Istituto Nazionale della Previdenza Sociale
Circolare numero 11 del 24/01/2011
Direzione Centrale Risorse Umane
Direzione Centrale Sistemi
Informativi e Tecnologici
Ai
Dirigenti centrali e periferici
Ai
Direttori delle Agenzie
Ai
Coordinatori generali, centrali e
Roma,
24/01/2011
periferici dei Rami professionali
Al
Coordinatore
generale Medico legale e
Dirigenti Medici
Circolare n.
11
e,
per conoscenza,
Al
Presidente
Al
Presidente e ai Componenti del Consiglio di Indirizzo
e Vigilanza
Al
Presidente e ai Componenti del Collegio dei Sindaci
Al
Magistrato della Corte dei Conti delegato
all’esercizio del controllo
Ai
Presidenti dei Comitati amministratori
di fondi, gestioni e casse
Al
Presidente della Commissione centrale
per l’accertamento e la riscossione
dei contributi agricoli unificati
Ai
Presidenti dei
Comitati regionali
Ai
Presidenti dei
Comitati provinciali
Allegati n. 3
OGGETTO:
Missioni
– criteri generali, profili autorizzativi, regole operative e norme sulle
spese e sui rimborsi
.
SOMMARIO
:
1.
Premessa e campo di applicazione
2.
Contenimento della spesa di missioni e
budget annuali
3.
Procedure di autorizzazione
3.1.
Uso
del taxi
3.2.
Utilizzo
delle autovetture di servizio
3.3.
Uso
del mezzo proprio
4.
Anticipazioni sul trattamento di missione
5.
Diritto al trattamento di missione e
calcolo della durata della missione
6.
Durata massima delle missioni e missioni
continuative
7.
Sospensione e interruzione della missione
8.
Straordinario in missione e tempo di viaggio
9.
Personale con compiti di collaborazione
10.
Documentazione della missione e rimborso delle spese sostenute
10.1.
Spese di viaggio
10.1.1
Viaggi in treno
10.1.2
Viaggi in nave
10.1.3
Viaggi aerei
10.1.4
Mezzi di trasporto pubblico e taxi
10.1.5.
Mezzo
proprio
10.1.6.
Uso
di mezzi pubblici di trasporto, taxi e mezzo proprio nell’ambito della normale località di servizio
10.2.
Spese
di alloggio
10.3.
Spese
di vitto
10.4.
Non
rimborsabilità dei diritti di agenzia
11.
Richiesta di liquidazione
12.
Missioni all’estero
13.
Assicurazioni
14.
Disposizioni finali
Allegato
1A –PROVVEDIMENTO DI INVIO IN MISSIONE
Allegato
1B –AUTORIZZAZIONE ANTICIPO MISSIONE
Allegato
2 – LIVELLI DI AUTORIZZAZIONE PER STRUTTURA
1.
Premessa e campo di
applicazione
La presente
circolare riepiloga e aggiorna le regole sulle procedure di autorizzazione
all’invio in missione e sul trattamento economico di missione.
La stessa, nel
richiamare le norme vigenti, detta disposizioni operative e di dettaglio, da
osservarsi a cura dei responsabili di struttura, finalizzate al controllo e al
contenimento della spesa, ad adeguare i livelli autorizzativi al nuovo assetto
organizzativo dell’Istituto, nonché a ribadire e puntualizzare le modalità
operative e procedurali per il rilascio dell’autorizzazione all’espletamento
della missione, le spese rimborsabili e la relativa documentazione da produrre.
La circolare trova applicazione per il personale di tutte le
qualifiche; le eventuali differenze di regolamentazione sono precisate nel
testo.
2.
Contenimento della
spesa di missioni e budget
annuali
Nei recenti
provvedimenti normativi adottati per il contenimento della spesa pubblica, sono
state inserite disposizioni finalizzate al contenimento dei costi di gestione e
delle spese di funzionamento delle amministrazioni pubbliche.
L’articolo 22 della
Legge 4 agosto 2006 n. 248 aveva già previsto la riduzione della spesa per
consumi intermedi, nel cui ambito rientra anche quella per le missioni, dei
bilanci degli enti pubblici non territoriali, alla quale precedenti
disposizioni avevano apportato significative riduzioni, stabilendo per il
triennio 2007-2009 l’impossibilità di superare il limite dell’80% della spesa
originariamente prevista per il 2006.
Proseguendo
la politica di contenimento della spesa pubblica delineata dai precedenti
provvedimenti legislativi, i
l
Decreto legge 31 maggio 2010 n. 78,
convertito
con Legge 30 luglio 2010 n. 122, all’articolo 6 dispone un ulteriore e
consistente ridimensionamento degli stanziamenti per il 2011, rispetto alle
spese consuntive dell’esercizio 2009, fatta eccezione per le missioni relative
all’esercizio di “compiti ispettivi”.
Fermo restando
l’obbligo di conformarsi al contenuto delle norme richiamate, i provvedimenti
di invio in missione del personale dovranno sempre essere adottati nel rispetto
del principio fondamentale di
economicità
ed in generale di
massimo
contenimento della spesa
, con particolare riguardo alle modalità di
svolgimento della trasferta (avendo cura ad esempio di autorizzare il mezzo di
trasporto più economico) ed alla durata della stessa, che deve essere limitata
al tempo strettamente necessario alle esigenze di servizio.
Si ricorda anche la
recente implementazione degli strumenti IT di incontro “virtuale”
dell’Istituto, con ampie possibilità di gestire videoconferenze in vari ambiti
geografici, dal livello nazionale a quello intraregionale. Nella maggior parte
dei casi si tratta di validi sostituti delle riunioni tradizionali, richiedenti
la compresenza fisica di personale, magari proveniente da differenti e distanti
sedi di servizio e ciò con evidente aggravio di costi.
Pertanto,
considerata da un lato la consistente entità della spesa per detta variabile
gestionale e, dall’altro, la necessità di adeguarsi ai tagli disposti dalle
norme in materia, è necessario che i direttori responsabili prestino la massima
attenzione agli oneri derivanti dalle missioni, non solo in fase di
autorizzazione, ma anche effettuando un costante e preciso monitoraggio delle
risorse appositamente assegnate.
In linea con
l’obiettivo di contenimento dei costi e di responsabilizzazione dei dirigenti,
a tutte le Strutture della Direzione generale e alle Direzioni regionali, sulla
base dei fabbisogni, rilevati in funzione degli obiettivi assegnati, è
assegnato un budget di spesa annuale.
Va sottolineato che, ferma restando l’esigenza
imprescindibile che tutte le richieste e le autorizzazioni all’effettuazione di
missioni siano fondate su concrete esigenze operative - per le quali sia
accertata l’impossibilità di soddisfarle con soluzioni economicamente meno
onerose - l’assegnazione dei budget annuali ha il vantaggio di conferire ai
responsabili delle Strutture, accanto ad una maggiore responsabilità, anche più
ampi margini di autonomia gestionale.
In carenza di risorse disponibili,
non è possibile inviare il personale in missione. Alla violazione di tale
divieto sono connesse le relative responsabilità dirigenziali, anche sotto il
profilo patrimoniale.
Eventuali
integrazioni del budget annuale rappresentano eccezioni, disposte dalla
Direzione centrale risorse umane solo a seguito di richiesta, prodotta dalle
Strutture interessate, tempestiva e adeguatamente motivata, da valutarsi
nell’ambito delle disponibilità di bilancio. Le integrazione possono essere
accordate solo in presenza di esigenze nuove e/o situazioni del tutto impreviste
e imprevedibili.
Ai fini di una corretta contabilizzazione, con
particolare riferimento alle missioni da svolgersi nell’interesse di Strutture
della Direzione generale, è essenziale che le richieste e i provvedimenti di
autorizzazione indichino espressamente nell’interesse di quale Struttura sono
effettuate, individuando il corrispondente centro di costo e, di conseguenza,
il relativo budget cui attribuire gli oneri di ciascuna missione.
