Roma, 31 luglio 1998

Ai Dirigenti centrali e periferici

Ai Coordinatori generali, centrali e periferici dei rami professionali

Al Coordinatore generale medico legale e Primari medico legali

e, per conoscenza,

Al Presidente

Ai Consiglieri d'amministrazione

Al Presidente ed ai membri del Consiglio di indirizzo e vigilanza

Ai Presidenti dei Comitati amministratori di Fondi, Gestioni e Casse

Ai Presidenti dei Comitati regionali

Ai Presidenti dei Comitati provinciali

Per sopperire all’esigenza indifferibile di dotare le Sap delle risorse necessarie per far fronte ad una domanda crescente di conoscenza e consulenza in materia di consistenza del conto assicurativo da parte degli assicurati prossimi alla pensione, è stato realizzato, con il contributo del personale di alcune Sedi periferiche, uno "studio di fattibilità" che integrato e sviluppato a cura della Direzione regionale Piemonte ha consentito di approntare una procedura su personal computer dedicata all’emissione di un estratto conto avente valore certificativo della posizione assicurativa.

Sulla scorta degli studi e delle esperienze fin qui maturate è stato parallelamente avviato lo sviluppo di un'applicazione da installare sul sistema centrale che consentirà di valorizzare, a valle del suo utilizzo, la contribuzione presente nei diversi archivi contributivi, in funzione delle diverse tipologie di pratiche attinenti la materia istituzionale, ottenendo in tal modo uniformità di comportamento delle strutture periferiche su tutto il territorio nazionale.

In particolare la procedura generalizzata di che trattasi consentirà:

• l’emissione a richiesta dell’assicurato dell’estratto conto certificativo ex art.54 della legge 88/89 in relazione ad una prestazione pensionistica;
• l’emissione dell’estratto conto per la liquidazione delle pensioni;
• l’emissione dell’estratto conto o la fornitura di particolari informazioni circa la data di inizio dell’assicurazione, la durata, le assicurazioni coperte, ecc., per la liquidazione di talune prestazioni temporanee (DS, DS requisiti ridotti, TBC, Mobilità, ecc.);
• la fornitura di un estratto per il calcolo dei riscatti e delle ricongiunzioni;
• il prelievo delle registrazioni contributive presenti nei vari archivi per il trasferimento della posizione assicurativa ad altri enti e segnalazione sull'indisponibilità della contribuzione trasferita.

Indipendentemente dal rilascio della procedura di emissione dell’estratto certificativo, resta comunque in esercizio la procedura di emissione dell’estratto UNEX, della quale è in corso l’aggiornamento per l’integrazione del citato estratto con le informazioni concernenti il montante contributivo, sia per le emissioni generalizzate dell’estratto contributivo cronologico dei versamenti, sia per il rilascio dell’estratto presso gli sportelli automatici o tramite Pluritel.

In attesa della realizzazione della procedura centrale si è ritenuto, nel frattempo, di utilizzare parte del software realizzato dal S.I.R. del Piemonte per il "progetto pensioni" conseguendo, in tal modo, l’obiettivo della uniformità di valutazione della contribuzione sia nella fase di emissione dell’estratto che in quella di calcolo della pensione. Tale software opportunamente integrato consente, nell’immediato, di emettere gli estratti di che trattasi da parte degli operatori abilitati dell’area di processo assicurato/pensionato. Gli operatori da abilitare a tal fine dovranno essere individuati fra il personale esperto delle aree GPA e Pensioni con il triplice obiettivo di:

• assicurare uniformità di comportamento delle strutture periferiche;
• fornire agli assicurati un servizio di consulenza che travalichi il mero atto di elaborazione dell’estratto;
• realizzare un ulteriore passo verso l’obiettivo del modello organizzativo di lavoro "in logica di processo" delineato dalla Delibera del C.I.V. n. 9 del 17 luglio 1996.

La procedura verrà rilasciata a tutte le strutture periferiche dell’Istituto nel corso del prossimo mese di settembre e dovrà essere installata in tutte le Agenzie di produzione e presso lo sportello dedicato all’emissione degli "estratti conto dell’area GPA"; una versione sperimentale verrà preliminarmente rilasciata ad alcune Sap individuate fra quelle che utilizzano la procedura pensioni su P.C..

La procedura utilizza la Base anagrafica GPA.92 per la gestione delle domande e l’avvio della fase di prelievo dei conti assicurati vi; utilizza inoltre un nuovo archivio del sistema AS400 per la memorizzazione delle registrazioni contributive prelevate on-line dagli archivi centrali, nonché applicazioni su PC in ambiente OS/2 per l’elaborazione della contribuzione, l’emissione dell’estratto ed il trasferimento su AS400 dei dati certificati.

