9/M, la coincidenza fra
i dati di variazione risultanti dalla lista e quelli riportati
sui corrispondenti modd. DM 9/M:
- se si tratta di rettifiche di lieve entita, definisce la
pratica senza far ricorso ad accertamenti esterni,
applicando rigorosamente i criteri semplificativi contenuti
nell'allegato alla lettera-circolare n. 2913545 del 20
settembre 1960 (v. allegato 2). In particolare:
- 34 -
a) qualora la proposta di rettifiche anagrafiche venga
confermata cosi come risulta dal rigo V della pagina di
lista, riporta nella colonna ESITO della lista medesima la
scritta CONF. 1 (conferma di proposta di rettifiche
anagrafiche senza accertamenti esterni);
b) qualora la proposta risultante dal rigo V venga, invece,
modificata, riporta nella colonna ESITO della pagina di
lista la scritta VAR. 1 (variazione di proposta di
rettifiche anagrafiche senza accertamenti esterni) ed
indica nel rigo E della pagina medesima TUTTI i dati della
variazione ivi compresi quelli non modificati. In altri
termini, la modifica della proposta originaria fa perdere
efficacia alla proposta medesima e comporta la necessita di
riacquisire PER INTERO una nuova proposta.
1 esempio
Formulata la proposta di rettifica di MARRIO in MARIO, la
Sede accerta che la proposta medesima deve essere integrata
con la rettifica della data di nascita 14 luglio 1940 in 15
luglio 1940:
- rigo A: ROSSI MARRIO 14 luglio 1940 ROMA RM M
- rigo V: MARIO
- rigo E: MARIO 15 luglio 1940
- colonna ESITO: VAR. 1
La variazione d'ufficio della proposta iniziale e
ammissibile a norma della lettera-circolare n. 2913545 del 20
settembre 1960 in quanto si tratta sostanzialmente di
rettificare soltanto la data di nascita (la proposta di
variazione originaria riguarda, infatti, la correzione di un
evidente errore materiale).
2 esempio
Formulata la proposta di rettifica di MARIO in DARIO, la
Sede accerta che la proposta medesima e stata impostata per
errore materiale e che, quindi, non ha motivo di essere (il
dato esatto e MARIO). Deve, invece, essere effettuata la
rettifica della data di nascita 14 luglio 1940 in 15 luglio
1940:
- 35 -
- rigo A: ROSSI MARIO 14 luglio 1940 ROMA RM M
- rigo V: DARIO
- rigo E: 15 luglio 1940
- colonna ESITO: VAR. 1
- se, invece, si tratta di rettifiche che per la loro
importanza non possono essere definite in base ai criteri
semplificativi di cui sopra, svolge gli accertamenti
necessari ad opera, quindi, come indicato nelle precedenti
lett. a) e b) a seconda dell'ipotesi ricorrente, tenendo
presente, peraltro, che nella colonna ESITO della pagina
della "lista V" va riportata la scritta CONF. 4 (conferma di
rettifiche anagrafiche con accertamenti esterni) anziche
CONF. 1 e VAR. 4 (variazione di proposta di rettifiche
anagrafiche a seguito di accertamenti esterni) in luogo
della scritta VAR. 1;
- se si tratta di rettifiche da annullare perche impostate
erroneamente o perche infondate nel merito, riporta nella
colonna ESITO della pagina della "lista V" la scritta
ANNULL. 5;
- verbalizza il provvedimento adottato e lo sottopone alla
firma del dirigente il reparto o del funzionario da questi
delegato;
- se la proposta di rettifica proveniente da lavoratore, da
ente di patronato o da azienda e stata annullata per
infondatezza di merito, notifica il provvedimento adottato
al soggetto che ha proposto l'operazione inviando al
medesimo apposita lettera compilata manualmente;
- acquisisce a terminale, nei modi illustrati nel successivo
punto 10.6 il codice riportato nella colonna ESITO della
pagina della "lista V" nonche, in caso di modifica della
proposta originaria, i dati trascritti nel rigo E della
lista predetta.
10.6 Acquisizione dell'esito delle proposte di rettifiche
anagrafiche.
L'acquisizione all'archivio 37 e, attraverso questo,
all'archivio centrale degli assicurati dell'esito delle
pratiche contenute nella "lista V" e un'operazione che
presenta caratteristiche di estrema delicatezza. Si
sottolinea, in particolare, che, qualora l'esito della pratica
comporti la variazione dei dati della posizione di archivio,
- 36 -
le nuove informazioni si sostituiscono alle precedenti delle
quali non rimane memoria se non negli atti della pratica
considerata.
Per tali motivi l'acquisizione dell'esito delle pratiche
di cui trattasi e da considerare adempimento che fa parte
integrante delle operazioni di definizione delle pratiche
stesse e che, come tale, deve essere eeseguito dall'impiegato
che ha provveduto a compilare il verbale di definizione e ad
effettuare le previste scritturazioni sulla citata "lista V"
o, comunque, da altra o da altre persone appositamente
designate dal dirigente il reparto.
Si precisa altresi che le operazioni di acquisizione
dell'esito delle pratiche di cui trattasi devono essere
effettuate su uno o piu terminali "specializzati" per tale
specifico adempimento.
Il programma che consente l'acquisizione in parola e il
programma 83 che puo essere richiamato da qualsiasi terminale.
Il programma medesimo, una volta attivato, chiede
l'immissione del codice individuale del lavoratore ed effettua
su di esso i consueti controlli di validita formale segnalando
l'eventuale inesattezza del dato.
In assenza di errori, viene controllato se per il codice
stesso sussiste nell'archivio 37 una pratica di rettifiche
anagrafiche, se la pratica esistente e stata gia stampata
sulla "lista V", se la pratica listata e stata ammessa
dall'archivio centrale, se fa parte delle pratiche per le
quali e richiesta l'acquisizione dell'esito (la pratica deve
essere diversa da quelle aventi per oggetto la variazione del
solo indirizzo) e se essa e ancora in essere (pratica non
ancora definita).
In presenza di anomalie, il programma segnala l'errore con
apposito messaggio e non consente di proseguire.
Diversamente, viene visualizzato il pannello di
acquisizione dell'esito della pratica di rettifiche
anagrafiche, pannello che, per la conferma o l'annullamento
della proposta originaria, richiede la digitazione del codice
riportato nella colonna ESITO della "lista V" (si ricorda che
il codice in parola assume valore 1 o 4 per le conferme e 5
- 37 -
per l'annullamento) ovvero, in caso di variazione della
proposta originaria, la digitazione del tasto funzionale PF2.