Nell’ottica di consentire sia alla Direzione centrale
risorse umane che alle Strutture assegnatarie di budget il monitoraggio delle
spese rispetto a quanto assegnato e il rigoroso controllo sul rispetto della
normativa in materia e sulla corretta contabilizzazione dei costi, è stata
completata, in collaborazione con la Direzione centrale sistemi informativi e tecnologici, l’integrale revisione delle procedure informatiche sulle
missioni.
3.
Procedure di
autorizzazione
In base al vigente
quadro normativo, la disposizione di invio in trasferta e l’erogazione
dell’anticipo sul trattamento di missione sono provvedimenti di esclusiva
competenza del dirigente responsabile della struttura di appartenenza del
dipendente.
Nell’ambito di tale
competenza, per favorire una maggiore fluidità procedurale, in coerenza con le
modalità di gestione delle risorse assegnate a ciascuna struttura,
nell’apposita procedura informatica sono state previste le specifiche di
seguito descritte.
Ciascuna struttura
Inps centrale e regionale, nella applicazione informatica, è destinataria di
un’assegnazione annuale di risorse per le missioni di interesse della propria
struttura.
Il prospetto
allegato (Allegato 2), che costituisce parte integrante della presente
circolare, indica il tipo di autorizzazioni di competenza di ciascun livello
organizzativo dell’Istituto.
I responsabili di
struttura dispongono con propria firma la trasferta del proprio personale e
propongono (richiedono) convocazioni e missioni del personale incardinato
presso altre unità organizzative.
Il Direttore
generale e il Direttore centrale risorse umane, oltre a disporre le missioni di
diretto interesse, autorizzano anche alcune particolari tipologie di trasferte
(ad es., continuative, superiori a 120 giorni, interregionali, all’estero),
proposte dal direttore della sede di appartenenza del dipendente e gravanti
sulle risorse disponibili delle strutture nel cui interesse la missione viene
espletata.
L’inserimento in
procedura di una missione, richiedente l’autorizzazione del Direttore generale
o del Direttore centrale risorse umane, assume il valore di proposta di
missione. In tali casi, l’invio in missione, ottenute le autorizzazioni del
caso, è sempre disposto dal Direttore della sede di appartenenza del
dipendente, con firma sul provvedimento di invio.
Nel caso di
strutture di Direzione generale che, in procedura, “autorizzano” missioni a
carico del proprio budget (per convocare dipendenti di sedi territoriali o
inviarli in missione da una sede ad altra), gli inserimenti in procedura
assumono anche il valore di proposta di missione, disposta dal Direttore della
sede di appartenenza del dipendente, con propria firma.
Pertanto, rimane
sempre in capo al dirigente responsabile della struttura di appartenenza del
dipendente da inviare in missione la responsabilità in ordine a tutte le
valutazioni su tempi, modalità e autorizzazioni particolari per lo svolgimento
della missione.
Tale responsabilità
si esplica soprattutto nella valutazione dei costi e dell’economicità
complessiva della trasferta, nonché nelle decisioni sulle eventuali
autorizzazioni in ordine a tempi e modalità di effettuazione della stessa.
L’applicazione
informatica, a tal proposito, prevede che la sede di appartenenza del
dipendente interessato – sotto la responsabilità del dirigente della sede –
possa sempre modificare tutte le informazioni su tempi, modalità e
autorizzazioni particolari relative alla trasferta.
Stabiliti i termini
di effettuazione della trasferta, il provvedimento di invio in missione è
stampato e firmato dal responsabile della struttura. Quindi, il provvedimento
si completa e si perfeziona sempre presso la sede di appartenenza del
dipendente inviato in missione.
L’applicazione
consente la predisposizione e la stampa del provvedimento di invio in missione
con le suddette caratteristiche da sottoporre alla firma del dirigente
responsabile.
La regolarità del
provvedimento, necessaria per il rimborso delle spese, richiede la
specificazione nello stesso di tutte le indicazioni previste nell’
allegato
1-a – provvedimento di invio in missione
, che riproduce la stampa del file
prodotto dall’applicazione missioni.
Nella richiesta e
nel provvedimento di invio devono essere sempre indicati: la finalità della
trasferta, il giorno di partenza e quello di rientro, la/le località di
destinazione e l’eventuale percorso, i mezzi di trasporto autorizzati.
Richieste di
missione genericamente motivate non sono autorizzate.
Nel prosieguo del
paragrafo si forniscono le indicazioni per particolari autorizzazioni
necessarie in relazione ai mezzi di trasporto da adoperare nel corso della missione.
3.1.
Uso
del taxi
L’uso del taxi
richiede necessariamente una espressa autorizzazione, da concedersi
esclusivamente nei seguenti casi:
1.
arrivo o partenza
nella/dalla località di svolgimento della missione tra le ore 20 e le ore 7;
2.
trasporto (effettivo)
di materiale o strumenti occorrenti per l’espletamento dell’incarico
particolarmente pesanti o ingombranti;
3.
raggiungimento di
destinazioni non servite da mezzi di trasporto pubblici o collegate in modo non
agevole in relazione alla durata del tragitto, al numero di mezzi pubblici da
utilizzare e allo svolgimento dell’attività lavorativa o ad altri motivi
oggettivi (orario di convocazione di una riunione, imprevisti ritardi nel
viaggio, comprovata impossibilità di rispettare l’orario di partenza, protrarsi
dell’incarico da svolgere).
Qualora l’uso del taxi, pur ricorrendo una
delle ipotesi sopra elencate, determini costi eccessivi, occorrerà adottare
modalità alternative di svolgimento della missione, aderenti al principio di
economicità.
Di regola, l’utilizzo del taxi non è
autorizzato per lo svolgimento di missioni per le quali sussista
l’autorizzazione all’uso del mezzo proprio; in tali casi, l’autorizzazione
all’uso del taxi è eccezionalmente ammessa, ricorrendo le condizioni sopra
elencate, quando nella località di missione non sia possibile o conveniente
l’utilizzo del mezzo proprio (ad esempio, in grandi città, per le difficoltà
connesse all’esistenza di zone a traffico limitato).
Il provvedimento di
autorizzazione alla missione indica
espressamente
quale delle suddette
situazioni ha determinato l’autorizzazione all’utilizzo del taxi.
In ogni caso,
l’utilizzo del taxi non può essere autorizzato per l’intero percorso di viaggio
della missione, salvo il caso sopra riportato al punto 3 e qualora non sia
possibile o conveniente l’utilizzo di autovetture di servizio.
3.2.
Utilizzo
delle autovetture di servizio
Le Strutture che
dispongono di autovetture di servizio possono autorizzarne l’utilizzo per il
trasporto di dirigenti, funzionari e componenti degli organi collegiali per lo
svolgimento di missioni, nei casi di:
-
destinazioni
non servite da mezzi di trasporto pubblici o collegate in modo non agevole in
relazione alla durata del tragitto, al numero di mezzi pubblici da utilizzare e
allo svolgimento dell’attività lavorativa o ad altri motivi oggettivi;
-
trasporto
di materiale o strumenti occorrenti per l’espletamento dell’incarico
particolarmente pesanti o ingombranti;
-
impossibilità
di disporre del tempo tecnico necessario all’organizzazione della missione secondo
i criteri illustrati in precedenza;
-
assolvimento
di più impegni istituzionali concentrati in tempi ristretti;
-
obiettive
difficoltà di utilizzo dei mezzi pubblici e/o di viabilità;
-
quando,
comunque, l’utilizzo della vettura di servizio realizzi un effettivo risparmio
in termini di spesa.
In ogni caso, si
ribadisce il necessario rispetto del criterio di maggiore economicità.
Il provvedimento di
autorizzazione alla missione indica
espressamente
quale delle suddette
situazioni ha determinato l’autorizzazione all’utilizzo dell’auto di servizio.
3.3.
Uso
del mezzo proprio
Il citato articolo 6 del Decreto legge n. 78 del 31 maggio 2010,
convertito con la Legge n. 122 del 2010, al comma 12, stabilisce che gli
articoli 15 della Legge 18 dicembre 1973, n. 836 e 8 della Legge 26 luglio
1978, n. 417 e relative diposizioni di attuazione, non si applicano al
personale contrattualizzato di cui al Decreto legislativo 30 marzo 2001 n. 165
disponendo, inoltre, la cessazione degli effetti delle eventuali analoghe
disposizioni contenute nei contratti collettivi.
E’ pertanto sancita
la disapplicazione delle norme, anche
contrattuali, che prevedono la possibilità di autorizzare l’uso del mezzo
proprio in missione, nonché le norme su modalità e termini per la
quantificazione della relativa indennità chilometrica.
Da
tale disapplicazione la stessa norma esclude le missioni connesse allo
svolgimento
di “compiti ispettivi
”,
per le quali è ammesso il rimborso delle spese
sostenute.
Il Ministero dell’Economia e delle Finanze, in risposta
a richieste di pareri ricevute da diverse amministrazioni pubbliche, che
manifestavano dubbi interpretativi sulla norma in questione, ha emanato la
circolare n. 36 del 22 ottobre 2010, contenente chiarimenti in ordine
all’utilizzo del mezzo proprio, anche per evitare che interpretazioni difformi
rendano “la disposizione inefficace per il contenimento della spesa pubblica”.
Il Ministero ha precisato la necessità di attenersi a
rigorosi principi di contenimento della spesa anche per le missioni del personale
adibito a compiti ispettivi e di verifica e controllo.
Infatti,
la stessa Circolare Mef chiarisce che “
resta, comunque, ferma la necessità
che anche il personale adibito a compiti ispettivi e di verifica e controllo si
attenga ai principi di contenimento della spesa contenuti nella disposizione in
esame, facendo ricorso al mezzo proprio solo nei casi in cui detta scelta sia
imposta dalle situazioni di disagio sopra evidenziate e, in ogni caso, qualora
risulti economicamente più vantaggioso. A tal proposito, i dirigenti competenti
a rilasciare le autorizzazioni in questione dovranno pur sempre verificare, in
concreto, la sussistenza degli effettivi presupposti che legittimano il ricorso
all'utilizzo del mezzo proprio
”.
Con
riferimento al significato da attribuire all’espressione “compiti ispettivi”, la Circolare chiarisce che “
si ritiene di poter convenire sull'esclusione dalla disposizione
in esame del personale adibito a funzioni ispettive, di cui al quarto periodo
del comma 12, nonché, avuto riguardo alla natura dell'attività svolta, dei
soggetti impegnati nello svolgimento di funzioni istituzionali relative a
compiti di verifica e controllo
”.
In attuazione della circolare ministeriale - come già
ricordato in altra parte del presente testo, a proposito di risorse per
“compiti ispettivi” - considerate le tipologie di attività istituzionale
dell’Inps, si ritiene che alle attività ispettive in senso stretto (vigilanza
ordinaria e straordinaria) possano ragionevolmente essere assimilate tutte le
analoghe attività di verifica, controllo, accertamento:
-
attività ispettive e di
audit interni;
-
attività di accesso ai
cantieri per perizie, collaudi di opere e forniture;
-
visite
domiciliari effettuate dal personale medico, volte all’accertamento
dell’effettiva sussistenza dei requisiti di legge per il diritto alle
prestazioni di invalidità civile
;
-
attività peritali per
conto dell’Istituto (medici, tecnici e legali per le CTU);
-
accesso dei dirigenti
ovvero dei funzionari, medici e professionisti responsabili di Strutture,
presso le Sedi di ulteriore incarico;
-
accessi dei legali presso
gli uffici giudiziari in territorio diverso da quello del Comune di servizio;
-
accessi dei funzionari
presso gli uffici giudiziari per la rappresentanza nei giudizi di invalidità
civile;
-
accessi dei medici
competenti presso Strutture diverse da quella di appartenenza;
-
accessi dei responsabili
della sicurezza sui luoghi di lavoro.
Con riferimento ai “compiti ispettivi” sopra elencati,
si fa presente che, nell’ambito del capitolo di spesa per missioni,
4U1102005
è stata istituita la voce 09 –
Altre missioni per
compiti ispettivi
.
Alle missioni
svolte per tali finalità sono quindi dedicate le risorse stanziate, a decorrere
dal 2011, nella nuova voce di spesa del capitolo citato.
Si ribadisce che l’autorizzazione all’uso del mezzo
proprio non è da intendersi in nessun caso automaticamente riconosciuta,
neppure nei predetti casi di missione per compiti ispettivi o per lo
svolgimento delle attività di verifica e controllo come sopra individuate, ma è
rimessa alla valutazione discrezionale del dirigente.
Ciascun dirigente, pertanto, verifica, in concreto, la
sussistenza delle condizioni di disagio che legittimino il ricorso all’utilizzo
del mezzo proprio da parte dei dipendenti inviati in missione e valuta, in
maniera rigorosa, l’economicità della scelta in termini di rapporto
costi/benefici. Tale valutazione deve essere esplicitata nel provvedimento di
missione.
Il Ministero ha altresì precisato che, in caso di
missione per lo svolgimento di compiti diversi da quelli sopra detti,
l’eventuale autorizzazione all’utilizzo del mezzo proprio di trasporto è
da
riferirsi solo alla copertura assicurativa e non anche del rimborso delle spese
di viaggio - ivi incluse quelle autostradali, di parcheggio e dell'eventuale
custodia del mezzo.
In tale evenienza, l’Istituto riconosce agli
interessati, a titolo di rimborso, e previa preventiva richiesta formale, un
importo massimo pari al costo del mezzo pubblico più economico utile per il
raggiungimento della sede di missione, così garantendo il rispetto degli
obiettivi di economicità affermati dal legislatore e ribaditi dalla circolare
ministeriale.
Rientrano nel campo di applicazione delle citate
disposizioni normative tutte le missioni finalizzate allo
svolgimento di
compiti
diversi
da quelli ispettivi o di verifica e controllo
come
sopra definiti:
-
le missioni per scopi
formativi,;
-
la partecipazione a
convegni o ad eventi interni o esterni;
-
le riunioni di gruppi o
commissioni di lavoro interni o inter Enti;
-
in via residuale, tutte le
attività comunque non rientranti nei casi di esclusione precedentemente
elencati.
Infine,
chiarisce la circolare Mef “
che conserva efficacia l'articolo 9 della legge
26 luglio 1978, n. 417, che prevede la facoltà dell'amministrazione di concedere
l'autorizzazione all'utilizzo del mezzo proprio a favore del dipendente che
debba recarsi per servizio oltre i limiti della circoscrizione provinciale. […]
In tale ipotesi l'autorizzazione
è
finalizzata
esclusivamente alla copertura assicurativa dovuta dall'Amministrazione in base
alle vigenti disposizioni in materia e resta, comunque, esclusa ogni
possibilità di rimborso delle spese per l'utilizzo del mezzo proprio
”.
Anche
nel caso sopra esposto di autorizzazione all’uso del mezzo proprio in ambito
extraprovinciale, l’Istituto riconosce agli interessati, previa richiesta
formale, un rimborso, nella misura massima del costo del mezzo pubblico
ordinario utile per il raggiungimento della sede di missione.
Fermo restando
tutto quanto sopra, si espongono di seguito i criteri da rispettare nei casi in
cui sia possibile autorizzare l’espletamento della missione con utilizzo del
mezzo proprio, sia per compiti ispettivi con diritto ad indennità chilometrica
e rimborsi spese, che per altre attività che non danno diritto alle predette
indennità e rimborsi.
La valutazione e la
conseguente autorizzazione in ordine alla richiesta dell’uso del mezzo proprio
di trasporto competono al Direttore della struttura, centrale o territoriale,
di appartenenza del dipendente, secondo i previsti livelli di autorizzazione.
In caso di attività
ispettiva in senso stretto, ossia per le funzioni di vigilanza ordinaria e
straordinaria, l’eventuale autorizzazione all’uso del mezzo proprio è
rilasciata per la durata di un anno. In ogni caso è fatto obbligo all’ispettore
autorizzato di comunicare ogni variazione degli elementi utili
all’autorizzazione medesima.
Il provvedimento di
autorizzazione alla missione deve indicare espressamente quale situazione ha
determinato la necessità e convenienza all’autorizzazione all’utilizzo del
mezzo proprio.
Per
lo svolgimento di missioni all’estero non è possibile concedere
l’autorizzazione all’utilizzo del mezzo proprio di trasporto.
Il
dipendente che chiede l’autorizzazione in questione, deve produrre la
documentazione comprovante la copertura assicurativa RCA obbligatoria e la
correntezza delle revisioni periodiche di legge.
Si
rinvia, inoltre, al paragrafo
13. Assicurazioni
, raccomandando di
attenersi scrupolosamente a quanto ivi esposto in merito alla definizione di
mezzo proprio e dei casi in cui l’uso di un veicolo da parte del dipendente può
essere autorizzato.
4.
Anticipazioni sul
trattamento di missione
Il personale
inviato in missione ha diritto ad un’anticipazione sulle spese da sostenere per
un importo
non
inferiore
al 75% della spesa complessiva presunta della trasferta da sostenersi
direttamente da parte del dipendente
[1]
(Allegato 1-b).
Sarà cura del
Dirigente che dispone l’invio in missione valutare la congruità della spesa
presunta e, sulla base di esigenze oggettive, l’opportunità della
corresponsione di anticipazioni in misura superiore al 75%.
Per le Strutture
della Direzione generale, la Direzione centrale risorse umane è competente ad
autorizzare l’erogazione degli anticipi di missione.
In
ogni caso, è vietato erogare anticipi di missione sia quando la richiesta non
renda conto in dettaglio del costo complessivo presunto della trasferta
(articolato per voci di spesa: trasporto, alloggio, pasti etc.) sia quando
pervenga all’ufficio erogatore a missione già ultimata.
Con
riferimento a tale ultimo caso, qualora la mancata tempestiva richiesta di
anticipo fosse connessa ad un invio in missione urgente ed immediato, il
dipendente interessato, al suo rientro, non deve presentare la richiesta di
anticipo, bensì presentare sollecitamente i prospetti e la documentazione di
liquidazione.
L’anticipo
di missione è automaticamente recuperato con la seconda retribuzione utile
successiva all’erogazione.
5.
Diritto al
trattamento di missione e
calcolo della
durata della missione
Il
trattamento di missione compete al personale inviato in trasferta in un Comune
diverso da quello ove si trovano la sede di servizio, la dimora abituale e la
residenza, distante da questi non meno di 10 chilometri.
Spetta anche
nei seguenti casi:
-
al
personale inviato in trasferta in località dello stesso Comune, distanti non
meno di 20 chilometri dalla sede di servizio;
-
al
personale di vigilanza per gli accessi presso aziende, cantieri o per altre
esigenze connesse con gli accertamenti, ubicati nelle località tabellate o
propaggini del comune in cui si trova la sede di servizio, oppure in località
dello stesso Comune, distanti non meno di 10 chilometri dalla sede di servizio.
Qualora la
trasferta sia effettuata nella località di residenza o di abituale dimora del
dipendente, spetta il solo rimborso delle spese di viaggio dalla sede di
servizio, con esclusione quindi dei rimborsi per pasti e alloggio.
Si
considera quale orario di inizio e di fine della missione l’orario di partenza/rientro
dalla/nella sede di servizio o dalla/nella propria abitazione secondo la
fattispecie rispondente al principio di economicità.
Qualora la partenza
abbia luogo nel corso di una giornata lavorativa, all’interno dell’orario di
lavoro, la trasferta decorre dall’ora di uscita dalla sede di servizio, che
deve essere necessariamente registrata attraverso i sistemi di rilevazione
delle presenze in dotazione a ciascuna sede.
Allo stesso modo,
se la missione ha termine con il rientro presso la sede di servizio, l’orario
preso in considerazione sarà quello risultante dal sistema di rilevazione delle
presenze.
Qualora
l’inizio/fine della missione non possa essere comprovato dalle timbrature
suddette, l’orario di inizio/fine della missione non può risultare anteriore/posteriore
di oltre un’ora rispetto all’orario di partenza/arrivo del treno o dell’autobus
e di due ore rispetto a quello dell’aereo o della nave. Ai fini dell’orario di
inizio/fine della missione si considerano il primo/ultimo di più mezzi eventualmente
necessari.
6.
Durata massima
delle missioni e missioni continuative
Non possono essere
autorizzate, entro lo stesso anno solare, missioni per oltre 120 giornate
complessive, comprensive dei tempi di viaggio, pur se svolte in ambiti
territoriali diversi.
Da tale limite sono
esclusi il personale che svolge funzioni ispettive, il personale medico ed
infermieristico, i professionisti ed il personale dei profili tecnici (geometri
e periti industriali).
Il Direttore
generale può autorizzare il superamento del limite di 120 giornate di missione,
fino ad un massimo complessivo inderogabile di 240 giornate per anno solare. Da
tale divieto sono esclusi i soli ispettori di vigilanza.
Le missioni a
carattere continuativo hanno natura eccezionale in relazione a comprovate
motivazioni e sono autorizzate dal Direttore Generale.
Si intende come
missione continuativa quella svolta in una medesima località quando in 30
giorni consecutivi si superino complessivamente 240 ore di missione.
Le Direzioni
centrali o periferiche che intendano utilizzare personale in missione
continuativa per specifiche attività, inoltrano richiesta alla Direzione
centrale risorse umane, corredandola di un piano delle attività e dei costi.
Tale richiesta è
quindi sottoposta al Direttore Generale per l’autorizzazione ed il relativo
provvedimento, per una durata massima della missione nella medesima località
pari a 120 giorni.
Ai fini del calcolo
del limite massimo autorizzabile di 120 giorni di missione continuativa,
occorre sommare tutti i periodi di missione nella medesima località che non
siano interrotti da più di 120 giorni di effettiva presenza in servizio presso
la struttura di appartenenza.
7. Sospensione e
interruzione della missione
Lo stato di
malattia continuativa di durata superiore a 5 giorni insorto nel corso della
trasferta sospende la missione stessa; in tal caso, è cura dell’Amministrazione
adottare le misure ritenute idonee.
L’esercizio del
diritto di sciopero per l’intero orario giornaliero di servizio sospende la missione;
in tal caso non spetta il rimborso delle spese, tranne nei casi in cui ciò
risulti economicamente e/o funzionalmente più vantaggioso per l’Amministrazione
rispetto al rientro del dipendente presso la località di residenza.
L’astensione per
periodi inferiori comporta la riduzione dell’indennità, qualora spettante, di
un ventiquattresimo per ogni ora di sciopero.
Il periodo di
missione può essere sospeso o interrotto qualora il dipendente sia
preventivamente autorizzato a fruire di periodi prolungati di ferie o di altre
assenze previste dalla normativa contrattuale o dalle leggi vigenti a fronte di
gravi motivi personali e familiari.