Le applicazioni su P.C. sono attivabili dal DESKTOP della stazione di lavoro, selezionando il "bottone" "SERVIZI DI SPORTELLO" che renderà disponibile, tra l’altro, la funzione di emissione dell’estratto conto certificativo.

La procedura determina le anzianità maturate ai fini del diritto e della misura della pensione - omogeneizzando a settimane tutta la contribuzione; in caso di contribuzione mista richiede la gestione pensionistica in relazione alla quale valutare la contribuzione. In relazione alla citata scelta rende disponibile una lista della contribuzione distinta per gestione e chiede conferma, per ciascuna gestione, della contribuzione esistente, prima di procedere alla elaborazione dell’estratto che si conclude con la memorizzazione dei dati elaborati e l’emissione della seguente documentazione in duplice copia:

• lettera di trasmissione all’interessato (allegato 1);
• estratto conto sintetico delle anzianità - distinte per tipo di contribuzione - utili per il diritto e la misura della pensione (allegato 2);
• estratto analitico dei periodi registrati negli archivi (allegato 3).

• la procedura tratta automaticamente le sovrapposizioni contributive compatibili;
• nei casi di registrazioni incompatibili, la procedura segnala la circostanza per consentire i necessari interventi in relazione alla tipologia della contribuzione; (Es.: contemporanea iscrizione ART e COM, ART e CDCM COM e CDCM ecc.). Per i casi di concomitanza di contribuzione obbligatoria e volontaria viene considerata la sola contribuzione obbligatoria;
• per quanto riguarda la contribuzione autonoma coincidente con altra contribuzione da lavoro dipendente, la procedura segnala la circostanza e consente la validazione da parte dell’operatore della contribuzione autonoma e l’emissione dell’estratto. (Tale validazione risulterà dalla memorizzazione dei dati certificati che, mediante le applicazioni dell’archivio "Anagrafica unica locale e centrale" ARCA, saranno disponibili in consultazione su tutta le rete);
• la procedura non consente l’emissione dell’estratto conto certificativo in tutti i casi di incongruenze per le quali è richiesto l’intervento sugli archivi contributivi. (Es. numero mesi su O1/M non congruo rispetto alla data di cessazione dal lavoro, contributi agricoli presenti in ARPA non congrui rispetto alle norme vigenti nel corso del tempo nella provincia di lavoro, numero settimane eccedenti il numero dei mesi lavorati, ecc.).
• non sono trattati, al momento, i conti assicurativi degli iscritti ai Fondi speciali di previdenza e degli iscritti alla gestione separata c.d. del 10%.

La procedura descritta non permette in alcun caso la modifica o l’inserimento di registrazioni contributive e, pertanto, eventuali modifiche e/o inserimenti potranno essere effettuati solo sugli archivi di gestione conferenti la contribuzione. In tale eventualità dovrà essere ripetuta la fase di prelievo dei dati contributivi e quindi rieseguite le fasi elaborative di emissione dell’estratto.

Per il rispetto della linea procedurale, definita con la circolare n. 204 del 21/10/1996 è in corso di aggiornamento la procedura di acquisizione delle certificazioni sostitutive, attualmente limitata ai soli O1/M Sost, per comprendere anche la contribuzione versata con bollettini di c/c (ART, COM, CDCM, L.D., VV) quando questa, non risultando memorizzata negli archivi, è valorizzata sulla base di documentazione probatoria di parte. Tali periodi saranno memorizzati ed utilizzati, ma sarà data informativa, agli interessati, che il relativo computo ha natura provvisoria ed i periodi sono accreditati "salvo buon fine" dei versamenti effettuati con i canali ordinari (Posta o Banca).

Si richiama l’attenzione dei responsabili del processo "assicurato/pensionato" sulla circostanza che la procedura di rilascio dell’estratto conto certificativo, riferita in particolare ai lavoratori prossimi alla pensione, richiede in maniera inderogabile un perfetto allineamento tra le risultanze della procedura stessa e l’esito della domanda di pensione una volta che questa sia stata richiesta dall’interessato.

Ciò, pertanto, presuppone il rispetto puntuale delle seguenti condizioni e regole di comportamento:

La qualità e la completezza dell’estratto certificativo è, peraltro, condizionata dal grado di aggiornamento degli archivi. Pertanto dovrà essere cura dei responsabili dell’area conti assicurativi garantire il presidio puntuale di tutte le fonti di alimentazione degli archivi, sia sotto il profilo contabile (trattamento sistematico, tempestivo e completo di tutti i flussi finanziari e analitici dei versamenti LD, VV, ART, COM, CDCM, Riscatti, ecc.), sia sotto il profilo della gestione dei flussi di informazioni (in particolare dell’O1/M - O3/M e confronto monti retributivi del DM, nonché delle denunce trimestrali dei committenti per gli iscritti alla gestione separata).