Qualora sia stato impostato il codice 1 o 4 o 5, il
programma segnala che l'esito della pratica e stato
memorizzato nell'archivio 37.
Qualora, invece, sia stato utilizzato il tasto funzionale
PF2, viene visualizzato un ulteriore pannello che evidenzia i
campi occorrenti per l'immissione dei dati anagrafici di
rettifica.
L'operatore, da parte sua, digita i dati registrati nel
rigo E della "lista V" e cioe TUTTI i dati che debbono
sostituire quelli errati nella posizione d'archivio (v.
precedente punto 10.5.3) senza tener conto di quelli
dell'originaria proposta di rettifica.
A seguito di cio il programma controlla che sia stato
impostato almeno un dato e che la nuova proposta di variazione
differisca dalla precedente in almeno un elemento e, in caso
di errore, evidenzia apposito messaggio.
Se, invece, la nuova proposta e formalmente ammissibile,
viene data all'operatore la possibilita di correggere gli
errori di merito non rilevabili dal programma ovvero di
memorizzare il codice esito 1 o 4.
Corretti gli eventuali errori di merito e digitato il
citato codice, il programma stesso termina con la
visualizzazione del messaggio che evidenzia l'avvenuta
memorizzazione nell'archivio 37 del codice esito della
pratica.
Terminate le operazioni di acquisizione, l'addetto alla
gestione dei dati anagrafici degli assicurati riporta sulla
pagina della "lista V", a fianco del codice esito della
rettifica considerata, la scritta ACQUISITO nonche la data e
la propria firma e provvede, infine, ad accantonare le
pratiche (da ordinare in base al numero progressivo) in attesa
che venga effettuato il controllo sulle pratiche definite (v.
successivo punto 13).
10.7 Trasmissione all'archivio centrale degli assicurati
degli esiti delle proposte di rettifiche anagrafiche.
- 38 -
Gli esiti delle rettifiche anagrafiche presenti nella
collezione VA dell'archivio 37 devono essere trasmessi
all'archivio centrale degli assicurati unitamente ai
corrispondenti codici individuali ed alle eventuali modifiche
delle proposte originarie per fare in modo che il citato
archivio, recepite tali informazioni, possa rimuovere dalle
posizioni individuali interessate il blocco posto al momento
della ricezione delle suddette proposte originarie.
Il programma che esegue le operazioni di trasmissione e il
programma 151.
Esso deve essere attivato ad iniziativa dell'operatore di
controllo da terminale contraddistinto da "identificativo
operatore" 02 dopo l'espletamento dei consueti adempimenti
preliminari all'avvio dei programmi di trasmissione.
Il funzionamento del programma in parola e del tutto
analogo a quello sinteticamente descritto nel precedente punto
9.1.
E' da notare, ad ogni buon fine, che l'archivio centrale,
nel ricevere modifiche di variazioni anagrafiche ed il
relativo codice esito, potrebbe rilevare la presenza di
errori. In tale ipotesi, l'archivio medesimo considera le
operazioni suddette come nuove proposte di rettifica e le
restituisce alla Sede per la successiva conferma corredate del
messaggio PROPOSTA AMMESSA MA I DATI DI RETTIFICA CONTENGONO
ERRORI. In particolare, la pratica considerata comparira sulla
prima "lista V" che verra stampata e risultera contraddistinta
da un numero progressivo che non coincidera con quello
attribuito al mod. DM 9/M originario. Di conseguenza la Sede,
in presenza di una proposta di variazione per la quale il
corrispondente mod. DM 9/M non e reperibile nell'evidenza di
quelli che attendono di essere abbinati con la "lista V", avra
cura di effettuare le dovute ricerche fra i modd. DM 9/M
definiti a seguito della precedente elaborazione.
11. DEFINIZIONE DEI MODD. 9/M CONTENENTI LA RICHIESTA DI
UNIFICAZIONE DI POSIZIONI ASSICURATIVE.
11.1 Trasmissione all'archivio centrale degli assicurati
delle proposte di unificazione.
- 39 -
Le proposte di unificazione di posizioni assicurative
memorizzate nella collezione PR dell'archivio 37 a seguito
dell'acquisizione dei relativi modd. DM 9/M devono essere
trasmesse all'archivio centrale degli assicurati per fare in
modo che il citato archivio:
- blocchi le posizioni assicurative contraddistinte dai citati
codici affinche sulle posizioni medesime non possano
incidere altre operazioni di natura anagrafica (variazioni o
unificazioni) fino a che non sia intervenuto l'esito delle
corrispodenti proposte di unificazione;
- attribuisca ad ogni codice individuale compreso nelle
al momento della ricezione delle proposte medesime;
- restituisca alla Sede i codici individuali corredati delle
relative situazioni anagrafiche d'archivio memorizzandoli
nella collezione PR dell'archivio 37 ai fini della stampa
della "lista unificazioni" (v. successivo punto 11.3) e
della lettera di mod. ANAG. 1 predisposta per la
comunicazione a stampa meccanografica dell'esito delle
pratiche (v. successivo punto 12).
Il programma che esegue le operazioni di trasmissione e il
programma 116.
Esso deve essere attivato ad inziativa dell'operatore di
controllo da terminale contraddistinto da "identificativo
operatore" 02 dopo l'espletamento dei consueti adempimenti
preliminari all'avvio dei programmi di trasmissione.
Il funzionamento del programma in parola e del tutto
analogo a quello sinteticamente descritto nel precedente punto
9.1.
11.2 Stampa della "lista unificazioni".
Le proposte di unificazione di posizioni assicurative
trasmesse all'archivio centrale degli assicurati ai fini
illustrati nel precedente punto 11.1 e da questo restituite
alla Sede corredate singolarmente delle situazioni anagrafiche
relative ai vari codici individuali interessati, devono essere
stampate sulla "lista unificazioni" di cui prima si e fatto
cenno.
- 40 -
Il programma che esegue la stampa in parola e il programma
77.
Esso deve essere attivato ad iniziativa dell'operatore di
controllo da terminale contraddistinto da "identificativo
operatore" 40.
Una volta attivato, il programma medesimo, effettuati i
controlli preliminari (presenza della data nel sottosistema,
avvenuto richiamo da terminale abilitato, presenza di dati da
stampare), evidenzia le proprie funzioni in apposito pannello
ed inizia, quindi, l'elaborazione.
Il termine dell'elaborazione stessa viene segnalato con
apposito messaggio che richiama anche la necessita di attivare
la SYSPRINT relativamente al gruppo di stampa 27.
Per quanto riguarda le operazioni da eseguire per
interrompere a richiesta il programma, per riattivarlo in caso
di interruzione anomala e per ovviare a situazioni di blocco
determinate da errori segnalati con appositi messaggi, si
richiamano le istruzioni di carattere generale vigenti in
materia.
La "lista unificazioni" deve essere OBBLIGATORIAMENTE
stampata IN DOPPIA COPIA utilizzando, a tal fine, carta
carbonata in striscia continua ovvero attivando per DUE volte
la SYSPRINT in relazione al gruppo di stampa 27, con
l'accorgimento che, in occasione della prima stampa, deve
essere richiesta la conservazione dei dati.
L'operatore di controllo, stampate le due copie della
lista, provvede a inviarle al dirigente il reparto
interessato.
Da parte sua, il citato dirigente:
- affida una copia della lista all'addetto al controllo delle
pratiche definite (v. successivo punto 13) con l'incarico di
mantenere INTEGRA la lista stessa e di conservarla in
apposita raccolta ordinata per numero progressivo di lista.
E' da tener presente, infatti, che le risultanze del
documento saranno indispensabili per conoscere l'originaria
situazione d'archivio delle posizioni anagrafiche unificate
- 41 -
nei casi in cui, a seguito delle verifiche effettuate a
norma delle istruzioni contenute nel citato punto 13, si
rilevi l'assenza della documentazione giustificativa delle
unificazioni ed occorra, quindi, ripristinare le singole
situazioni originarie;
- affida l'altra copia della lista all'addetto alla gestione
dei dati anagrafici degli assicurati per lo svolgimento
delle operazioni descritte nel successivo punto 11.5.
11.3 Contenuto della "lista unificazioni".
La lista in oggetto e denominata piu sinteticamente "lista
U" (unificazioni).
Essa si articola in una o piu pagine ciascuna delle quali
evidenzia la denominazione della Sede emittente, la data di
emissione, il numero progressivo di lista, il numero
progressivo di pagina ed una sola pratica di unificazione la
cui esposizione, peraltro, puo occupare anche la pagina
successiva qualora cio sia reso necessario dalla presenza di
molti codici individuali da unificare. Infine, l'ultima pagina
evidenzia anche il numero complessivo delle pagine che
compongono la lista.
Le registrazioni relative a ciascuna pratica di
unificazione sono le seguenti:
- numero progressivo di memorizzazione della proposta di
unificazione nell'ambito della collezione PR dell'archivio
37;
- documento da cui deriva la proposta di unificazione (da mod.
DM 9/M di lavoratore, da mod. DM 9/M di azienda, da mod. DM
9/M compilato dalla Sede);
- dati della posizione "principale" rappresentati da:
* codice individuale "principale" (ossia quello al quale
devono essere unificati altro od altri codici);
* numero complessivo dei codici individuali "aggiuntivi"
da unificare a quello "principale";
* dati anagrafici relativi al codice individuale
"principale" posizionati su di un rigo contraddistinto dalla
lettera P;
- 42 -
- posizioni da unificare a quella "principale" con
l'indicazione del codice individuale e dei dati anagrafici
di ciascuna posizione "aggiuntiva", nonche del codice
individuale della posizione "principale". Le registrazioni
relative ai dati anagrafici di ciascuna posizione
"aggiuntiva" sono posizionate su di un rigo contraddistinto
dalla lettera U.
11.4 Stampa della lista giacenze delle unificazioni -
Ristampa di singole liste unificazioni.
Le operazioni indicate in oggetto vengono eseguite per il
tramite del programma 155.
Per quanto riguarda il contenuto e l'utilizzazione delle
liste in parola, nonche le modalita di attivazione del citato
programma 155, si richiamano le istruzioni illustrate nel
precedente punto 10.4.
11.5 Adempimenti amministrativi.
11.5.1 Operazioni preliminari.
L'addetto alla gestione dei dati anagrafici degli
assicurati:
- provvede ad ordinare i modd. DM 9/M contenenti proposte di
unificazione di posizioni assicurative, fatti pervenire dal
coordinatore dell'acquisizione, sistemando i moduli stessi
in apposita evidenza (diversa da quella delle pratiche
contenenti proposte di rettifiche anagrafiche e/o degli
indirizzi dei lavoratori (v. precedente punto 10.5.1) in
base al numero progressivo di registrazione nella collezione
PR dell'archivio 37 su di essi annotato dall'addetto
all'acquisizione;
- ricevuta la "lista U", preleva dalla suddetta evidenza i
modd. DM 9/M contraddistinti da numeri progressivi uguali a
quelli della lista medesima;
- suddivide la lista nelle singole pagine che la compongono e
inserisce ogni pagina nella corrispondente pratica;
- provvede alla definizione di ciascuna pratica in base ai
criteri illustrati nei successivi punti 11.5.2 e 11.5.3,
tenendo presente che, nel caso in cui la pagina della lista
- 43 -
unificazione dovesse risultare smarrita o utilizzabile, ne
potra ottenere copia attivando il programma 155 (v.
precedente punto 11.4). In particolare, per conoscere il
numero della lista che comprende l'unificazione considerata
e che va digitato nell'ambito del pannello visualizzato dal
citato programma 155, si dovra richiamare il programma 67,
opzione 2 (acquisizione delle proposte di rettifiche
anagrafiche), immettere il codice individuale principale e
il codice tipo rettifica 3. Da parte sua, il programma 67
rifiutera l'acquisizione della proposta di rettifiche
anagrafiche per la presenza nell'archivio 37 di una proposta
di unificazione di posizioni assicurative (e cioe di quella
di cui occorre ristampare la pagina di lista) e visualizzera
il numero della lista unificazioni che comprende la proposta
stessa.
11.5.2 Trattazione delle proposte di unificazione non
ammesse dall'archivio centrale degli assicurati.
L'archivio suddetto puo trovarsi nell'impossibilita di
ammettere una determinata proposta di unificazione. Cio si
verifica quando il codice individuale "principale" risulta
indisponibile ovvero quando sono indisponibili TUTTI i codici
individuali "aggiuntivi". In tali ipotesi, la "lista U"
evidenzia a livello di codice "principale" uno dei seguenti
messaggi:
a) UNIFICAZIONE RESPINTA PER CODICE INDIVIDUALE NON TROVATO;
b) UNIFICAZIONE RESPINTA PER ALTRA UNIFICAZIONE IN CORSO
(segue il codice della Sede che ha proposto l'unificazione
e la data in cui e avvenuto il blocco, presso l'archivio
centrale, della posizione considerata);
c) UNIFICAZIONE RESPINTA PER RETTIFICHE IN CORSO (segue il
codice della Sede che ha proposto le rettifiche e la data
in cui e avvenuto il blocco, presso l'archivio centrale,
della posizione considerata);
d) UNIFICAZIONE RESPINTA PER COD.IND.ANNULLATO E UNIFICATO AL
CODICE XXXXXXXXX;
e) UNIFICAZIONE RESPINTA PER CODICI AGGIUNTIVI TUTTI SCARTATI.
- 44 -
Nell'ipotesi di cui alla lettera a) sara necessario
segnalare la situazione alla segreteria del progetto DM del
Servizio EAD di questa Direzione Generale per conoscere le
determinazioni da adottare al riguardo.
Nelle ipotesi di cui alle lett. b) e c) sara necessario
trasferire il mod. DM 9/M e la relativa documentazione alla
Sede da cui e stata effettuata l'operazione che ha determinato
il blocco della posizione anagrafica considerata e cio per
fare in modo che la Sede stessa possa perfezionare la propria
pratica tenendo conto anche dell'unificazione sopravvenuta.
Nell'ipotesi di cui alla lett. d) sara necessario
riesaminare l'intera proposta di unificazione per riferire i
codici "aggiuntivi" alla posizione contraddistinta dal codice
individuale segnalato dall'archivio centrale, sempreche,
beninteso, ne sussistano i presupposti.
Nell'ipotesi di cui alla lett. e) sara necessario, infine,
analizzare i motivi che hanno determinato l'indisponibilita
dei singoli codici "aggiuntivi" per individuare le iniziative
piu idonee da assumere per la definizione della pratica
(segnalazione alla Direzione Generale, trasferimento ad altra
Sede, riferimento dell'unificazione ad altri codici
individuali, ecc.).
11.5.3 Trattazione delle proposte di unificazione
ammesse dall'archivio centrale degli assicurati.
Relativamente alle proposte di unificazione ammesse la
"lista U" non evidenzia alcun messaggio a livello di codice
individuale "principale". Puo, tuttavia, risultare presente, a
livello di uno o piu codici "aggiuntivi", uno dei seguenti
messaggi:
a) POSIZIONE NON UNIFICABILE PER CODICE INDIVIDUALE NON
TROVATO;
b) POSIZIONE NON UNIFICABILE PER ALTRA UNIFICAZIONE IN CORSO
(segue il codice della Sede che ha proposto l'unificazione
e la data in cui e avvenuto il blocco, presso l'archivio
centrale, della posizione considerata);
c) POSIZIONE NON UNIFICABILE PER RETTIFICHE IN CORSO (segue il
codice della Sede che ha proposto le rettifiche e la data
- 45 -
in cui e avvenuto il blocco, presso l'archivio centrale,
della posizione considerata);
d) POSIZIONE NON UNIFICABILE PER CODICE INDIVIDUALE ANNULLATO
E UNIFICATO AL CODICE XXXXXXXXX.
Nell'ipotesi di cui alla lett. a) sara necessario
segnalare la situazione alla segreteria del progetto DM del
Servizio EAD di questa Direzione Generale per conoscere le
determinazioni da adottare al riguardo.
Nelle ipotesi di cui alle lett. b) e c) sare necessario
prendere contatto con la Sede (o con l'ufficio interno di
Sede) da cui e stata effettuata l'operazione che ha
determinato il blocco della posizione anagrafica considerata e
cio per stabilire di comune intesa quale sia la miglior linea
di condotta da seguire.
Nell'ipotesi di cui alla lett. d) sara necessario
stabilire se sussistono i presupposti per riferire
l'unificazione al codice individuale segnalato dall'archivio
centrale.
Per ciascuna pratica di unificazione di posizioni
assicurative che, invece, non presenta anomalie, l'addetto
alla gestione dei dati anagrafici degli assicurati:
- svolge gli accertamenti previsti dalle vigenti disposizioni;
- verbalizza le risultanze dell'istruttoria della pratica e
sottopone il provvedimento adottato alla firma del dirigente
il reparto o del funzionario da questi delegato;
- riporta nella colonna ESITO della pagina della "lista U" in
corrispondenza della posizione "principale" la scritta:
* CONF. 1 se viene disposta l'unificazione di TUTTE le
posizioni "aggiuntive" evidenziate sulla suddetta lista senza
effettuare accertamenti esterni;
* CONF. 4 se viene disposta identica unificazione a
seguito, peraltro, di accertamenti esterni;
* STRALCIO 1 se l'unificazione viene disposta, senza
effettuare accertamenti esterni, soltanto per alcune delle
posizioni "aggiuntive" evidenziate sulla "lista U" con il
contestuale stralcio delle posizioni residue;
- 46 -
* STRALCIO 4 se la parziale unificazione di cui sopra
viene disposta a seguito di accertamenti esterni;
* ANNUL. se viene disposto l'annullamento dell'INTERA
proposta di unificazione;
- nel caso in cui sia stata disposta l'unificazione di tutte
le posizioni "aggiuntive" con o senza accertamenti esterni,
NON effettua alcuna registrazione a livello delle posizioni
predette;
- qualora, invece, l'unificazione sia stata disposta
limitatamente ad alcune posizioni "aggiuntive" con stralcio
di quelle residue, riporta nella colonna ESITO della pagina
della "lista U":
* per ogni registrazione "aggiuntiva" da unificare il
codice 1 o il codice 4 a seconda che la posizione "principale"
sia stato contraddistinta con la scritta STRALCIO 1 ovvero
STRALCIO 4;
* per ogni registrazione "aggiuntiva" da stralciare il
codice 5;
- acquisisce a terminale nei modi illustrati nel successivo
punto 11.6 i codici riportati nella colonna ESITO della
pagina della "lista U".
11.6 Acquisizione dell'esito delle proposte di
unificazione di posizioni assicurative.
L'acquisizione in argomento presenta caratteristiche del
tutto analoghe a quelle dell'acquisizione degli esiti delle
rettifiche anagrafiche. Sara necessario, pertanto, che anche
per lo svolgimento di tale lavoro le Sedi assumano le
particolari cautele di cui si e fatto cenno nella parte
introduttiva nel precedente punto 10.6.
Il programma che consente l'acquisizione degli esiti delle
unificazioni di posizioni assicurative e il programma 81 che
puo essere richiamato da qualsiasi terminale.
Il programma in parola, una volta attivato, visualizza un
pannello nell'ambito del quale possono essere selezionate tre
diverse opzioni e cioe:
a) unificazione di tutte le posizioni "aggiuntive" proposte;
- 47 -
b) unificazione di alcune posizioni "aggiuntive" proposte con
stralcio di altre;
c) annullamento dell'INTERA proposta di unificazione.
Qualunque sia l'opzione prescelta viene chiesta
l'immissione del codice individuale "principale" sul quale
vengono effettuati controlli che, qualora si concludano
negativamente, danno luogo alla visualizzazione di uno dei
seguenti messaggi:
- CODICE ERRATO;
- CODICE NON PRESENTE NELL'ARCHIVIO 37;
- IL CODICE DIGITATO NON E' PRINCIPALE;
- TRASMISSIONE O LISTA NON EFFETTUATA;
- PRATICA GIA' DEFINITA;
- SI TRATTA DI VAR. ANAGR. E NON DI UNIF.
Nel contempo viene evidenziato, tranne che nel caso di
CODICE ERRATO, un messaggio che segnala l'impossibilita di
proseguire nell'acquisizione degli esiti.
In assenza di errori, il pannello viene completato
automaticamente con la visualizzazione dei codici individuali
"aggiuntivi", ivi compresi quelli che non possono essere
unificati e che, come tali, vengono contraddistinti con la
scritta DA STRALCIARE D'UFFICIO.
Da parte sua, l'addetto alla gestione dei dati anagrafici
degli assicurati:
- qualora debba confermare integralmente l'unificazione
proposta, digita il valore 1 o il valore 4 a fianco del
codice individuale "principale";
- qualora debba effettuare l'unificazione limitatamente ad
alcuni codici individuali con stralcio di altri, digita il
valore 1 o il valore 4 a fianco del codice "principale"
nonche il valore 5 a fianco di ciascun codice "aggiuntivo"
da stralciare. In caso di errore o di mancata digitazione
del codice esito nei modi sopra descritti vengono
evidenziati specifici messaggi di avvertimento;
- 48 -
- qualora debba annullare l'INTERA proposta di unificazione,
digita il valore 5 nell'apposito campo;
- terminate le operazioni di acquisizione, riporta sulla
pagina della "lista U", in corrispondenza del codice
individuale "principale", la scritta ACQUISITO nonche la
data e la propria firma e provvede, infine, ad accantonare i
corrispondenti modd. DM 9/M (da ordinare in base al loro
numero progressivo separatamente da quelli che contengono
proposte di rettifiche anagrafiche) in attesa che venga
effettuato il controllo sulle pratiche definitive (v.
successivo punto 13).
11.7 Trasmissione all'archivio centrale degli assicurati
degli esiti delle proposte di unificazione di
posizioni assicurative.
Gli esiti delle unificazioni di posizioni assicurative
presenti nella collezione PR dell'archivio 37 devono essere
trasmessi all'archivio centrale degli assicurati unitamente ai
codici individuali interessati ed alle eventuali modifiche
delle proposte originarie. Cio per fare in modo che il citato
archivio, recepite tali informazioni, possa rimuovere dalle
corrispondenti posizioni il blocco apposto al momento della
ricezione delle citate proposte originarie.
Il programma che esegue le operazioni di trasmissione e il
programma 152.
Esso deve essere attivato ad iniziativa dell'operatore di
controllo da terminale contraddistinto da "identificativo
operatore" 02 dopo l'espletamento dei consueti adempimenti
preliminari all'avvio dei programmi di tramissione.
Il funzionamento del programma in parola e del tutto
analogo a quello sinteticamente descritto nel precedente punto
9.1.
12. STAMPA DELLE LETTERE DI COMUNICAZIONE DEGLI ESITI DELLE
PROPOSTE IN RETTIFICHE ANAGRAFICHE E/O DEGLI INDIRIZZI DI
LAVORATORI NONCHE' DEGLI ESITI DELLE PROPOSTE DI
UNIFICAZIONE DI POSIZIONI ASSICURATIVE.
Il programma che esegue la stampa in argomento e il
programma 164.
- 49 -
Per l'operazione di stampa vanno utilizzati i modd. ANAG.
1 il cui fac-simile e riprodotto nell'allegato 3.
La lettera di mod. ANAG. 1 viene stampata in caso di
avvenuto espletamento di unificazione di posizioni
assicurative ad iniziativa dell'interessato, di ente di
patronato o di azienda, nonche in caso di rettifica dei dati
anagrafici e/o dell'indirizzo del lavoratore effettuata a
seguito di domanda presentata a mezzo di modd. DM 9/M dai
soggetti prima indicati. La lettera medesima viene, altresi,
emessa tutte le volte che sia stata segnalata una variazione
di dati anagrafici su mod. O1/M cartaceo da azienda che,
peraltro, al momento dell'attivazione del programma 164,
risulta contraddistinta nell'archivio locale con il codice
autorizzazione OG (azienda automatizzata che presenta le
denunce individuali su supporto magnetico). In quest'ultima
ipotesi, infatti, l'invio della citata lettera e il mezzo piu
idoneo per informare l'azienda dell'avvenuta rettifica dei
dati anagrafici del suo dipendente, adempimento, questo, che
nei confronti delle aziende non automatizzate viene invece
svolto mediante l'emissione di un nuovo blocchetto O1/M
recante le generalita rettificate del lavoratore.
Per converso, la lettera di mod. ANAG. 1 non viene
stampata:
- se la variazione o l'unificazione e stata effettuata dalla
Sede di propria iniziativa ossia con il codice tipo
variazione o unificazione 3;
- se la variazione anagrafica proviene da mod. O1/M di azienda
che, al momento dell'attivazione del programma 164, non
risulta contraddistinta nell'archivio locale con il codice
autorizzazione OG ovvero e stata effettuata sulla base di
rettifiche segnalate a mezzo di modd. O1/M-vig;
- se la variazione anagrafica o l'unificazione, effettuata a
seguito di domanda di mod. DM 9/M proposta da lavoratore, si
riferisce ad una posizione priva dell'indirizzo del
lavoratore stesso (nel caso di unificazione, la posizione
considerata e quella "principale"). A tal proposito si fa
osservare che, prima di acquisire la proposta di variazioni
anagrafiche o di unificazione di posizioni assicurative
formulata con mod. DM 9/M da lavoratore non assistito da
- 50 -
alcun ente di patronato, e opportuno esaminare la posizione
da rettificare o quella su cui devono confluire altre
posizioni per verificare che l'indirizzo del lavoratore
medesimo sia presente e corrisponda a quello indicato
dall'interessato sul mod. DM 9/M. Diversamente, in caso di
variazione anagrafica sara necessario impostare anche la
variazione dell'indirizzo rilevando i dati occorrenti dal
mod. DM 9/M, mentre, in caso di unificazione, occorrera
provvedere prima, con mod. DM 9/M compilato d'ufficio, alla
variazione dell'indirizzo medesimo sulla posizione
"principale" ed acquisire poi i dati relativi alla proposta
di unificazione;
- se la variazione anagrafica o l'unificazione, eseguita su
domanda di mod. DM 9/M presentata da una determinata
azienda, trova sull'archivio locale uno dei codici che
evidenziano l'avvenuta cessazione dell'attivita aziendale;
- se la variazione anagrafica o l'unificazione, proposta da
lavoratore, da ente di patronato, da azienda o dalla Sede
con mod. DM 9/M e stata dichiarata inammissibile
dall'archivio centrale ovvero, pur essendo stata ammessa, e
stata poi annullata dalla Sede perche infondata nel merito o
perche acquisita per semplice errore materiale. A tal
riguardo e da precisare che, se la reiezione della proposta
dipende da un motivo di inammissibilita sostanziale (ad
esempio, perche i dati della variazione sono uguali ai dati
di archivio o perche la posizione da unificare risulta gia
unificata alla posizione principale o ad altra posizione),
la Sede deve notificare i motivi della reiezione medesima al
lavoratore o al patronato o all'azienda con lettera
compilata manualmente. Lo stesso dicasi nel caso in cui la
proposta ammessa dall'archivio centrale venga poi annullata
dalla Sede per infondatezza di merito.
Ad ogni buon fine, nell'allegato 4 al presente manuale
sono indicati, a seconda dell'ipotesi ricorrente, i tipi di
documento che la Sede deve emettere (automaticamente o
manualmente) per dare notizia agli interessati dell'esito
delle rispettive domande di rettifiche anagrafiche e/o
dell'indirizzo dei lavoratori e delle domande di unificazione
di posizioni assicurative.
Il programma 164 deve essere attivato ad inziativa
dell'operatore di controllo da terminale contraddistinto da
- 51 -
"identificativo operatore" 40. Il programma medesimo
controlla, quindi, che sia presente nel sottosistema la data
del giorno e controlla, altresi, che il gruppo di stampa 27
non rechi altri dati.
Superati tali controlli, il programma visualizza in
apposito pannello le proprie funzioni e, una volta avviato,
segnala che l'elaborazione e in via di svolgimento.
Al termine dell'elaborazione stessa viene effettuata e
segnalata a video la cancellazione dei codici individuali
presenti nell'archivio 10 collezione VD, dei corrispondenti
records dell'archivio 37, nonche del record di "elaborazione
avviata" dell'archivio 22 e viene, infine, richiamata
l'attenzione dell'oepratore di controllo sulla necessita di
attivare la SYSPRINT relativamente al gruppo di stampa 27.
Il programma puo essere interrotto e riattivato con
l'osservanza delle consuete modalita operative.
Eventuali situazioni di errore vengono segnalate con
appositi messaggi. Le anomalie che non potessero essere
sistemate localmente saranno subito comunicate alla segreteria
del progetto DM del Servizio EAD di questa Direzione Generale.
Lo stesso programma 164 provvede a predisporre
automaticamente nel gruppo 26 i dati occorrenti per la stampa
della "lista delle pratiche definite", lista che dovra essere
poi utilizzata nei modi illustrati nel successivo punto 13.
In particolare, tale lista evidenzia tutte le pratiche di
rettifiche anagrafiche e di unificazione di posizioni
assicurative da considerare definite, ivi comprese quelle non
ammesse dall'archivio centrale e quelle annullate dalla Sede.
Non sono, invece, comprese nella lista in questione le
pratiche di variazione del solo indirizzo del lavoratore.
13. CONTROLLI SULLE PRATICHE DEFINITE.
Le pratiche di rettifiche anagrafiche (qualunque sia il
documento da cui esse traggono origine) e quelle di
unificazione di posizioni assicurative devono essere
sottoposte a controllo dopo la trasmissione dei relativi esiti
all'archivio centrale degli assicurati.
- 52 -
NON devono, invece, essere controllate:
- le pratiche di rettifiche anagrafiche e di unificazione non
ammesse dall'archivio centrale, le quali, una volta
prelevate dall'evidenza in base alle risultanze delle
corrispondenti "liste V" e "liste U", devono essere inviate
all'archivio di cui al punto 5 della circolare, fatta
eccezione per i casi in cui esse debbano essere trasferite
ad altre Sedi ovvero utilizzate per l'apertura di nuove
pratiche (v. precedenti punti 10.5.2 e 11.5.2);
- le pratiche di variazione del solo indirizzo del lavoratore
(v. precedente punto 10.5.3).
Il compito di controllare le pratiche definite e di
competenza del dirigente il reparto che puo affidarlo ad uno o
piu impiegati espressamente designati. Il controllo sara
svolto in forma sistematica ovvero secondo il criterio del
campionamento (in ogni caso, il campione prescelto non deve
scendere al di sotto del 10% delle pratiche predette) secondo
il prudente apprezzamento del citato dirigente.
L'addetto al controllo, da parte sua, svolge i seguenti
adempimenti:
- prende in carico le pratiche di rettifiche anagrafiche e di
unificazione di posizioni assicurative rimaste accantonate
dopo la trasmissione dei relativi esiti all'archivio
centrale degli assicurati (v. precedenti punti 10.6 e 11.6);
- prende in carico la "lista delle pratiche definite" di cui
al precedente punto 12 dopo aver controllato che
nell'apposita raccolta risulti presente e definita la lista
immediatamente precedente;
- verifica che per ogni pratica evidenziata sulla lista sia
presente il corrispondente fascicolo:
* in caso affermativo prosegue effettuando identico
controllo per la pratica successiva;
* in caso negativo annota sulla lista in parola la
situazione rilevata;
- spuntata l'intera lista, individua le pratiche da
controllare nel merito e, in relazione a ciascuna di esse,
- 53 -
visualizza, attraverso l'apposita transazione, la sezione
anagrafica della posizione o delle posizioni dell'archivio
suddetto che hanno formato oggetto di rettifica o di
unificazione e controlla se i dati visualizzati sono
conformi a quelli risultanti dal verbale conservato nella
pratica:
* in caso affermativo, appone sul citato verbale la
scritta CONTROLLATO - ESATTO, nonche la data dell'operazione e
la propria firma;
* in caso negativo, predispone una sintetica relazione
circa l'esito del proprio intervento ed allega il documento
alla pratica;
- invia all'archivio di cui al punto 5 della circolare le
pratiche controllate e risultate esattamente definite,
nonche, in caso di verifica effettuata secondo il criterio
del campionamento, quelle non sottoposte a controllo;
- sottopone al dirigente il reparto le pratiche presenti sulla
lista per le quali, pero, manca il corrispondente fascicolo
nonche le pratiche per le quali, pur sussistendo il
fascicolo, sono presenti difformita fra quanto risulta dalla
posizione anagrafica d'archivio e quanto risulta dal
verbale;
- archivia nell'apposita raccolta la "lista delle pratiche
definite".
Il dirigente il reparto dispone la sistemazione delle
pratiche non correttamente definite e, nei casi in cui siano
emerse vere e proprie irregolarita, assume anche le iniziative
necessarie per l'accertamento delle responsabilita.
In particolare, il ripristino dei dati anagrafici di una
posizione indebitamente rettificata per la quale manca il
fascicolo si effettua rilevando i dati anagrafici ORIGINARI
dalla pagina della lista V (tale pagina va ricercata
nell'esemplare di lista conservato dall'addetto al controllo a
norma delle istruzioni di cui al precedente punto 10.2),
compilando un mod. DM 9/M recante come dati di variazione
quelli originari ed inserendo tale modulo nel normale iter
procedurale.
- 54 -
L'adeguamento dei dati anagrafici di una posizione
rettificata in maniera difforme da quanto risulta dal verbale
si effettua rilevando dal verbale stesso le informazioni di
rettifica esatte, compilando un mod. DM 9/M recante come dati
di variazione le informazioni predette ed inserendo tale
modulo nel normale iter procedurale.
Per quel che si riferisce, infine, allo scorporo di
posizioni indebitamente unificate, la situazione originaria
sara rilevata dalla pagina della lista U esistente nel
fascicolo o, in mancanza di questo, dalla copia compresa
nell'esemplare di lista conservato dall'addetto al controllo
(v. precedente punto 11.2), mentre le vere e proprie
operazioni concernenti lo scorporo predetto saranno effettuate
in base alle specifiche istruzioni che verranno impartite in
prosieguo di tempo.
ALLEGATO 1
(VEDI MATERIALE CARTACEO)
ALLEGATO 2
ISTRUZIONI
PER IL RIORDINAMENTO DEGLI ARCHIVI TESSERE
1 FASE
Revisione dello schedario O. 7
Il personale addetto alla prima fase effettua l'esame
delle posizioni assicurative contenute in ciascun cassetto
dello schedario O. 7, provvedendo:
a) ad eliminare eventuali spostamenti nell'ordine numerico
delle posizioni ed erronei inserimenti di tessere o di
altri documenti;
b) ad esperire, con l'osservanza delle norme appresso
indicate, i necessari accertamenti allorche vengano
riscontrate discordanze anagrafiche;
c) a consegnare per gruppi, in apposite cassette di legno, al
personale addetto alla seconda fase, le posizioni
esaminate.
Accertamenti anagrafici. - Gli accertamenti anagrafici vanno
effettuati solo nel caso che tessere o altri documenti di
accreditamento rechino discordanze tali da far presumere
l'esistenza di due o piu persone fisiche.
Non si deve, pertanto, tener conto di differenze di ordine
meramente formale, quali ad esempio:
- 55 -
- per il nome e cognome, quelle dipendenti da deformazioni
tradizionali (ad es.: Angelo, Angiolo, Angelino, ecc.; Maria
Luisa, Marisa, Marilisa, M. Luisa, ecc.; De Martino, Di
Martino; De Santis, De Sanctis; Costantino, Costantini,
ecc.);
- per la localita di nascita, quelle dipendente
dall'indicazione della frazione anziche del comune;
- per la data di nascita, quelle dipendenti da inversioni
numeriche (ad es.: 5.7.1939, 7.5.1939) o riguardanti una
sola cifra del giorno di nascita, sempreche concordino tutti
gli altri dati.
Non si deve, inoltre, tenere conto dell'incompletezza
delle generalita quando manchi uno solo degli elementi
(giorno, mese o comune di nascita) e tutti gli altri dati
coincidano con quelli riportati sui vari documenti
assicurativi ed anagrafici.
Per l'accertamento, devono essere utilizzati i modd. I.P.
320, riuniti in blocchi, sulle cui matrici vanno annotati i
riferimenti indispensabili per gli eventuali solleciti.
Sul frontespizio delle tessere e dei documenti di cui
trattasi - che devono comunque restare allegati alle
rispettive posizioni - dev'essere apposta, con timbro, una
annotazione del seguente tenore:
ACCERTAMENTI ANAGRAFICI IN CORSO
Data ...... L'Impiegato ........
2 FASE
Aggiornamento dei conti individuali.
Le unita addette alla seconda fase, ricevute le cassette
contenenti le posizioni assicurative, devono provvedere (1):
a) a riportare sulle schede di mod. O. 7 i periodi e i dati
contributivi delle tessere e degli altri documenti di
accreditamento (01/a, K 1, A 1, ecc.) che non risultino
registrati, senza effettuare alcun controllo dei conteggi
in essi esistenti;
- 56 -
b) a completare, per le tessere in posizione da sfollare, le
registrazioni gia esistenti sulle schede di mod. O. 7 con
il numero dei contributi eventualmente mancante;
c) a distinguere, sulle schede di mod. O. 7, i periodi e gli
importi contributivi fino al 30 aprile 1939, quelli
compresi tra il 1 maggio 1939 e il 31 marzo 1943, e quelli
successivi;
d) a completare i conteggi relativi ai modd. O. 11 e a
riportarne i periodi e i dati contributivi sulle schede di
mod. O. 7;
e) ad apporre sulla scheda di mod. O. 7, nelle prime righe in
bianco successive all'ultima registrazione un timbro di
dimensioni cm. 6 (larghezza) x cm. 1,50 (altezza), recante
la seguente annotazione:
REVISIONE 1960-1961
L'operatore ............
f) a separare i documenti assicurativi da sfollare, tenendo
conto che debbono essere conservate in posizione solo le
tessere piu recenti utili per attestare l'esistenza di
almeno 52 contributi settimanali (o ragguagliati a tali)
nell'ultimo quinquennio;
g) a riepilogare sull'elenco di mod. O. 4 i documenti
assicurativi da sfollare, senza effettuare la seconda
perforazione, omettendo di indicare, nella terza colonna,
gli importi contributivi;
h) ad apporre sulle schede di mod. O. 7, a fianco delle
registrazioni relative ai documenti da sfollare (2), il
timbro:
ARCHIVIATO NEL PACCO N. ........
i) a intestare i fascicoli personali nei casi in cui risultino
allegati alla posizione documenti non assicurativi (3)
(domande di autorizzazione alla prosecuzione volontaria,
atti e corrispondenza varia), apponendo sulle schede di
mod. O. 7, nei casi in cui manchi l'annotazione relativa
all'autorizzazione concessa, il seguente timbro:
- 57 -
AUTORIZZATI V. V. DAL ............
l) a consegnare al personale addetto alla terza fase le
cassette contenenti le posizioni, con allegati i documenti
che debbono rimanere negli schedari, e le scatole o i
pacchi con i documenti assicurativi da sfollare.
3 FASE
Impacchettamento.
Ricevute le posizioni assicurative, gli impiegati addetti
alla terza fase provvedono:
a) a controllare (4):
- la corrispondenza dei dati risultanti dalle tessere e
dagli altri documenti assicurativi con quelli registrati
sulle schede di mod. O. 7;
- i calcoli effettuati per l'accreditamento dei contributi
figurativi;
- i documenti assicurativi separati per l'impacchettamento
e le corrispondenti registrazioni sui modd. O. 4;
b) a reinserire nello schedario O. 7 i cassetti contenenti le
posizioni assicurative e a chiudere immediatamente,
omettendo la sigillatura, le scatole o i pacchi contenenti
i documenti sfollati.
-------------------
(1) Le posizioni assicurative, per le quali siano in corso
accertamenti anagrafici, non vanno prese in esame quando
sia da porre in dubbio l'esattezza delle generalita
riportate sulla scheda O. 7. Qualora, invece, non sia da
porre in dubbio l'intestazione della scheda O. 7, ma solo
quella dei singoli documenti assicurativi, solo tali
documenti non debbono essere elaborati fino alla
conclusione degli accertamenti in corso.
(2) Nel caso di piu documenti riportati sulla scheda O. 7 con
registrazioni successive, potra essere apposto,
trasversalmente, un unico timbro ad essi referito.
(3) In deroga a quanto stabilito dal punto 2 , lett. c), della
circolare n. 1111 C. e V. del 3 ottobre 1957, il modd. O.
- 58 -
11 (Ds. o Tbc.) ed O. 33 debbono essere impacchettati con
le tessere assicurative, mentre i modd. O. 9, sui quali si
avra cura di riportare con timbro la data di emissione
della relativa tessera, debbono essere conservati in
ordine cronologico e rilegati anno per anno.
(4) Le operazioni di controllo vanno effettuate a campione,
secondo i criteri stabiliti, di volta in volta, dalla
Direzione della Sede. Gli impiegati addetti debbono
apporre all'atto del controllo, sulla scheda di mod. O. 7
e sugli elenchi di mod. O. 4, in corrispondenza della riga
riservata alla posizione revisionata, la propria sigla.
ALLEGATO 3
(VEDI MATERIALE CARTACEO)
ALLEGATO 4
DOCUMENTI DA EMETTERE
IN RELAZIONE A PROPOSTE DI RETTIFICHE ANAGRAFICHE
E/O DEGLI INDIRIZZI DI LAVORATORI
------------------------------------------------------------
Comunicazione Destinatario
della comunicazione
-------------------------------------------------------------
1. ACCOGLIMENTO DI PROPOSTA
DI VARIAZIONE DEL SOLO
INDIRIZZO FORMULATA CON:
- mod. O1/M = = = =
- mod. O1/M supp.magnetico = = = =
- mod. DM 9/M di lavoratore ANAG. 1 LAVORATORE
- mod. DM 9/M di patronato ANAG. 1 PATRONATO
- mod. DM 9/M di azienda ANAG. 1 AZIENDA
- mod. DM 9/M di azienda
cessata = = = =
- mod. DM 9/M di Sede = = = =
2. ACCOGLIMENTO DI PROPOSTA
DI RETTIFICHE ANAGRAFICHE
ED EVENTUALMENTE DELL'IN-
DIRIZZO FORMULATA CON:
- 59 -
- mod. O1/M di azienda non
avente cod. aut. OG BLOCCHETTO AZIENDA
O1/M
- mod. O1/M su supp. magn.
di azienda non avente piu
cod. aut. OG BLOCCHETTO AZIENDA
O1/M
- mod. O1/M di azienda
avente attualmente cod.
aut. OG ANAG. 1 AZIENDA
- mod. O1/M su supp. magn.
di azienda avente attual-
mente cod. aut. OG ANAG. 1 AZIENDA
- mod. O1/M di azienda
cessata = = = =
- mod. O1/M-vig. = = = =
- mod. DM 9/M di lavoratore ANAG. 1 + LAVORATORE
BLOCCHETTO
O1/M LAVORATORE
- mod. DM 9/M di lavoratore
senza indirizzo = = = =
- mod. DM 9/M di azienda ANAG. 1 + AZIENDA
senza cod. aut. OG BLOCCHETTO
O1/M AZIENDA
- mod. DM 9/M di azienda
avente cod. aut. OG ANAG. 1 AZIENDA
- mod. DM 9/M di azienda
cessata = = = =
- mod. DM 9/M di patronato ANAG. 1 + PATRONATO
BLOCCHETTO
O1/M LAVORATORE
- mod. DM 9/M di Sede = = = =
3. INAMMISSIBILITA' O ANNULLA-
MENTO DI PROPOSTA DI RETTI-
FICHE ANAGRAFICHE FORMULATA
CON:
- mod. O1/M LETT.MANUALE AZIENDA
- mod. O1/M su supp.mag. LETT.MANUALE AZIENDA
- mod. O1/M-vig. = = = =
- mod. DM 9/M di azienda LETT.MANUALE AZIENDA
- mod. DM 9/M di lavoratore LETT.MANUALE LAVORATORE
- mod. DM 9/M di patronato LETT.MANUALE PATRONATO
- mod. DM 9/M di Sede = = = =
- 60 -
4. ACCOGLIMENTO TOTALE O
PARZIALE DI PROPOSTA DI
UNIFICAZIONE DI POSIZIONI
ASSICURATIVE FORMULATA CON:
- mod. DM 9/M di lavoratore ANAG. 1 LAVORATORE
- mod. DM 9/M di lavoratore
senza indirizzo = = = =
- mod. DM 9/M di patronato ANAG. 1 PATRONATO
- mod. DM 9/M di azienda ANAG. 1 AZIENDA
- mod. DM 9/M di azienda
cessata = = = =
- mod. DM 9/M di Sede = = = =
5. INAMMISSIBILITA' O ANNULLA-
MENTO DI PROPOSTA DI UNIFI-
CAZIONE DI POSIZIONI ASSI-
CURATIVE FORMULATA CON:
- mod. DM 9/M di lavoratore LETT.MANUALE LAVORATORE
- mod. DM 9/M di patronato LETT.MANUALE PATRONATO
- mod. DM 9/M di azienda LETT.MANUALE AZIENDA
- mod. DM 9/M di Sede = = = =
ALLEGATO 5
(VEDI MATERIALE CARTACEO)
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