Nel
caso in cui la missione, regolarmente iniziata, venga poi sospesa o interrotta
per motivi di servizio, la richiesta di liquidazione deve contenere adeguata
documentazione attestante tale esigenza di servizio.
8. Straordinario
in missione e tempo di viaggio
Il personale
inviato in trasferta può effettuare prestazioni di lavoro straordinario qualora
l’espletamento dell’incarico comporti un’eccedenza dell’impegno lavorativo
rispetto al normale orario di lavoro giornaliero.
Con esclusivo
riferimento all’eventuale remunerazione del lavoro straordinario, si considera
utile il solo tempo effettivamente lavorato in sede, risultante dal sistema
automatico di rilevazione delle presenze, per la parte eccedente la durata
dell’orario ordinario di lavoro, esclusi quindi i tempi di viaggio per
raggiungere il luogo della missione e di rientro presso la località di
provenienza. Per gli autisti si considera attività lavorativa anche il tempo
occorrente per il viaggio e quello impiegato per la sorveglianza e custodia del
mezzo.
I
tempi di lavoro in missione, ai fini dell’eventuale diritto alla retribuzione
per lavoro straordinario, sono esclusivamente quelli risultanti dalle
timbrature del badge personale. Nei casi in cui il dipendente sia inviato in
missione al di fuori delle sedi dell’Istituto, per il calcolo dell’orario di
lavoro si ricorre, qualora possibile, al visto di arrivo e partenza o ad altri
documenti (programmi di conferenze e convegni, verbali di lavori etc.).
Qualora, in
relazione a specifiche esigenze di servizio, il personale inviato in missione
effettui il viaggio di andata o di ritorno in giorno festivo o feriale non lavorativo,
per il solo tempo del viaggio (cui sommare i tempi tecnici, standardizzati in
un’ora per il treno e due ore per l’aereo), sarà possibile usufruire di
equivalenti permessi orari da utilizzare, secondo le esigenze di servizio,
possibilmente entro 15 giorni e comunque non oltre il bimestre successivo.
La partenza
anticipata al giorno precedente l’inizio dell’attività lavorativa in trasferta
è preventivamente autorizzata all’atto del rilascio del provvedimento di
missione, nel quale si attestano le circostanze che la rendono necessaria.
9. Personale con
compiti di collaborazione
Il personale
appartenente a qualifica non dirigenziale inviato in trasferta al seguito del
dirigente o facente parte di delegazione ufficiale dell’Istituto, può fruire dei
rimborsi e dei trattamenti spettanti alla dirigenza o ai componenti della
predetta delegazione.
Tali
disposizioni trovano applicazione allorché un dipendente venga inviato in
missione al seguito di personale con qualifica superiore e sia chiamato a svolgere
compiti di collaborazione, aventi un carattere accessorio, complementare o
comunque connessi all’attività espletata dal personale di qualifica più
elevata, da evidenziare nel provvedimento adottato.
Le
agevolazioni ed i rimborsi sopra indicati si riferiscono ai limiti massimi
giornalieri di spesa per i pasti.
10.
Documentazione
della missione e rimborso delle spese sostenute
I dipendenti al
termine della missione presentano agli uffici competenti per la liquidazione la
documentazione di spesa e una copia del provvedimento di autorizzazione alla
missione; a tal fine, per il personale della Direzione generale l’ufficio
competente è l’Area gestione economica della Direzione centrale risorse umane.
Come anticipato,
per le missioni presso altre strutture dell’Istituto è obbligatorio atte
stare
la propria presenza e la durata della prestazione lavorativa utilizzando il
badge personale nell’ambito del sistema di rilevazione presenze della sede.
L’obbligo
di attestare la presenza
sussiste anche per il personale non tenuto al
rispetto di un orario di lavoro predeterminato (dirigenti e professionisti) e
ciò per consentire la piena funzionalità della procedura di gestione delle
missioni, nonché per garantire la tutela della sicurezza sul luogo di lavoro.
Quando,
nell’espletamento della missione, eventi imprevisti determinino un
prolungamento dei lavori,
con connessi maggiori durata e oneri di
missione:
-
per
le missioni svolte presso le strutture dell’Istituto, fermo restando il
principio per cui l’eventuale straordinario effettuato debba essere stato
preventivamente autorizzato dal dirigente responsabile della struttura di
svolgimento della trasferta, l’eventuale imprevisto prolungamento dei lavori e,
quindi, della missione, deve essere attestato dal medesimo dirigente;
-
nel
caso in cui la missione si svolga al di fuori delle sedi dell’Istituto (per
esempio per incontri con altre amministrazioni pubbliche o organizzazioni
private, per la partecipazione a convegni, docenze), il dipendente dovrà
attestare espressamente i motivi che hanno determinato tale prolungamento,
allegando, ove possibile, eventuale documentazione che li comprovi. Da tale
onere sono esentati gli ispettori di vigilanza, le cui attività svolte durante
la missione sono comprovate dai verbali ispettivi.
Qualora
sopravvenute esigenze di servizio comportino cambiamenti nei tempi, nelle
destinazioni, nelle modalità di svolgimento della missione, è indispensabile -
ai fini sia della regolarità amministrativa sia della rimborsabilità delle
spese sostenute – l’espressa e specifica motivazione di tali esigenze da parte
del medesimo dirigente che ha autorizzato la missione.
Di seguito si
indicano in modo più dettagliato il trattamento spettante al dipendente in
missione e le caratteristiche della relativa documentazione di spesa.
10.1.
Spese di viaggio
Al personale
inviato in missione, secondo le autorizzazioni ricevute con il provvedimento di
missione, compete il rimborso delle spese di viaggio effettivamente sostenute e
documentate.
La rimborsabilità
delle spese di trasporto effettivamente sostenute è inderogabilmente
subordinata alla esibizione dei relativi titoli di viaggio (inclusa la carta o
altro documento di imbarco per i viaggi aerei), salvo quanto previsto per i
casi di furto e smarrimento (vedi il paragrafo 11.
Richiesta di liquidazione
).
10.1.1
Viaggi
in treno
Per i
viaggi in treno compete il rimborso del biglietto di 1’ classe (comprensivo degli eventuali supplementi e prenotazioni). Spetta, altresì, il rimborso
delle spese sostenute per l’uso di un posto letto in compartimento doppio. In
caso di indisponibilità di tale sistemazione, spetta il rimborso delle spese
sostenute per l’uso di un posto letto in compartimento singolo, sulla base di
apposita documentazione in tal senso rilasciata al dipendente o, in mancanza,
su preventiva autorizzazione del Dirigente responsabile.
10.1.2
Viaggi in nave
Per i viaggi in
nave (compresi aliscafo e nave veloce) compete il rimborso del biglietto di 1’ classe (comprensivo degli eventuali supplementi e prenotazioni), nonché dell’eventuale spesa
sostenuta per un posto letto in compartimento doppio. In caso di
indisponibilità di tale sistemazione, spetta il rimborso delle spese sostenute
per l’uso di un posto letto in compartimento singolo, sulla base di apposita
documentazione in tal senso rilasciata al dipendente o, in mancanza, su
preventiva autorizzazione del Dirigente responsabile.
10.1.3
Viaggi aerei
Per i viaggi aerei
compete il rimborso del biglietto in classe economica, indipendentemente dalla
durata del viaggio. Al riguardo, in linea con i richiamati principi di
economicità, è obbligatorio acquistare biglietti “chiusi”.
I biglietti “open”
non sono rimborsabili,
se non nel caso in cui si dimostri,
con idonei documenti, che il costo non sia superiore a quello del
corrispondente biglietto “chiuso” per la medesima tratta, data e compagnia
aerea, ovvero in casi eccezionali
, adeguatamente motivati
dal medesimo dipendente e esplicitamente autorizzati da chi dispone l’invio in
missione.
Nell’ambito della
stipulazione di convenzioni con vettori, volte ad ottenere agevolazioni
tariffarie e servizi amministrativi, le tariffe convenzionate rappresentano il
limite massimo rimborsabile.
10.1.4
Mezzi di trasporto pubblico e taxi
Al personale, secondo
le autorizzazioni ricevute con il provvedimento di missione, compete anche il
rimborso delle spese sostenute e documentate per l’uso di mezzi di trasporto
pubblico che, nella località in cui è svolta la missione, si rendano
strettamente necessari per l’espletamento dell’incarico, nonché l’eventuale
rimborso delle spese di taxi, purchè siano state rispettate le condizioni
indicate al punto 3.1.
Per il rimborso del
taxi occorre presentare regolare ricevuta, datata, con indicazione del percorso
effettuato.
Nei casi in cui più
dipendenti si rechino in missione presso la stessa sede e, presumibilmente,
nelle stesse giornate e orari, si raccomanda di adoperarsi per condividere lo
stesso mezzo, evitando un dispendioso incremento della spesa.
In ogni caso è
escluso l’utilizzo del taxi per coprire il percorso tra albergo e luogo della
missione quando sia disponibile il servizio di trasporto pubblico locale.
10.1.5.
Mezzo proprio
Al paragrafo 3.3,
dedicato alle norme sull’autorizzazione all’utilizzo del mezzo proprio, sono
indicati anche rimborsi ed indennità che spettano nei due casi, il primo
relativo a missioni connesse a “compiti ispettivi” (indennità chilometrica e
rimborsi spese, più avanti specificati in dettaglio) ed il secondo relativo a
tutti gli altri casi (rimborso del costo del mezzo ordinario di trasporto
pubblico).
Ai fini del computo
delle distanze per la corresponsione dell’indennità chilometrica, dovrà farsi
riferimento alla località di partenza e di destinazione, utilizzando il
servizio disponibile su
www.aci.it à
Servizi on
line
à
Distanze
chilometriche
,
effettuando il calcolo con la modalità “distanza più breve”. Tale servizio on
line consente di produrre e stampare un file pdf che certifica la distanza.
In caso di
indisponibilità del suddetto servizio telematico, si può ricorrere,
nell’ordine, ai seguenti altri siti web:
ViaMichelin, Tuttocittà on line,
Libero Mappe, Virgilio mappe,
considerando comunque il percorso più
breve.
Con esclusione del
sito dell’Aci (che calcola solo le distanze tra due comuni), gli altri servizi
on line (che consentono di indicare l’indirizzo esatto di partenza e
destinazione), nel medesimo ordine di preferenza, sono utilizzati per il
calcolo delle distanze delle missioni in ambito locale.
In relazione alle
specifiche modalità di svolgimento dell’attività di vigilanza, ai fini del
computo delle distanze per la corresponsione dell’indennità chilometrica agli
Ispettori, occorre far riferimento agli effettivi chilometri percorsi tra la
sede di servizio, o il luogo di residenza se più vicino, e il luogo ove si
svolge l’ispezione.
Agli Ispettori di
vigilanza che usano il mezzo proprio è riconosciuta un’indennità risarcitoria
chilometrica pari al 40% del citato rimborso chilometrico per il trasporto del
materiale, degli strumenti di lavoro e delle dotazioni di sicurezza utili ai
fini dell’attività.
Al dipendente in
missione per
compiti ispettivi
, nell’accezione più ampia definita nelle
pagine precedenti, spetta, inoltre, il rimborso debitamente documentato:
-
del
pedaggio autostradale;
-
delle
spese di parcheggio, nel limite di spesa giornaliera di € 7,75;
-
delle
eventuali spese di custodia del mezzo in garage convenzionato con l’albergo ove
il dipendente alloggia durante la missione nel limite di spesa giornaliera di €
15,49.
Per i percorsi per
i quali siano disponibili autostrade a pedaggio nel percorso più breve, la
mancata presentazione delle ricevute del pedaggio autostradale comporta
l’impossibilità di erogazione anche dell’indennità chilometrica. In caso di
utilizzo di apparecchiature Telepass, in luogo delle ricevute potranno essere
prodotte copie degli estratti conto Telepass, a condizione che risulti
chiaramente la targa del veicolo autorizzato per l’espletamento della missione.
Il rimborso delle
spese
di parcheggio nelle aree aeroportuali
, alla luce delle nuove disposizioni
sull’utilizzo del mezzo proprio, non è più consentito.
La previsione di
cui al paragrafo precedente opera anche nel caso di missioni per compiti
ispettivi, considerato che, al solo fine di raggiungere l’aeroporto, il mezzo
proprio non può essere considerato strumento essenziale allo svolgimento della
missione ispettiva.
10.1.6.
Uso di mezzi pubblici di trasporto, taxi e mezzo
proprio nell’ambito della normale località di servizio
Al personale
chiamato a svolgere attività di servizio nell’ambito del Comune della sede di
lavoro spetta il solo rimborso delle spese dei mezzi pubblici di trasporto o,
ricorrendo le condizioni tassativamente previste, del taxi.
Per i soli
Ispettori di vigilanza vengono confermate le disposizioni contenute nella
circolare n.113 del 23 giugno 2003.
Pertanto al
personale ispettivo per gli accessi presso aziende, cantieri o per altre
esigenze connesse con gli accertamenti, ubicati nelle località tabellate o
propaggini del comune in cui si trova la sede di servizio, oppure in località
dello stesso comune, distanti non meno di 10 chilometri dalla sede di servizio, è riconosciuta un’indennità risarcitoria chilometrica pari al
40% del rimborso chilometrico.
Per le distanze
chilometriche in ambito locale, i dati saranno rilevati come nel caso di uso
del mezzo proprio in missione (con esclusione del sito dell’Aci, che calcola
solo le distanze tra due comuni), ossia utilizzando,
nell’ordine, i
seguenti siti web: GoogleMaps,
ViaMichelin, Tuttocittà on line, Libero
Mappe, Virgilio mappe,
considerando comunque sempre il percorso più breve.
E’ indispensabile
per facilitare il computo delle distanze e renderlo maggiormente preciso
l’indicazione dell’indirizzo e del numero civico dell’accesso. I chilometri
attribuiti si intendono per il percorso a/r dalla sede di servizio o dalla
residenza se più vicina e dichiarata.
10.2.
Spese
di alloggio
Il
personale in trasferta ha diritto ad alloggiare in alberghi con classificazione
ufficiale fino a 4 stelle.
Il personale
in missione per un periodo di durata superiore alle dodici ore ha diritto al
rimborso della spesa effettivamente sostenuta e documentata per il
pernottamento in alberghi fino a quattro stelle in stanza singola o doppia ad
uso singolo, in caso di mancanza della singola e sulla base di apposita
dichiarazione in tal senso rilasciata dal dipendente in calce alla richiesta di
liquidazione della missione.
La spesa sostenuta
per la prima colazione può essere ammessa al rimborso esclusivamente nei casi
in cui sia compresa nel prezzo della camera.
Nei casi di
missione continuativa nella medesima località di durata non inferiore a trenta
giorni è consentito il rimborso delle spese per il pernottamento in residenza
turistico-alberghiera di categoria corrispondente a quella ammessa per
l’albergo, purché risulti economicamente più conveniente rispetto al costo
medio della categoria consentita nella medesima località.
L’utilizzo di
strutture ricettive del tipo
bed&breakfast
è consentito a condizione
che l’esercente rilasci idonea documentazione fiscale della spesa. È onere del
dipendente accertarsi in anticipo della possibilità di ottenere la suddetta
documentazione di spesa.
Qualora il
dipendente utilizzi l’alloggio per motivi non riconducibili alla missione
(ferie, malattia di durata superiore a 5 giorni) i relativi costi sono allo
stesso addebitati.
La documentazione
da produrre per ottenere il rimborso delle spese sostenute per l’alloggio deve
essere conforme alle disposizioni in materia fiscale e consentire di accertare:
il soggetto erogatore della prestazione, il dipendente beneficiario, il tipo di
camera, la durata e l’importo della prestazione.
Il dipendente deve
altresì risultare l’unico occupante della camera, in caso contrario la spesa
non è rimborsabile neanche parzialmente.
In caso di
prenotazione e pagamento tramite un’agenzia o operatore turistico prescelto dal
dipendente, questi deve richiedere a tale agenzia/operatore una regolare
ricevuta fiscale saldata, con l’esatta indicazione del nominativo del dipendente
e la specifica dei giorni relativi all’alloggio.
La mancata
presentazione delle ricevute fiscali o la loro incompleta compilazione
impediscono il rimborso.
Si precisa, come
già ribadito nel messaggio n. 015755 del 14/06/2007, che l’importo massimo
giornaliero rimborsabile per strutture alberghiere classificate 4 stelle è di €
200,00 e per le strutture classificate 3 stelle ammonta a € 150,00.
L’attivazione
di convenzioni con catene e network di alberghi, volte ad ottenere tariffe
agevolate per il personale Inps in missione, comporta che le tariffe
convenzionate per ciascuna località rappresentano i tetti massimi rimborsabili.
10.3.
Spese
di vitto
Al personale
inviato in missione per un periodo di durata superiore a dodici ore compete il
rimborso della spesa documentata per vitto nel limite giornaliero di € 22,26
per un pasto e di complessivi € 44,26 per due pasti.
Per il personale
con qualifica dirigenziale, i suddetti importi sono, rispettivamente, di €
30,55 e € 61,10.
Qualora la missione abbia una durata non
inferiore a 8 ore e non superiore a 12 ore compete il rimborso di un solo pasto
nel limite dell’importo di un pasto.
Nei casi di
missioni di durata inferiore a 8 ore, al dipendente non spetta il rimborso
delle spese per il pasto, ma spetta il buono pasto, qualora ne ricorrano le
condizioni (secondo le vigenti norme sulla maturazione del buono pasto).
I dipendenti in
missione hanno facoltà di avvalersi del servizio di mensa o di ristorazione
eventualmente previsto per il personale che presta attività lavorativa nella
località dove si svolge la missione.
Nell’ipotesi di
utilizzo del servizio di mensa o di ristorazione che comporti per il dipendente
un esborso documentato, resta fermo il limite di importo giornaliero stabilito
cumulativamente per il rimborso delle spese di vitto.
Nel caso il
dipendente abbia fruito di servizio mensa o ristorazione senza spese, per il
secondo pasto giornaliero eventualmente spettante il rimborso massimo sarà di €
22,26 (30,55 per i dirigenti).
Pur nell’ambito
della discrezionalità del dipendente nella scelta dell’esercizio presso cui
consumare i pasti, è indispensabile aver cura di evitare quegli esercizi che
rilascino documenti fiscali con indicazioni non sufficientemente dettagliate,
che non consentono quindi di procedere al rimborso.
In particolare, è
necessario ottenere il rilascio della tipologia di documentazione di seguito
specificata:
- ricevute
fiscali;
- scontrini
fiscali
dettagliati
o comunque rilasciati da pubblici esercizi di
somministrazione al pubblico di alimenti e bevande, sempre che sia rilevabile
dallo scontrino fiscale la corretta natura dell’esercizio che eroga la
prestazione (ristorante, trattoria e simili, bar, gastronomia, rosticceria,
pasticceria e simili) e contenenti, ai fini del rimborso, il dettaglio delle
consumazioni, o in alternativa, le seguenti dizioni:
o
pasto unico;
o
menù
turistico;
o
menù
a prezzo fisso
o
altre espressioni
equivalenti.
Inoltre,
pur nel rispetto dei limiti di spesa, del tipo di esercizio e di descrizione
del servizio, non sono considerati rimborsabili ricevute/scontrini che
risultino incongrui rispetto alla normale consumazione di un pasto, sia per
quanto concerne il tipo di consumazione, che relativamente agli orari dei
pasti, facendo presente a tale ultimo proposito che il rimborso è previsto
soltanto per i due pasti comunemente considerati principali (pranzo e/o cena).
Non
è consentito il rimborso del pasto consumato al termine del viaggio di rientro
dalla missione
e quello per cui la documentazione si riferisca a più di un coperto.
L’inidoneità
della documentazione prodotta non consente il rimborso dell’importo speso.
In caso di missioni
di durata superiore a 12 ore per lo svolgimento di talune attività - di seguito
indicate – laddove particolari situazioni oggettive (ragioni ambientali,
mancanza di strutture e servizi di ristorazione, impossibilità di interrompere
il servizio, necessità o inopportunità di interrompere l’ispezione, etc.) non
consentano di fruire dei pasti o del pernottamento, è prevista la
corresponsione della somma forfetaria lorda di € 25,82. In caso di missioni di
durata compresa tra le 8 e le 12 oppure di impossibilità di consumare uno dei
pasti per le missioni di durata superiore, tale somma è ridotta a € 22,26.
I dipendenti
interessati a questa fattispecie sono i seguenti:
-
i
geometri che effettuano l’accesso ai cantieri o le perizie;
-
gli impiegati incaricati di collaudi di opere e forniture;
-
i professionisti tecnici e funzionari dei profili tecnici
(geometri e periti industriali) per gli accessi in cantiere;
-
gli autisti di automezzi in dotazione dell’Amministrazione in
occasione di missioni;
-
gli ispettori di vigilanza anche nel caso d’impossibilità
d’interruzione dell’azione ispettiva.
La liquidazione del
compenso forfetario deve essere richiesta –
specificandone la motivazione
- dal dipendente ed autorizzata al rientro dalla missione.
Non è ammissibile
il compenso forfetario per missioni svolte in capoluoghi di provincia, né
quando, in caso di utilizzo del mezzo proprio, durante il viaggio siano
disponibili strutture di ristorazione lungo i percorsi autostradali. Da tali
limitazioni sono esentati gli ispettori di vigilanza nei casi di impossibilità
di sospensione dell’ispezione, fermo restando l’obbligo di motivazione
specifica.
10.4.
Non
rimborsabilità dei diritti di agenzia
In base alle vigenti norme di legge
e contrattuali, le commissioni, le spese amministrative e i diritti di agenzia
per prenotazioni alberghiere e biglietteria non sono rimborsabili.
11.
Richiesta
di liquidazione
La richiesta di
liquidazione delle spese sostenute e, qualora prevista, dell’indennità di
missione è presentata entro quarantacinque giorni dal termine della trasferta,
allegando alla stessa la documentazione in originale.
In ogni caso, come
specificato al paragrafo 4, l’anticipo di missione è automaticamente recuperato
con la seconda retribuzione utile successiva all’erogazione.
La
presentazione dei documenti per la liquidazione non rappresenta solo un diritto
del dipendente (al rimborso delle spese sostenute ed al pagamento delle
eventuali indennità), ma anche un preciso dovere, cui adempiere con la massima
precisione e tempestività.
La cura nella custodia della documentazione
relativa alla trasferta rientra nell’ambito delle
responsabilità e dei doveri di diligenza
richiesti al lavoratore dalle vigenti norme contrattuali.
Ciò premesso, in
caso di smarrimento o furto della documentazione relativa alle spese sostenute,
l’Amministrazione provvede al rimborso nei seguenti casi:
-
presentazione della documentazione in copia conforme in caso
di smarrimento o furto;
-
presentazione della denuncia alle competenti autorità in caso
di furto, nelle ipotesi in cui non sia oggettivamente ottenibile una copia
conforme della documentazione.
Al di fuori di tali
ipotesi, non è assolutamente consentito procedere a qualsiasi rimborso.
La documentazione
da produrre in sede di liquidazione, è dettagliamene precisata nel precedente
paragrafo
Documentazione e rimborso delle spese sostenute
, di seguito,
si riporta un elenco sintetico e non esaustivo della documentazione necessaria:
-
provvedimento
di autorizzazione alla missione;
-
prospetto
di liquidazione;
-
documentazione
di spesa relativa a:
o
vitto,
o
alloggio,
o
trasporti
extraurbani (treno, aereo, nave, mezzo proprio),
o
trasporti
urbani (taxi, bus etc.).
12.
Missioni
all’estero
A decorrere dal 31 maggio 2010 “
le diarie per le missioni all'estero di cui all'articolo 28 del decreto-legge 4 luglio 2006, n. 223, convertito con legge 4 agosto 2006, n. 248, non sono più dovute […]
Con decreto del Ministero degli affari esteri di concerto con il Ministero dell'economia e delle finanze sono determinate le misure e i limiti concernenti il rimborso delle spese di vitto e alloggio per il personale inviato all'estero
” (articolo 6, comma 12 del Decreto legge n. 78 del 2010).
Con Circolare n. 40 del 23 dicembre 2010, il Ministero dell’economia e delle finanze ha segnalato che “
è in corso di perfezionamento apposito decreto interministeriale che rivede al disciplina concernente le misure e i limiti del rimborso delle spese di vitto e alloggio del personale inviato all’estero”.
In attesa dell’emanazione del decreto previsto dalla norma citata, sono tenute in sospeso le liquidazioni delle spese per le missioni all’estero effettuate dopo il 31 maggio 2010.
Parimenti, sono sospesi i recuperi degli anticipi di missione eventualmente erogati per missioni all’estero.
In ogni caso, si raccomanda al personale inviato in missione presso paesi esteri di farsi rilasciare e conservare la documentazione delle spese sostenute per vitto e alloggio (ricevuta fiscale rilasciata dall’albergo, così come espressamente richiesto dall’articolo 2 della Legge 26 luglio 1978, n. 417) oltre che per il viaggio.
Sono
confermate tutte le restanti disposizioni sulle missioni all’estero non
incompatibili con la citata norma di soppressione della diaria per le missioni
all’estero.
Il
rimborso delle spese per il pernottamento in albergo di categoria lusso non è
ammissibile.
Qualora
la ricevuta fiscale emessa dall’operatore alberghiero non esponga con
sufficiente chiarezza tutti i dati necessari e, in particolare, non garantisca
l’individuazione della categoria dell’albergo utilizzato, gli interessati
devono allegare alla documentazione una dichiarazione probatoria della
Rappresentanza diplomatico-consolare accreditata presso il Paese estero in cui
la missione è stata espletata
[2]
.
Per
i pasti, in attesa di nuove disposizioni, si raccomanda di attenersi
prudenzialmente alle medesime regole per le missioni sul territorio nazionale
(CCNL del 14 febbraio 2001).
L’autorizzazione
all’utilizzo del mezzo proprio di trasporto non è consentita per lo svolgimento
di missioni all’estero.
13.
Assicurazioni
Ai sensi
dell’articolo 23, comma 2, del CCNL del 14 febbraio 2001, in favore del personale autorizzato a servirsi del mezzo proprio di trasporto in occasione di
missioni o adempimenti di servizio fuori dall’ufficio, limitatamente al tempo
strettamente necessario per l’esecuzione delle prestazioni stesse, è operativa
un’apposita polizza assicurativa.
La polizza è
rivolta alla copertura dei rischi, non compresi dall’assicurazione obbligatoria
RCA, di danneggiamento al mezzo di trasporto di proprietà del dipendente,
nonché di lesioni o decesso del dipendente medesimo.
Gli importi
liquidati dalle società assicuratrici in base alla polizza stipulata dall’Istituto
sono detratti dalle somme eventualmente spettanti a titolo di equo indennizzo
per lo stesso evento.
La polizza è
stipulata nell’interesse sia dei dipendenti che dell’Istituto e, pertanto, non
può essere concessa l’autorizzazione all’utilizzo di mezzi non coperti dalla
polizza, secondo quanto indicato di seguito.
Per mezzo proprio
deve intendersi l’autovettura ad uso privato, dovendosi escludere l’utilizzo di
autoveicoli per trasporto cose, per trasporto promiscuo di persone e di cose o
uso speciale, di motoveicoli e autocarri.
La copertura
assicurativa opera allorquando il mezzo utilizzato sia intestato allo stesso
dipendente o al coniuge in regime di comunione di beni, ovvero sia in
comproprietà con altri. Nel caso di autovettura in comunione dei beni o in
comproprietà, il dipendente può essere autorizzato all’uso del mezzo previa
presentazione di una dichiarazione di nulla osta da parte, rispettivamente, del
coniuge o dei comproprietari del mezzo.
Occorre, inoltre,
che il dipendente rilasci una dichiarazione, di esonero dell’Istituto da
qualsiasi responsabilità per danni a persone o cose, causati o subiti
nell’utilizzo del veicolo nel corso della missione.
Ciascun dipendente
può essere autorizzato all’utilizzo di un solo veicolo; allorquando vi sia la
necessità di servirsi di un veicolo diverso da quello già autorizzato occorre
chiedere una nuova autorizzazione, da rilasciare previa revoca della
precedente.
A garanzia dei
rischi aerei, per i voli sia nazionali che internazionali, i dipendenti in
missione possono sottoscrivere una polizza assicurativa, con diritto al
rimborso del premio pagato, per i casi di morte o di invalidità permanente, con
una massimale non superiore a dieci volte la retribuzione annua lorda (desunta
dall’imponibile fiscale del modello CUD relativo all’anno precedente). Alle
richieste di liquidazione deve essere allegata idonea documentazione che
comprovi l’aderenza della polizza sottoscritta a quanto sopra indicato. Non
saranno rimborsati i costi sostenuti per polizze non documentate o che abbiano
caratteristiche difformi da quelle prescritte.
14.
Disposizioni
finali
Per quanto non
previsto, si rinvia alla normativa di legge e contrattuale, nonché alle
precedenti disposizioni interne emanate dall’Istituto. Sono in ogni caso
disapplicate tutte le disposizioni incompatibili con la normativa di legge
vigente e con la presente circolare.
I dirigenti
titolari, ciascuno secondo le proprie competenze, del potere autorizzatorio
delle missioni dovranno verificare in via preventiva che la missione si svolga
secondo modalità conformi a quanto prescritto dalla presente circolare e, più
in generale, secondo criteri di economicità e buon senso, nonché di congruità
della spesa rispetto all’esigenza di servizio che la missione intende
soddisfare.
La presente
circolare entra in vigore dalla data di pubblicazione.
La nuova procedura informatica
GeMiNI per la gestione delle missioni, rilasciata il 1° gennaio 2011, ne
recepisce il contenuto.
Il Direttore
Generale
Nori
Allegato
N.1Allegato
N.2Allegato
N.3
[1]
Con esclusione, quindi, di
costi di trasferta non sostenuti dal dipendente ma fatturati dal fornitore
direttamente all’Inps
[2]
In
questi termini si è pronunciata la stessa Corte dei Conti, con deliberazione
1385 del 10 novembre 1983, precisando: “Le difficoltà di ordine meramente
pratico, relative all’individuazione di un criterio di raffronto tra il sistema
delle categorie degli alberghi in Italia e quello diverso eventualmente vigente
all’estero …. possono, d’altra parte, essere superate con l’ausilio di
eventuali intese con le singole Ambasciate accreditate presso i singoli Paesi