Per la richiesta dell’estratto certificativo è stato predisposto un apposito modulo denominato ECOCERT (allegato 4). Tale modulo dovrà essere riprodotto a livello locale, in relazione al fabbisogno, su carta formato A3 in modo che possa essere utilizzato come cartellina per la conservazione della documentazione ivi compresa la copia dell’estratto certificativo emesso. Separatamente dovrà essere predisposta la ricevuta di presentazione della richiesta di estratto.

Le richieste di estratto certificativo evase dovranno essere archiviate in ordine di data di rilascio; nelle caselle riservate all’Inps poste sulla testata della prima pagina del modulo di richiesta dovranno essere riportati il numero dell’estratto e la data di rilascio.

Lo sportello per l’emissione degli estratti conto certificativi dovrà essere dotato di apposito cartello indicativo della tipologia di estratto che è possibile rilasciare. Tale cartello dovrà essere formulato in modo da privilegiare il ricorso a tale tipo di estratto da parte degli assicurati prossimi alla pensione e pertanto dovrà contenere la seguente indicazione:

La precisazione dei destinatari è necessaria per evitare il ricorso generalizzato a tale tipo di richieste, tenuto conto che l’importanza del documento di che trattasi, il cui contenuto impegna l’Istituto, richiede, per la valutazione della contribuzione, la stessa attenzione e livello di analisi dedicati in occasione della liquidazione di una pensione.

Le stazioni di lavoro da utilizzare per l’emissione dell’estratto certificativo dovranno essere dotate di P.C. con processore Pentium 133 o superiore, con sistema operativo OS/2 Warp 4, collegate alla rete token-ring e dotate altresì di stampante Laser.

L’estratto di sintesi e la lettera di trasmissione al richiedente dell’estratto certificativo dovranno essere sottoscritti con firma leggibile dal Funzionario responsabile o dal Direttore dell’Agenzia, mentre l’estratto analitico delle registrazioni contributive dovrà essere sottoscritto dall’impiegato addetto alla emissione. Alla sinistra della firma del Funzionario responsabile dell’estratto sintetico dovrà essere apposto il timbro con inchiostro indelebile dello sportello abilitato al rilascio degli estratti di che trattasi.

Per le motivazioni indicate al precedente punto 3.3), entro il 15 settembre c.a., tutte le Sedi dovranno perfezionare od adeguare intese con gli Enti di Patronato per disciplinare le tipologie di assicurati per i quali avanzare richieste di estratto. Ciò al fine di rendere un servizio efficace e di qualità alla platea di assicurati per i quali la certificazione della consistenza del conto assicurativo a fini pensionistici è effettivamente indispensabile, come nel caso della scelta o meno del pensionamento di anzianità.

Tali intese dovranno prevedere:

• per gli Enti di Patronato, l’impegno a limitare, al momento, richieste di estratti certificativi per gli assicurati che si trovino nelle seguenti situazioni:

• Per le strutture INPS, l’impegno a rilasciare l’estratto alle categorie di assicurati suindicati con la massima tempestività e comunque entro 90 giorni dalla richiesta.

Nel corso della prima decade di settembre verranno organizzati corsi di due giorni riservati a due unità di ogni regione da individuare:

• una nell’area GPA, con competenza in materia di contribuzioni individuali e conoscenza dei relativi archivi;
• una nell’area pensioni, con elevata conoscenza della materia pensionistica nonché della procedura "Pensioni su P.C.", tenuto conto delle analogie operative esistenti con la procedura di emissione dell’estratto certificativo.

Modalità, località e tempi di svolgimento dei corsi saranno comunicati successivamente.

Le Direzioni regionali sono interessate ad organizzare, per la seconda decade del prossimo mese di settembre, corsi di formazione della stessa durata di due giorni per illustrare la procedura al personale che, individuato con i criteri suesposti, dovrà essere adibito all’emissione dell’estratto certificativo nelle strutture del territorio.

Ai fini delle rilevazioni statistiche sulla emissione di estratti certificativi ai sensi dell’art.54 che garantirà l’alimentazione automatica degli archivi della procedura "ONDA" di rilevazione dei dati di produzione.

L’elaborazione delle richieste di estratto certificativo saranno consentite solo agli operatori autorizzati a gestire tali tipi di richieste.

Si fa riserva di inviare le istruzioni operative ed i programmi applicativi per il P.C. e per il sistema AS/400.

IL DIRETTORE GENERALE

TRIZZINO

N.B.: La presente circolare, completa di allegati, è stata inviata anche tramite POEL alle caselle postali dei Direttori regionali, dei Direttori di Sede, dei Direttori dei SIR, dei Direttori delle Agenzie ed alle caselle postali dei Sistemi informatici di Sede.

Per la stampa del file operare come segue:

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stampare il file CIR177.PRN su stampante Laser iii con il comando:

COPY /B CIR177.PRN PRN: